Ersätt automatiskt avvisade mötesrum

Ersätt ett rum som avvisar ett möte med ett likvärdigt rum. Rum kan avvisa möten på grund av att de redan är bokade, rummet har tagits bort för underhåll eller på grund av ett återkommande möte som orsakar en rumskonflikt. För rum med kapacitet på upp till 70 personer görs automatiskt ett försök att hitta och, i tillgängliga fall, boka ett lämpligt ersättningsrum i Google Kalender:

  • I samma byggnad
  • Med samma utrustning
  • Är tillräckligt stor, beroende på antalet deltagare. Det nya rummet måste ha plats för alla deltagare utan att vara orimligt stort. Om det nya rummet är orimligt stort bokas det inte som en automatisk ersättning.

Använd automatisk ersättning av rum

Automatisk ersättning av rum är på som standard, men ersätter endast rum när båda av följande villkor är uppfyllda:

  • Rum definieras som strukturerade resurser och klassificeras som mötesplatser.
  • Användarnas arbetsplats är inställd och rummen är strukturerade resurser i deras byggnader.

Det är enbart användare med en angiven arbetsplats och strukturerade resurser i sin byggnad som ser alternativet Automatisk ersättning av rum.

Definiera rum som strukturerade resurser på administratörskonsolen

Välj rätt kategori för alla rum. Om du till exempel märker en social yta som en mötesyta kan det leda till att ett felaktigt rum ersätts. Så här ändrar du kategori för ett rum:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Katalog följt av Byggnader och resurser följt av Översikt.

    Kräver administratörsbehörigheten Byggnader och resurser.

  2. I avsnittet Resurshantering klickar du på Öppna.
  3. Klicka på rumsnamnet under Resurser.
  4. Klicka på Information.
  5. Välj lämplig kategori:
    • Mötesrum: Resurser som används för möten eller konferenser och som kan vara så små som telefonrum.
    • Annan resurs: Resurser som inte används för möten, till exempel en cykel eller företagsbil.
  6. Klicka på Spara.

Definiera rum som strukturerade resurser med API- eller CSV-metoden

Öppna Skapa byggnader, funktioner och kalenderresurser för anvisningar om hur du definierar resurser med API- eller CSV-metoden. Ställ in resurskategorin på CONFERENCE_ROOM.

Räkna med följande aviseringar

För händelser som är schemalagda inom de närmaste tre månaderna:

  • I Kalender skickas e-postaviseringar till organisatör och gäster med information om rummet som bokats.
  • Om det finns fler än 20 gäster aviserar Kalender endast organisatören och kreatören.

Om ett rum avvisar en händelse:

  • En rad återkommande händelser — enbart ett e-postmeddelande skickas.
  • En i en rad av återkommande händelser (ett undantag) – upp till åtta e-postmeddelanden skickas från Kalender, ett för varje undantag. Vid fler än åtta avvisas hela serien.

Stäng av automatisk ersättning av rum

Följ dessa steg för att stänga av funktionen:

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Katalog följt av Byggnader och resurser följt av Översikt.

    Kräver administratörsbehörigheten Byggnader och resurser.

  2. Öppna Globala rumsinställningar.
  3. Inaktivera Tillåt automatisk ersättning av rum.