Le risorse Google Workspace della tua organizzazione, come le stanze o le attrezzature, possono essere prenotate da persone che non utilizzano Google Calendar o non hanno un Account Google. Questa funzionalità consente agli utenti esterni (ad esempio, le persone che utilizzano Microsoft Outlook) di "invitare" le tue risorse alle loro riunioni, proprio come invitano altri ospiti.
Configura le autorizzazioni di prenotazione per utenti non Google
Puoi configurare quali utenti non Google sono autorizzati a prenotare le risorse della tua organizzazione.
Le impostazioni di condivisione del calendario di una risorsa determinano quali utenti Google possono prenotarla. Puoi gestire la possibilità degli utenti esterni di prenotare risorse nella Console di amministrazione Google.
-
Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
Directory
Edifici e risorse
Panoramica.È necessario disporre del privilegio amministrativo Edifici e risorse.
- Nella sezione Gestione delle risorse, fai clic su Apri.
- Nella pagina Risorse, fai clic sulla risorsa che vuoi configurare. In alternativa, per configurare più risorse contemporaneamente, seleziona le righe corrispondenti e fai clic su Modifica.
- Fai clic su Autorizzazioni di prenotazione per utenti non Google.
- (Facoltativo) Per rimuovere le autorizzazioni, seleziona la casella per uno o più utenti o domini, quindi fai clic su Rimuovi.
Fai clic su Aggiungi utenti non Google e inserisci gli indirizzi email o i nomi di dominio degli utenti esterni a cui vuoi consentire di prenotare la risorsa.
Nota:puoi concedere l'autorizzazione per prenotare una risorsa a indirizzi email esterni specifici o a interi domini esterni. I sottodomini vengono riconosciuti solo se corrispondono esattamente.
Fai clic su Aggiungi.
Utilizzando Calendar Interop, gli utenti di Microsoft Exchange possono cercare le risorse di Workspace per nome e visualizzarne la disponibilità. Per maggiori dettagli, vai a Consenti agli utenti di Exchange di prenotare risorse di Workspace.
Prenota una risorsa come utente non Google
Gli utenti non Google possono prenotare una risorsa Workspace aggiungendola all'elenco degli invitati di un evento nel proprio sistema di calendario. Se l'utente dispone dell'autorizzazione per prenotare, la risorsa conferma la prenotazione via email. Se l'utente non dispone dell'autorizzazione per prenotare, riceve una notifica via email.
Gli amministratori possono trovare l'indirizzo email della risorsa nella sezione Gestione delle risorse della Console di amministrazione. Se utilizzi l'interoperabilità di Calendar con Exchange, assicurati che sia configurata e di aver aggiunto i contatti email (utilizzando nomi facili da usare) per le risorse Workspace in Exchange. Gli utenti di Exchange possono quindi eseguire ricerche in base al nome facile da usare della risorsa e visualizzarne la disponibilità prima di prenotarla.
Suggerimento:per confermare la prenotazione di una stanza, assicurati che l'organizzatore dell'evento abbia ricevuto l'email di conferma. Lo stato di risposta di una risorsa nel calendario di un invitato potrebbe non mostrare lo stato di prenotazione attuale.