De Google Workspace-resources van uw organisatie, zoals vergaderruimtes of apparatuur, kunnen worden gereserveerd door mensen die geen Google Agenda gebruiken of geen Google-account hebben. Met deze functie kunnen externe gebruikers (bijvoorbeeld mensen die Microsoft Outlook gebruiken) uw resources 'uitnodigen' voor hun vergaderingen, net zoals ze andere gasten uitnodigen.
Configureer boekingsrechten voor niet-Google-gebruikers.
Je kunt instellen welke niet-Google-gebruikers gemachtigd zijn om de resources van je organisatie te reserveren.
De instellingen voor het delen van een resource in de agenda bepalen welke Google-gebruikers een resource kunnen boeken. U kunt de mogelijkheid voor externe gebruikers om resources te boeken beheren in de Google Admin-console.
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Directory Gebouwen en voorzieningen Overzicht .Hiervoor is de beheerdersbevoegdheid voor gebouwen en middelen vereist.
- Klik in het gedeelte 'Bronnenbeheer' op 'Openen' .
- Klik op de pagina 'Bronnen' op de bron die u wilt configureren. Of, om meerdere bronnen tegelijk te configureren, selecteer de bijbehorende rijen en klik op 'Bewerken' .
- Klik op Boekingsrechten voor niet-Google-gebruikers .
- (Optioneel) Om machtigingen te verwijderen, vinkt u het vakje aan voor een of meer gebruikers of domeinen en klikt u vervolgens op Verwijderen .
Klik op 'Niet-Google-gebruikers toevoegen' en voer de e-mailadressen of domeinnamen in van de externe gebruikers die u toestemming wilt geven om de bron te reserveren.
Let op: u kunt toestemming geven om een resource te reserveren voor specifieke externe e-mailadressen of voor volledige externe domeinen. Subdomeinen worden alleen herkend als ze exact overeenkomen.
Klik op Toevoegen .
Met behulp van Agenda-interoperabiliteit kunnen Microsoft Exchange-gebruikers werkruimtebronnen op naam zoeken en hun beschikbaarheid bekijken. Zie voor meer informatie: Exchange-gebruikers toestaan werkruimtebronnen te reserveren .
Boek een hulpmiddel als niet-Google-gebruiker
Gebruikers die geen Google-account hebben, kunnen een Workspace-resource reserveren door deze toe te voegen aan de gastenlijst van een evenement in hun eigen agenda. Als de gebruiker de juiste reserveringsrechten heeft, bevestigt de resource de reservering per e-mail. Als de gebruiker geen reserveringsrechten heeft, ontvangt hij of zij een e-mailbericht.
Beheerders kunnen het e-mailadres van de resource vinden in het gedeelte Resourcebeheer van de beheerdersconsole. Als u Agenda-interoperabiliteit met Exchange gebruikt, zorg er dan voor dat dit is geconfigureerd en dat u e-mailcontactpersonen (met gebruiksvriendelijke namen) hebt toegevoegd voor de werkruimteresources in Exchange. Exchange-gebruikers kunnen vervolgens zoeken op de gebruiksvriendelijke resourcenaam en de beschikbaarheid van een resource bekijken voordat ze deze boeken.
Tip: Om een kamerreservering te bevestigen, moet u ervoor zorgen dat de evenementorganisator de bevestigingsmail heeft ontvangen. De RSVP-status voor een resource in de agenda van een gast geeft mogelijk niet de actuele boekingsstatus weer.