Las personas que no usan el Calendario de Google o no tienen una Cuenta de Google pueden reservar los recursos de Google Workspace de tu organización, como salas de reuniones o equipos. Esta función permite que los usuarios externos (por ejemplo, las personas que usan Microsoft Outlook) "inviten" tus recursos a sus reuniones, tal como invitan a otros invitados.
Configura los permisos de reserva para usuarios ajenos a Google
Puedes configurar qué usuarios ajenos a Google pueden reservar los recursos de tu organización.
La configuración de uso compartido del calendario de un recurso determina qué usuarios de Google pueden reservarlo. Puedes administrar la capacidad de los usuarios externos para reservar recursos en la Consola del administrador de Google.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Edificios y recursos
Descripción general.Es necesario contar con el privilegio de administrador de Edificios y recursos.
- En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
- En la página Recursos, haz clic en el recurso que deseas configurar. O bien, para configurar varios recursos a la vez, selecciona las filas correspondientes y haz clic en Editar.
- Haz clic en Permisos de reserva para usuarios ajenos a Google.
- Para quitar permisos, marca la casilla de uno o más usuarios o dominios y, luego, haz clic en Quitar (opcional).
Haz clic en Agregar usuarios ajenos a Google y, luego, ingresa las direcciones de correo electrónico o los nombres de dominio de los usuarios externos a los que quieres permitirles reservar el recurso.
Nota: Puedes otorgar permiso para reservar un recurso a direcciones de correo electrónico externas específicas o a dominios externos completos. Los subdominios solo se reconocen si coinciden de forma exacta.
Haga clic en Agregar.
Con la Interoperabilidad de Calendario, los usuarios de Microsoft Exchange pueden buscar recursos de Workspace por nombre y ver su disponibilidad. Para obtener más información, consulta Cómo permitir que los usuarios de Exchange reserven recursos de Workspace.
Cómo reservar un recurso como usuario ajeno a Google
Los usuarios ajenos a Google pueden reservar un recurso de Workspace agregándolo a la lista de invitados de un evento en su propio sistema de calendario. Si el usuario tiene permiso para reservar, el recurso confirma la reserva por correo electrónico. Si el usuario no tiene permiso para reservar, se le notificará por correo electrónico.
Los administradores pueden encontrar la dirección de correo electrónico del recurso en la sección Administración de recursos de la Consola del administrador. Si usas la Interoperabilidad de Calendario con Exchange, asegúrate de que esté configurada y de que hayas agregado contactos de correo electrónico (con nombres fáciles de usar) para los recursos de Workspace en Exchange. Luego, los usuarios de Exchange pueden buscar por el nombre de recurso fácil de usar y ver la disponibilidad de un recurso antes de reservarlo.
Nota: Para confirmar una reserva de sala de reuniones, asegúrate de que el organizador del evento haya recibido la confirmación por correo electrónico. Es posible que el estado de confirmación de asistencia de un recurso en el calendario de un invitado no muestre el estado de reserva actual.