Google Workspace 管理者は、Workspace Studio フローが組織の Google データにアクセスする方法とタイミングを管理します。この設定により、ユーザーの生産性と自動化のバランスを取りながら、組織のセキュリティ、コンプライアンス、プライバシーの基準を維持できます。
デフォルトでは、新しく作成されたフローは、作成したユーザーと同じデータアクセス権で実行されます。つまり、フローはユーザーに代わって、ドライブ内のファイル、Gmail 内のメール、ドキュメント内のコンテンツなどの Google データを自動的に読み取り、変更し、共有できます。
フローによるデータへのアクセスを管理することが重要な理由は次のとおりです。
- 偶発的なデータ漏洩を防ぐ: フローのアクセスを制限することで、エージェントが機密データや制限付きの組織データを誤って共有することを防ぎます。
- ポリシー コンプライアンスの適用: データガバナンス規制に準拠するために、組織全体または特定の組織部門（OU）に対してデフォルトのアクセスレベルを設定できます。
- AI を活用したデータソースの制御: Gemini AI ステップを使用するフローの場合、AI が内部の Workspace データ、外部の公開ウェブサイト、またはその両方を検索できるかどうかを制限できます。
- 一元的な監視の維持: Google 管理コンソールは、ドメイン全体で作成された個々のフローのデータアクセスを確認、一時停止、制限できる唯一の場所です。
すべてのフローのリストを表示してデータアクセスを管理する
組織内のユーザーが作成したすべてのフローを確認し、必要に応じて Google データへのアクセスを変更または一時停止できます。Studio の管理者設定を使用して、特定のステップへのアクセスをブロックします。
- 管理コンソールで、[メニュー]
[エージェント] [エージェント アクセス管理] に移動します。 - リストをフローのみに絞り込むには、[タイプ] [Studio フロー] をクリックします。
- フローの詳細を表示する、データアクセスを変更する、データアクセスを一時停止する、フローを再有効化するには、[操作] をクリックして、該当するオプションを選択します。
- データアクセスを一時停止–フローによる Google データへのアクセスをブロックし、進行中または今後の実行を停止します。
- アクセス権を変更–アクセスをブロックするか、特定のスコープに制限します。フローは引き続き実行できますが、想定どおりに動作しない可能性があります。
注: [エージェント アクセス管理] ページには、許可リストに登録されたテスターが新しく作成したフローのみが表示されます。既存のフローは、以前と同じように動作します。
フローのデフォルトのデータアクセスを設定する
デフォルトでは、フローは作成者と同じ Workspace データにアクセスできます。組織全体または組織部門に対して、デフォルトでフローによる Workspace データへのアクセスをブロックできます。
注: Workspace データへのアクセスをブロックすると、ほとんどのフローが実行を停止します。
- 管理コンソールで、[メニュー] [エージェント] [設定] に移動します。
- [Studio フローのデフォルトのアクセス権] をクリックします。
- （省略可）左側で、設定を適用する組織部門を選択します。
- デフォルトでアクセスをブロックするには、[エージェント アクセスを許可しない] を選択します。
- [保存] をクリックします。組織部門を選択した場合は、[オーバーライド] をクリックします。
フローの特定のステップへのアクセスを管理する
管理者は、ユーザーがフローに追加できるステップを制御できます。詳細は次のページをご覧ください。
Gemini ステップで使用できるソースを設定する
管理者は、Gemini が検索し、Workspace Studio フローで回答を作成するために使用できるソースを制御できます。これは、フローに AI を活用したステップが含まれている場合に発生する可能性があります。Gemini が検索するソースは、公開ウェブサイト上のデータ、またはユーザーがアクセスできる Workspace データです。
ソースをブロックすると、Studio ユーザーにはソース オプションがグレー表示され、使用できなくなります。
注: デフォルトでは、両方のソース オプションが許可されています。
- Google 管理コンソールで、[メニュー] [アプリ] [Google Workspace] [Workspace Studio] に移動します。
- [Gemini データソース] をクリックします。
- Gemini が検索できるようにするソースのチェックボックスをオンにします。
- Gemini に Workspace データの検索を許可する
Gemini に公開ウェブサイトの検索を許可する
オプションのチェックを外すと、ユーザーのフローに影響する場合は、Studio のアクティビティ ログに通知が表示されます。
[保存] をクリックします。