כדי להגדיר הסגר אימיילים, צריך להיכנס לחשבון כסופר-אדמין.
הסגר אימיילים הוא תכונה בכלי המרכזי לניהול תוכן ב-Google Workspace. ההסגר של אימיילים מאפשר לאדמינים ב-Google Workspace ליצור הגדרות ששולחות הודעות אימייל נכנסות ויוצאות להסגר לפני שהן נמסרות לנמענים. מידע נוסף על כלי הניהול
כשמכניסים הודעות אימייל להסגר, אתם ואנשים אחרים בארגון יכולים לבדוק אותן לפני שהן נמסרות לנמענים. הסגר של אימיילים עוזר למנוע ספאם, למזער אובדן נתונים ולהגן על מידע סודי. הסגר באימייל גם עוזר לכם לנהל קבצים מצורפים להודעות, כדי שאנשים בארגון לא יפתחו או ישלחו משהו שהם לא צריכים.
אדמינים יכולים להוסיף הגדרות מותאמות אישית במסוף Google Admin כדי לציין אילו הודעות יועברו להסגר. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות יוצאות שמכילות מידע סודי, הודעות נכנסות שמכילות קישורים או קבצים מצורפים חשודים, או את כל ההודעות עם מידע אישי או רגיש, כמו מספרים של כרטיסי אשראי או מספרי זהות לצורכי מס.
כשמכניסים הודעה להסגר, אפשר לבצע בה את הפעולות הבאות:
- לזהות את ההגדרה שגרמה להעברת ההודעה להסגר.
- משחררים את ההודעה מההסגר כדי שהיא תימסר לנמען המקורי.
- לחסום את מסירת ההודעה לנמען, ואם רוצים, אפשר ליידע את השולח שההודעה נחסמה.
הודעות בהסגר נשמרות עד שמבצעים אחת מהפעולות הבאות. אם לא תתבצע פעולה לגבי הודעה שהוכנסה להסגר, ההודעה תימחק באופן סופי אחרי 30 יום. מידע נוסף על ניהול הודעות בהסגר
תכונות ומגבלות של ההסגר
בקטע הזה מתוארים ההתנהגות והמגבלות שחשוב להכיר כשמשתמשים בהסגר אימיילים.
תקופת השמירה בהסגר
הודעות בהסגר מאוחסנות בהסגר עד 30 יום אחרי השליחה. ההודעות נמחקות אוטומטית באופן סופי אחרי 30 יום. אדמינים או משתמשים לא יכולים לשחזר הודעות שנמחקו מההסגר.
אם אתם משתמשים בנפח אחסון נוסף לאימייל עם תקופת שמירה מורחבת, למשל Google Vault, הודעות בהסגר שהן בנות יותר מ-30 יום זמינות בנפח האחסון הנוסף עד שתקופת השמירה מסתיימת. מידע נוסף על תקופות שמירה ב-Vault זמין במאמר שמירת הודעות Gmail באמצעות Vault.
הסגר שמוגדר כברירת מחדל
החשבון שלכם ב-Google Workspace כולל הסגר שכבר הוגדר. האזור הזה נקרא הסגר שמוגדר כברירת מחדל. הסגרים שאתם יוצרים נקראים סגרים בהתאמה אישית. אם מוסיפים הגדרה שמכניסה הודעות להסגר, אבל לא מציינים בהגדרה הסגר בהתאמה אישית, ההודעות שמוכנסות להסגר על ידי ההגדרה נשלחות להסגר ברירת המחדל.
אם מוחקים הסגר מותאם אישית שמכיל הודעות בהסגר, ההודעות בהסגר שנמחק מועברות להסגר ברירת המחדל.
הסגר מותאם אישית והסגר מוגבל
סופר-אדמינים יכולים ליצור הסגרים בהתאמה אישית כדי:
- תמיכה בצרכים עסקיים ספציפיים. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להכניס להסגר את כל ההודעות היוצאות שמכילות את הביטוי "סודיות החברה".
- לתת גישה להסגר לקבוצות משתמשים ספציפיות. זה נקרא הסגר מוגבל.
- שליחת הודעת דחייה לשולחים כשחוסמים את המסירה של ההודעות שלהם שהועברו להסגר.
- שליחת התראות אוטומטיות לאדמינים לגבי הודעות שנמצאות בהסגר.
שליחת הודעות למספר הסגרים
אפשר ליצור כמה הסגרים מותאמים אישית. לדוגמה, אתם יכולים ליצור הסגר אחד להודעות יוצאות שמכילות תוכן רגיש, והסגר אחר להודעות נכנסות שמכילות קבצים מצורפים שעלולים להיות מסוכנים.
אפשר לשלוח הודעות ליותר מהסגר אחד. זה קורה אם יש לכם כמה סוגי הסגר וכמה הגדרות ששולחות הודעות לסוגי הסגר שונים. אם הודעה תואמת ליותר מהגדרת הסגר אחת, היא תישלח לכל הסגרים שצוינו בהגדרות התואמות.
מחיקת הסגרים
אי אפשר למחוק הסגרים בהתאמה אישית שמוזכרים בהגדרות ההסגר. כדי למחוק את ההסגרים האלה, צריך קודם למחוק את ההגדרה שמפנה להסגר. אפשר גם לערוך את ההגדרה כדי לשלוח הודעות להסגר אחר.
סוגי הודעות נתמכים
אפשר לבצע פעולות רק בהודעות שהוכנסו להסגר שנשלחו אל משתמשים שרשומים בחשבון Google Workspace שלכם או מהם. אי אפשר להכניס להסגר את סוגי ההודעות הבאים:
- הודעות שנשלחות לקבוצות
- הודעות לחשבונות מושעים או מושבתים או מהם
הודעות יוצאות
- הודעות יוצאות שהוכנסו להסגר מופיעות בתיקייה נשלח של השולח. מחיקת ההודעה מהתיקייה Sent לא משפיעה על סטטוס ההסגר של ההודעה.
- כדי להימנע משליחה של מספר גדול של הודעות להסגר, אל תשלחו הודעות חיצוניות לרשימות אימייל גדולות. כשמעבירים הודעה לקבוצה או לרשימה להסגר, עותק של ההודעה מועבר להסגר עבור כל נמען. כתוצאה מכך, מספר גדול של הודעות עלול להיכנס להסגר.
התראות
מפעילים את ההתראות בהגדרות של ההסגר:
- כדי ליידע את השולחים שההודעה שלהם הועברה להסגר, משתמשים באפשרות ההגדרה של ההסגר שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל.
- כדי לשלוח לאדמינים עדכונים תקופתיים על הודעות חדשות שהועברו להסגר, משתמשים באפשרות ההגדרה של ההסגר שליחה תקופתית של עדכונים כאשר הודעות מועברות להסגר.
הנמענים אף פעם לא מקבלים הודעה על כך שהודעה הועברה להסגר.
הודעות S/MIME
- אם שולח מבקש הצפנת S/MIME להודעה יוצאת שתואמת להגדרת הסגר, ההודעה נדחית ולא נשלחת להסגר.
- אם האדמין מגדיר כללי תאימות וניתוב ל-S/MIME להודעות יוצאות, הודעות שתואמות להגדרות נשלחות להסגר.
הגדרה של הסגר לאימייל
ב-Google Workspace יש הסגר אימייל שמוגדר כברירת מחדל, ואפשר להשתמש בו לכל ההודעות שנמצאות בהסגר. אם הארגון שלכם קטן יחסית או שלא נשלחות או מתקבלות בו הרבה הודעות אימייל, יכול להיות שההסגר שמוגדר כברירת מחדל יתאים לדרישות שלכם.
אדמינים יכולים ליצור הסגרים בהתאמה אישית כדי לקבל גמישות רבה יותר ולהתאים את ההסגרים לצרכים שלהם. אפשר ליצור כמה הסגרים מותאמים אישית. לדוגמה, יכול להיות שתרצו ליצור הסגר אחד להודעות יוצאות שמכילות תוכן רגיש, והסגר אחר להודעות נכנסות שמכילות קבצים מצורפים שעלולים להיות מסוכנים.
בעזרת הסגרים המותאמים אישית, אתם יכולים:
- לתת גישה להסגר לקבוצות משתמשים ספציפיות, שנקראות הסגר מוגבל.
- שליחת הודעת דחייה לשולחים כשאתם דוחים מסירה של הודעות שהועברו להסגר.
- שליחת הודעה אוטומטית כשנדחית מסירה של הודעות בהסגר.
כדי להגדיר הסגר אימייל בהתאמה אישית, קודם מוסיפים הסגר חדש ואז מוסיפים הגדרות ששולחות הודעות להסגר.
שלב 1: מוסיפים הסגר אימייל
מגדירים הסגר אחד או יותר במסוף Google Admin.
חשוב לבצע את השלב הזה לפני הוספת הגדרות להסגר של הודעות, כי צריך לציין את ההסגר בהגדרה.
כדי להוסיף הסגר:
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Gmail ניהול הסגרים.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- לוחצים על הוספת הסגר.
- בתיבה של הוספת הגדרות של ההסגר, מבצעים את השלבים הבאים:
אפשרות הגדרה מה לעשות? שם מזינים שם להסגר. כדאי להשתמש בשם שמתאר איזה סוג של כלל שולח הודעות להסגר הזה, למשל קבצים מצורפים חשודים. השם הזה מופיע ליד כל הודעה בלוח הבקרה של ההסגר.
תיאור (אופציונלי) מוסיפים פרטים נוספים על ההסגר הזה. התיאור הזה מוצג במרכז הבקרה של ההסגר. שליחה של קבוצת עורכים להסגר (אופציונלי) אתם יכולים לאפשר לאנשים אחרים בארגון שלכם לגשת להסגר הזה. הם צריכים להיות בקבוצה שהגדרתם למטרה הזו. אם לא בוחרים קבוצה, הגישה להסגר הזה מוגבלת לסופר-אדמינים ולאדמינים שהוקצתה להם ההרשאה גישת אדמינים להסגר ב-Gmail.
כדי ליצור קבוצה חדשה לגישה להסגר, בתיבה הוספת הסגר, לוחצים על ניהול קבוצות. לפירוט השלבים, אפשר לעיין במאמר איך מאפשרים למשתמשים לגשת להסגר אימיילים.
כדי לתת לקבוצה קיימת גישה להסגר הזה:
- לוחצים על בחירת קבוצות.
- בחלון בחירת קבוצות, גוללים או מחפשים כדי למצוא קבוצה.
- לוחצים על שם הקבוצה כדי לבחור אותה.
- בפינה השמאלית העליונה של החלון בחירת קבוצה, לוחצים על X כדי לסגור את החלון ולשמור את הקבוצה בהגדרת ההסגר.
- כדי לתת גישה לעוד קבוצות, חוזרים על השלבים א עד ד.
תוצאת דחייה של הודעות נכנסות בוחרים פעולה שתתבצע כשמונעים מסירה של הודעות נכנסות שנמצאות בהסגר בגלל ההגדרה הזו:
- הסרת ההודעה: ההודעה לא נמסרת לנמענים ונמחקת. השולח לא מקבל התראה על כך.
- שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל: ההודעה לא נמסרת לנמענים ונמחקת. הודעת דחייה נשלחת לשולח.
מידע נוסף על התנהגות של הודעות דחייה זמין במאמר שימוש בהודעות דחייה שמוגדרות כברירת מחדל.
תוצאת דחייה של הודעות יוצאות בוחרים פעולה שתתבצע כשמונעים את המסירה של הודעות יוצאות שהוכנסו להסגר על ידי ההגדרה הזו:
- הסרת ההודעה: ההודעה לא נמסרת לנמענים ונמחקת. השולח לא מקבל התראה על כך.
- שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל: ההודעה לא נמסרת לנמענים ונמחקת. הודעת דחייה נשלחת לשולח.
מידע נוסף על התנהגות של הודעות דחייה זמין במאמר שימוש בהודעות דחייה שמוגדרות כברירת מחדל.
שליחה תקופתית של עדכונים כאשר הודעות מועברות להסגר (אופציונלי) בוחרים באפשרות הזו כדי לשלוח התראות אוטומטיות לסופר-אדמינים מדי פעם כשמעבירים הודעות להסגר.
תוכן ההתראה: ההתראות כוללות את מספר ההודעות שנוספו לכל הסגר ואת המספר הכולל של ההודעות שהוכנסו להסגר במהלך תקופת ההתראה.
תזמון: ההתראות נשלחות תוך שעה אחרי שההודעה נכנסת להסגר. התדירות והתזמון של ההתראות נקבעים לפי התדירות שבה הודעות חדשות מועברות להסגר. מקבלים לכל היותר התראה אחת בשעה.
נמענים: ההתראות נשלחות רק לסופר-אדמינים. ההתראות האלה לא נשלחות למשתמשים עם הרשאות של תפקיד האדמין 'גישת אדמין להסגר', או לקבוצות עם הרשאות גישה להסגר.
- בחלק התחתון של התיבה הוספת הגדרה, לוחצים על שמירה. ההסגר החדש יתווסף לטבלה ניהול הסגרים.
יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף, אבל בדרך כלל זה קורה מהר יותר. מידע נוסף - כדי להוסיף עוד הסגרים, חוזרים על השלבים האלה.
כדי למחוק או לשנות הסגר, בטבלה ניהול הסגרים, בוחרים את הפעולה בעמודה פעולות.
שימוש בהודעות דחייה שמוגדרות כברירת מחדל
בקטע הזה יש מידע חשוב על האפשרות שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל בהגדרות ההסגר.
- כשדוחים הודעה קבוצתית לדואר נכנס, ההודעות שנדחו נמחקות (לא מועברות לשולח), גם אם האפשרות הזו נבחרה בהגדרות של ההסגר.
- בכל פעם שדוחים הודעה אחת או יותר בפעולה אחת, השולח מקבל הודעת דחייה. לדוגמה, אם בוחרים 3 הודעות משולח מסוים ולוחצים על דחייה, ואז בוחרים 5 הודעות מאותו שולח ולוחצים על דחייה, השולח יקבל 2 הודעות דחייה. כדי לצמצם את מספר ההודעות על דחייה שיישלחו לשולחים, בוחרים את כל ההודעות משולח אחד בבת אחת ואז לוחצים על דחייה. השולח מקבל הודעת דחייה אחת עם רשימה של כל ההודעות שנדחו והנמענים שלהן.
- הודעות הדחייה כוללות את הנושא של ההודעה המקורית שהוכנסה להסגר בגוף ההודעה. לכן, אם הנושא גרם להכנסת ההודעה המקורית להסגר, יש סיכון שהודעת הדחייה תוכנס גם היא להסגר. כדי לפתור את הבעיה, צריך לעדכן את ההגדרות של ההסגר כך שלא יכללו הודעות מהסוגים 'יוצאות' או 'פנימיות – שליחה'.
שלב 2: מוסיפים הגדרות להעברת הודעות להסגר
אחרי שיוצרים הסגר אחד או יותר, מוסיפים הגדרות שמציינות אילו הודעות יועברו להסגר.
ההודעות מועברות להסגר על סמך ההגדרות שמוסיפים במסוף Google Admin. בהגדרות Gmail שבטבלה שלמטה יש אפשרות להכניס להסגר הודעות שעומדות בקריטריונים שצוינו בהגדרה. ההגדרה גם מציינת לאיזה הסגר ההודעות נשלחות. אתם יכולים לשלוח הודעות להסגר ברירת המחדל או להסגר מותאם אישית שיצרתם.
לשלבים מפורטים להוספה, למחיקה או לעדכון של הגדרות להעברת הודעות אימייל להסגר, אפשר לעבור לדף שמקושר מהעמודה הגדרה שבהמשך:
| הגדרה | תיאור |
|---|---|
| תאימות של קבצים מצורפים |
העברת הודעות להסגר על סמך שם הקובץ המצורף, סוג הקובץ המצורף או הגודל הכולל של ההודעה (כולל הקבצים המצורפים). לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות נכנסות ויוצאות שמכילות קבצים מצורפים מסוג .exe, כי הקובץ המצורף עשוי להיות תוכנה מסוכנת. התראות: בהגדרה הזו יש אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כששולחים הודעה פנימית שהוכנסה להסגר באמצעות ההגדרה. |
| סינון לפי עמידה במדיניות |
הודעות שכוללות סוג של תוכן רגיש שאתם מציינים, וגם איפה התוכן הרגיש ממוקם בהודעה. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות יוצאות שמכילות מספר של כרטיס אשראי בגוף ההודעה. התראות: בהגדרה הזו יש אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כששולחים הודעה פנימית שהוכנסה להסגר באמצעות ההגדרה. |
| תוכן פסול | הסגרת הודעות על סמך מילים מסוימות שאתם מציינים, מתוך רשימה של מילים מותאמות אישית שאתם יוצרים. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר לסגר הודעות נכנסות שמכילות שפה גסה. |
| ניתוב |
הסגרת הודעות לפי השולח או הנמענים. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להכניס להסגר את כל ההודעות הנכנסות מדומיין ששלח בעבר אימיילים זדוניים למשתמשים שלכם. התראות: בהגדרה הזו יש אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כששולחים הודעה פנימית שהוכנסה להסגר באמצעות ההגדרה. |
| ספאם | העברה להסגר של הודעות נכנסות ש-Gmail קובע שהן ספאם. |