Som Google Workspace-administratör kan du använda inställningen för automatisk borttagning av e-post och chatt för att hantera meddelandelagring för personer i din organisation. Du kan ställa in hur många dagar meddelanden ska finnas kvar i en användares inkorg och skapa inställningar som:
- Flytta meddelanden till papperskorgen eller radera dem permanent när lagringsperioderna löper ut.
- Behåll meddelanden som har specifika etiketter.
- Ta bort meddelanden automatiskt, eller låt dina användare hantera borttagning av meddelanden.
Inställningen för automatisk borttagning av e-post och chatt gäller endast för meddelandelagring i Gmail och klassiska Hangouts (föråldrade). Om du vill hantera meddelandelagring i Google Chat går du till Ta bort chattmeddelanden automatiskt för din organisation .
Hantera meddelandelagring med Arkiv
Om du behöver automatisk radering för alla konton och meddelanden, till exempel av juridiska skäl eller av regelefterlevnadsskäl, använd Google Arkiv istället för inställningen för automatisk radering av e-post och chatt . Google rekommenderar att du använder antingen inställningen för automatisk radering eller Arkiv för att hantera meddelandelagring, men inte båda. Läs mer på sidan med vanliga frågor om arkivlagring .
Så här tillämpas inställningar för automatisk borttagning
Det här avsnittet beskriver hur meddelanden hanteras med inställningen för automatisk borttagning av e-post och chatt :
Inställningen gäller e-postmeddelanden i användarens inkorg, arkiverade meddelanden och meddelanden som läggs till med Gmail API .
När minst ett meddelande i en konversation sparas baserat på inställningen, sparas alla meddelanden i konversationen. Detta händer oavsett om konversationsvyn är aktiverad eller avaktiverad.
Inställningen gäller inte meddelanden i papperskorgen . Meddelanden i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar.
Inställningen tillämpas regelbundet på meddelanden enligt schema. Så när en lagringsperiod löper ut kanske meddelanden inte tas bort omedelbart. De tas bort nästa gång inställningen tillämpas.
För att avgöra när meddelanden ska raderas använder inställningen dagen och tiden då Gmail tog emot meddelandet. För meddelanden som migrerats till Gmail eller tagits emot av Gmail från en POP- eller IMAP-postlåda använder inställningen rubriken Datum: eller attributet IMAP Internal Date.
Aktivera automatisk borttagning av meddelanden
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Appar Google Workspace Gmail Efterlevnad .- Till vänster väljer du din organisation på toppnivå, vanligtvis din domän.
- Bläddra till inställningen Automatisk borttagning av e-post och chatt och välj Ta bort automatiskt e-post- och chattmeddelanden som är äldre än det angivna antalet dagar .
- Ange antalet dagar du vill lagra meddelanden. Ange till exempel 45 för att radera meddelanden som är äldre än 45 dagar. Minimum är 30 .
- Under Så här hanterar du automatiskt borttagna meddelanden väljer du ett alternativ för borttagna meddelanden:
- Flytta meddelanden till papperskorgen. Meddelanden ligger kvar i papperskorgen i ytterligare 30 dagar innan de raderas. Denna extra tid låter dig hämta alla meddelanden som raderats av misstag.
- Ta bort meddelanden permanent : Meddelanden förbigår papperskorgen och raderas permanent efter det angivna antalet dagar. Du kan inte hämta permanent raderade meddelanden.
- (Valfritt) Om du vill undanta meddelanden med specifika etiketter från automatisk borttagning anger du en kommaseparerad lista med etikettnamnen under Ta inte bort meddelanden med följande etiketter automatiskt . Kommunicera dessa etiketter till personer i din organisation så att de kan skapa samma etiketter för meddelanden som de vill behålla. Lär dig hur du skapar etiketter för att organisera Gmail .
- Klicka på Spara längst ner på sidan.