De Google Workspace-faciliteiten van uw organisatie, zoals vergaderruimtes of apparatuur, kunnen worden geboekt door mensen die Google Agenda niet gebruiken of geen Google-account hebben. Met deze functie kunnen externe gebruikers (bijvoorbeeld mensen die Microsoft Outlook gebruiken) uw faciliteiten 'uitnodigen' voor hun vergaderingen, net zoals ze andere gasten uitnodigen.
Boekingsrechten instellen voor niet-Google-gebruikers
U kunt instellen welke niet-Google-gebruikers de faciliteiten van uw organisatie mogen boeken.
De instellingen voor delen van een faciliteitagenda bepalen welke Google-gebruikers een faciliteit kunnen boeken. In de Google Beheerdersconsole kun je beheren of externe gebruikers faciliteiten kunnen boeken.
-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Directory
Gebouwen en faciliteiten
Overzicht.Hiervoor is het beheerdersrecht Gebouwen en faciliteiten vereist.
- Klik in het gedeelte Faciliteitenbeheer op Openen.
- Klik op de pagina Bronnen op de bron die je wilt instellen. Als u meerdere faciliteiten tegelijk wilt instellen, selecteert u de bijbehorende rijen en klikt u op Bewerken.
- Klik op Boekingsrechten voor niet-Google-gebruikers.
- (Optioneel) Als u rechten wilt verwijderen, vinkt u het vakje aan voor een of meer gebruikers of domeinen en klikt u op Verwijderen.
Klik op Niet-Google-gebruikers toevoegen en voer de e-mailadressen of domeinnamen in van de externe gebruikers die de faciliteit mogen boeken.
Opmerking: Je kunt specifieke externe e-mailadressen of hele externe domeinen toestemming geven om een faciliteit te boeken. Subdomeinen worden alleen herkend als ze een exacte overeenkomst zijn.
Klik op Toevoegen.
Met Agenda-interoperabiliteit kunnen Microsoft Exchange-gebruikers op naam zoeken naar Workspace-faciliteiten en hun beschikbaarheid bekijken. Ga naar Exchange-gebruikers toestaan Workspace-faciliteiten te boeken voor meer informatie.
Een faciliteit boeken als niet-Google-gebruiker
Niet-Google-gebruikers kunnen een Workspace-faciliteit boeken door deze toe te voegen aan de gastenlijst van een afspraak in hun eigen agendasysteem. Als de gebruiker boekingsrechten heeft, bevestigt de faciliteit de boeking via e-mail. De gebruiker krijgt een e-mailmelding als deze geen rechten heeft om te boeken.
Beheerders vinden het e-mailadres van de faciliteit in het gedeelte Faciliteitenbeheer van de Beheerdersconsole. Als u Agenda-interoperabiliteit gebruikt met Exchange, zorgt u dat deze is geconfigureerd en dat u e-mailcontacten (met gebruiksvriendelijke namen) heeft toegevoegd voor de Workspace-faciliteiten in Exchange. Exchange-gebruikers kunnen dan zoeken op de gebruiksvriendelijke naam van de faciliteit en de beschikbaarheid van een faciliteit bekijken voordat ze deze boeken.
Tip: Als u een ruimteboeking wilt bevestigen, controleert u of de organisator van de afspraak de e-mailbevestiging heeft gekregen. De reactiestatus voor een faciliteit in de agenda van een gast toont misschien niet de huidige boekingsstatus.