Boekingen van ruimten en faciliteiten in Agenda goedkeuren of weigeren

Uw organisatie kan een faciliteitenbeheerder aanstellen die het boeken van faciliteiten kan goedkeuren of weigeren. Een bronnenbeheerder kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat een bepaalde ruimte 's ochtends alleen wordt geboekt voor Classroom-trainers.

Rechten instellen voor een faciliteitenbeheerder

Een bronbeheerder hoeft geen beheerder te zijn, maar u moet wel een beheerder met hoofdbeheerdersrechten zijn om dit in te stellen.

  1. Log als beheerder in bij Google Agenda.
  2. Deel de bron met uw organisatie of met bepaalde personen die de bron mogen boeken.
  3. Deel de faciliteit met de faciliteitenbeheerder. Geef de faciliteitenbeheerder de rechten Wijzigingen aanbrengen EN toegang beheren.
  4. Stel op het tabblad Agendagegevens voor de faciliteit Uitnodigingen automatisch accepteren in op Alle uitnodigingen automatisch toevoegen aan deze agenda.
  5. Stel als faciliteitenbeheerder in dat u meldingen krijgt voor de faciliteit.

Als een gebruiker nu de faciliteit boekt, krijgt de faciliteitenbeheerder een melding. Hij kan vervolgens namens de faciliteit de afspraak accepteren of weigeren.

Afspraken accepteren of weigeren namens een faciliteit

  1. Als u dit nog niet heeft gedaan, stelt u een faciliteitenbeheerder in, zoals hierboven beschreven.
  2. Als je als faciliteitbeheerder een e-mail krijgt met de titel Nieuwe afspraak, klik je op Meer informatie om naar de afspraak te gaan.

    Tip: Als u persoonlijk bent uitgenodigd voor de afspraak, krijgt u zowel een uitnodigingsbericht voor uzelf als het bericht Nieuwe afspraak voor de faciliteit. Reageer voor jezelf en afzonderlijk namens de faciliteit.
  3. Klik op een van de volgende opties om de boeking van een afspraak te bevestigen, voorlopig te accepteren of de faciliteit uit de afspraak te verwijderen:
    • Ja
    • Misschien
    • Nee

Alle afspraken voor een faciliteit bekijken

  1. Log in bij Google Agenda.
  2. Selecteer de faciliteit in de lijst met agenda's aan de linkerkant. Als u beheerder bent, staat de faciliteit in Mijn agenda's. Anders staat deze bij Andere agenda's nadat u heeft ingesteld dat u faciliteitsmeldingen wilt krijgen.