Después de registrarte en Google Workspace, tú y tu equipo pueden usar Google Drive como un solo lugar para almacenar, acceder a archivos y compartirlos. Sigue estos pasos para comenzar.
Paso 1: Comprende los conceptos básicos de Google Drive
Google Drive es el lugar donde tu organización puede almacenar, encontrar y compartir archivos en la nube:
- Editores basados en la Web y Drive: Drive es un lugar para almacenar todos tus archivos y acceder a ellos, mientras que Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos son editores basados en la Web para crear y editar archivos en Drive. Del mismo modo, Google My Maps son mapas basados en la Web que los usuarios pueden crear y compartir en Drive.
- Acceso al servicio: De forma predeterminada, cualquier persona de tu organización que tenga una licencia que incluya Drive puede usarlo sin que tengas que crear una carpeta o una unidad para ella. Si desactivas el servicio de Drive y Documentos, los usuarios no podrán acceder a Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos ni a ningún componente de Drive, incluidos Drive en la Web, las apps para dispositivos móviles de Drive y Google Drive para computadoras.
- Búsqueda de contenido completo: La búsqueda de Drive indexa el contenido completo de los archivos, además de los títulos, los propietarios y los metadatos. Para obtener una lista de los operadores de búsqueda, consulta Cómo encontrar archivos en Google Drive.
- Copia de seguridad y seguridad en la nube: Los datos de Drive se almacenan en la nube, por lo que los archivos permanecen seguros incluso si se pierde o daña el dispositivo de un usuario.
Para planificar tu implementación, consulta los siguientes recursos:
- Obtén más información sobre cómo funcionan el almacenamiento, las cargas y la seguridad de los archivos:
- Cómo Google protege la seguridad y la privacidad de tu organización
- Preguntas frecuentes sobre el almacenamiento de Google Workspace para administradores
- Límites de almacenamiento y carga para Google Workspace
- Archivos que puedes almacenar en Google Drive
- Descubre cómo ayudamos a mantener la seguridad de Google Drive
- Migrar archivos de otras herramientas de colaboración o uso compartido de archivos de forma masiva Para obtener más detalles, consulta Acerca de Google Workspace Migrate.
Paso 2: Controla el uso compartido de contenido con personas ajenas a tu organización (uso compartido externo)
Puedes controlar la cantidad de contenido que tus usuarios pueden compartir con personas externas. Quizás solo ciertos usuarios puedan compartir contenido de forma externa o solo con otras organizaciones (dominios de confianza).
Obtén más información para administrar el uso compartido externo en tu organización
Paso 3: Configura unidades compartidas para mejorar la colaboración
Las unidades compartidas son como carpetas especiales en Drive en las que los equipos pueden colaborar fácilmente en un conjunto de archivos y carpetas, o los usuarios pueden acceder a un repositorio de información. Los archivos de las unidades compartidas son propiedad de tu organización, no de un individuo, lo que te ayuda a evitar que se borren archivos accidentalmente cuando un usuario se va.
De forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear y administrar unidades compartidas para sus equipos de proyecto. En el caso de proyectos o equipos sensibles, es posible que desees tener más control sobre los miembros y el contenido de las unidades compartidas. O bien, es posible que no quieras permitir que todos creen unidades compartidas. Por ejemplo, si eres una institución educativa, es posible que quieras permitir que los profesores creen unidades compartidas, pero no los estudiantes.
Más información: Configura unidades compartidas en tu organización
Paso 4: Configura el acceso a Drive para computadoras de tus usuarios
Con Google Drive para computadoras, los usuarios sincronizan contenido entre la nube y sus dispositivos para poder hacer lo siguiente:
- Comienza a usar Drive sincronizando tus archivos locales existentes con la nube.
- Abrir en su computadora los archivos almacenados en Google Drive, incluidos los de unidades compartidas, con el software que suelen usar
- Ver y organizar archivos de Drive con el sistema de archivos de su computadora sin usar mucho espacio en el disco local
- Guardar archivos y carpetas específicos sin conexión
Obtén más información para activar Google Drive para computadoras.
Paso 5: Entrena a tus usuarios
Para asegurarte de que tus usuarios aprovechen al máximo Drive, lo usen de forma segura y colaboren de manera eficaz, comparte los siguientes recursos con ellos.
Comienza a utilizar nuestro Centro de aprendizaje para usuarios empresariales
- Centro de aprendizaje de Drive para usuarios empresariales: Obtén ayuda para cambiar a Drive, trabajar en unidades compartidas, usar Drive para computadoras y mucho más.
- Centro de aprendizaje para la colaboración y los documentos: Para obtener ayuda con Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Presentaciones de Google y mucho más
Obtén ayuda para usar Drive y los editores de Documentos
Paso 6: (Opcional) Configuración avanzada y empresarial
Si tu organización tiene requisitos avanzados de seguridad de los datos o acceso a Drive, puedes personalizar Drive para satisfacer tus necesidades.
Controla el acceso y el almacenamiento
Permite el acceso desde dispositivos móviles a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
Si tu organización usa un sistema de administración de dispositivos móviles (MDM) de terceros, actualiza las listas de entidades permitidas de aplicaciones con las apps de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Consulta con tu proveedor de MDM para obtener más información. Nota: La administración de extremos de Google ya permite el acceso a muchas apps de Google Workspace.
Si no permites las apps para tu organización, los usuarios podrán subir y descargar archivos con Google Drive. Sin embargo, no pueden editar documentos, hojas de cálculo ni diapositivas en dispositivos móviles.
Establece límites de almacenamiento para los usuarios y las unidades compartidas
Tu organización obtiene almacenamiento según tu edición de Google Workspace y la cantidad de usuarios que tienes. Si tu organización tiene almacenamiento conjunto, es posible que desees establecer la cantidad de almacenamiento que se permite para cada usuario y unidad compartida, de modo que algunos usuarios no usen más de su cuota justa.
Obtén más información para establecer límites de almacenamiento.
Cómo restringir el acceso sin conexión
Puedes controlar si los usuarios pueden acceder a sus Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus computadoras no están conectadas a Internet.
De forma predeterminada, se permite el acceso sin conexión, y los usuarios pueden activarlo o desactivarlo para sus propias cuentas según sea necesario. Puedes desactivarla para los usuarios que trabajan con archivos sensibles o confidenciales.
Obtén más información para configurar el acceso sin conexión a los editores de Documentos
Administra quiénes de tu organización usan Drive y los editores de Documentos de Google
La mayoría de las ediciones de Google Workspace incluyen Drive y servicios de colaboración, como Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google y muchos más. Sin embargo, algunas organizaciones tal vez quieran controlar quién puede crear o subir archivos, o usar Drive.
Obtén más información para activar o desactivar la creación de documentos.
Control de uso compartido
Configura reglas de confianza para tener un control más detallado del uso compartido
Si tu organización necesita más opciones para restringir el uso compartido interno y externo, puedes configurar reglas de confianza. Las reglas de confianza te permiten controlar el uso compartido de archivos entre unidades organizativas, grupos, usuarios individuales y dominios.
Obtén más información: Crea y administra reglas de confianza para el uso compartido en Drive
Cómo establecer opciones de acceso general para compartir archivos con usuarios objetivo
Puedes crear públicos objetivo para ayudar a los usuarios a compartir contenido con los grupos adecuados, como su departamento o división dentro de tu organización. Los usuarios objetivo ayudan a evitar el uso compartido excesivo con toda tu organización.
Aprende a configurar opciones de acceso general para compartir archivos en Drive.
Restringe el acceso que los usuarios pueden otorgar a los archivos
Cuando un usuario envía un correo electrónico o una invitación de calendario con un archivo adjunto, se le solicita que otorgue acceso a los destinatarios si aún no lo tienen. Puedes limitar el acceso que el remitente puede otorgar para evitar el uso compartido excesivo o las filtraciones de datos.
Obtén más información para restringir el acceso que los usuarios pueden otorgar a los archivos.
Configura las funciones avanzadas de Drive
Configura etiquetas de clasificación
Puedes configurar etiquetas de clasificación para Drive y, así, ayudar a los usuarios a clasificar o etiquetar archivos para hacer un seguimiento de los tipos de archivos y las aprobaciones, aplicar políticas y mejorar las búsquedas. Estas etiquetas agregan metadatos a los archivos, como la sensibilidad del archivo, el estado del documento o la fecha límite.
Obtén más información: Primeros pasos como administrador de etiquetas de clasificación
Permitir plantillas personalizadas de Drive
La marca de tu organización es importante, y una forma de promocionarla es configurar plantillas personalizadas para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites. Puedes permitir que todos los miembros de tu organización o solo ciertos usuarios creen plantillas personalizadas.
Obtén más información para permitir plantillas personalizadas para tu organización.
Agregar otra capa de encriptación a los archivos
Si tu organización trabaja con propiedad intelectual sensible o opera en una industria altamente regulada, puedes permitir que los usuarios creen documentos y otros archivos encriptados del cliente que los servidores de Google no puedan descifrar.
Más información: Acerca de la encriptación del cliente