אדמינים יכולים להפעיל או להשבית את Google Drive עבור אנשים בארגון. ההגדרה הזו שולטת גם בגישה לעורכי Google Docs, כמו Google Docs, Sites ו-Apps Script. ברוב המקרים, שירותי Drive ו-Docs מופעלים בארגון כברירת מחדל. אפשר להפעיל את השירותים Drive ו-Docs לכל המשתמשים בארגון, או ליחידות ארגוניות או קבוצות מסוימות.
משתמשים שמחוברים לחשבון Google Workspace שמופעלים בו Drive ו-Docs יכולים להשתמש בכל התכונות שלהם. משתמשים שמחוברים לחשבון Google Workspace שהשירותים Drive ו-Docs מושבתים בו עדיין יכולים להשתמש בשירות, אבל רק באופן מוגבל, כמו משתמשים שלא מחוברים לחשבון שלהם. לדוגמה, הם עדיין יכולים לגשת למסמכים ששותפו כגלויים לכולם באינטרנט באופן אנונימי, גם אם המתג של Drive ו-Docs מושבת.
מה קורה כשמשביתים את Drive ואת Docs
המשתמשים לא יכולים:
- גישה לקבצים או יצירת קבצים ב-Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Vids או Apps Script. סקריפטים קיימים של Apps Script עדיין יפעלו. כשמשביתים את Drive ו-Docs לבעלים של קובץ, משתמשים אחרים שהאפשרות Drive ו-Docs מופעלת אצלם והקובץ שותף איתם עדיין יכולים לגשת אליו.
- לשלוח טפסים ב-Google Forms שדורשים מהם לשתף מסמכים מחוץ לארגון.
- להעלות קבצים למרחבים בגרסה המורחבת של Gmail. מידע נוסף על Gmail מורחב
- משתמשים בפריסות אימייל בהתאמה אישית ב-Gmail.
האדמינים מוגבלים באופן שבו הם יכולים לנהל את הגדרות שיתוף הקבצים:
- אי אפשר לשנות את הרשאות שיתוף הקבצים במסוף Admin.
- אם הפעלתם והגדרתם כללים להרשאות שיתוף, הכללים עדיין חלים על הקבצים של המשתמשים. פרטים נוספים על כללים להרשאות שיתוף זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של כללים להרשאות שיתוף לצורך שיתוף ב-Drive.
אם רוצים לאפשר למשתמשים להשתמש ב-Drive אבל לא ליצור קבצים באמצעות Docs, Sheets ושאר עורכי Docs, צריך להפעיל את השירות Drive ו-Docs ולהשבית את האפשרות ליצור קבצים ב-Docs.
איך קובעים מי בארגון יוכל להשתמש ב-Drive ובכלי העריכה של Docs
לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על סטטוס השירות.
-
כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם, ואז לוחצים על שמירה.
-
(אופציונלי) אם רוצים להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
- בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
- כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
- בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
- אם ההגדרה של סטטוס השירות היא עבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שינוי.
- אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור לערך של ההגדרה הראשית, לחצו על ירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שמירה.
מידע נוסף על מבנה ארגוני
- (אופציונלי) כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או בכמה יחידות ארגוניות שונות, צריך להגדיר קבוצת גישה. מידע נוסף מופיע במאמר התאמה אישית של גישה לשירותים באמצעות קבוצות גישה.