Agregar eventos a calendarios automáticamente

Ediciones admitidas para esta función: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits. Comparar tu edición

Puedes establecer el valor predeterminado para los eventos que aparecen automáticamente en los calendarios principales de los usuarios. Si establecen su propio valor, los usuarios pueden anular el parámetro de configuración predeterminado de la organización. También puedes establecer el nivel menos restrictivo que puede elegir un usuario. Esto evita que los usuarios agreguen automáticamente eventos más allá de lo que permite tu organización.

Cómo configurar los parámetros de configuración de los eventos de Calendario

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Calendario.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendario.

  2. Haz clic en Configuración avanzada.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Selecciona una opción para el nivel menos restrictivo disponible para tu organización. Este es el valor menos restrictivo que puede elegir un usuario.
    • Invitaciones de todos los usuarios : Todos los eventos aparecen en los calendarios de los usuarios.
    • Invitaciones de remitentes conocidos: Son invitaciones de alguien que está en el dominio o en la lista de contactos del usuario, o con quien interactuó. Los usuarios reciben invitaciones de remitentes desconocidos solo por correo electrónico.
    • Invitaciones a las que respondieron los usuarios por correo electrónico: Los usuarios reciben sus invitaciones por correo electrónico. Los eventos se agregan al calendario del usuario después de que este responde a las invitaciones.

  5. Establece el valor predeterminado para los eventos que se agregan automáticamente. Los usuarios pueden cambiar este valor hasta el nivel menos restrictivo establecido en el paso 4.

    • Invitaciones de todos los usuarios
    • Invitaciones de remitentes conocidos
    • Invitaciones a las que respondieron los usuarios por correo electrónico
  6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

El valor predeterminado que establezcas solo se aplica a las invitaciones futuras. Los cambios no afectan los eventos que ya están en el calendario del usuario. Es posible que los usuarios vean una ventana emergente cada vez que cambies este parámetro de configuración.

Cómo afectan los cambios a los calendarios de los usuarios

Los cambios que realices en Configuración avanzada y luego Agregar invitaciones al Calendario en la Consola del administrador se aplican a los calendarios nuevos y a los existentes si el usuario no personalizó la configuración de su propio calendario.

Cuando los usuarios nuevos y existentes cambian su propia configuración a otro valor, el parámetro de configuración que eligen entra en vigencia para los eventos futuros.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información