Votre organisation peut désigner un gestionnaire de ressources chargé d'accepter ou de refuser les réservations de ressources effectuées par les utilisateurs. Par exemple, un gestionnaire de ressources peut veiller à ce qu'une salle donnée ne puisse être réservée que le matin par des formateurs.
Configurer un gestionnaire de ressources
Un gestionnaire de ressources n'est pas nécessairement un administrateur, mais vous devez être un administrateur doté de droits de super-administrateur pour configurer ce gestionnaire de ressources.
- En tant qu'administrateur, connectez-vous à Google Agenda.
- Partagez la ressource avec les contacts autorisés à la réserver ou avec votre organisation.
- Partagez la ressource avec le gestionnaire de ressources. Accordez à ce dernier l'autorisation Apporter des modifications ET gérer le partage.
- Dans l'onglet Détails de l'agenda de la ressource, définissez Accepter automatiquement les invitations sur Ajouter automatiquement toutes les invitations à cet agenda.
- Le gestionnaire de ressources doit ensuite faire en sorte de recevoir les notifications concernant cette ressource.
Dès lors, si un utilisateur réserve la ressource, le gestionnaire de ressources reçoit une notification et il peut accepter ou refuser l'événement correspondant.
Accepter ou refuser les événements associés à une ressource
- Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez un gestionnaire de ressources comme indiqué ci-dessus.
- En tant que responsable des ressources, lorsque vous recevez un e-mail intitulé "Nouvel événement", cliquez sur Plus d'informations pour accéder à l'événement.
Remarque : Si vous êtes invité personnellement à l'événement, vous recevrez un message "Invitation" pour vous et un message "Nouvel événement" pour la ressource. Veillez à répondre pour vous-même et séparément au nom de la ressource. - Pour confirmer la réservation d'un événement, l'accepter provisoirement ou supprimer la ressource de l'événement, cliquez sur l'une des options suivantes :
- Oui
- Peut-être
- Non
Afficher tous les événements associés à une ressource
- Connectez-vous à Google Agenda.
- Sélectionnez la ressource dans la liste des agendas sur la gauche. Si vous êtes administrateur, la ressource se trouve dans Mes agendas. Sinon, il se trouvera dans Autres agendas une fois que vous aurez configuré les notifications de ressources.