当会议室拒绝会议时，请将其替换为类似的会议室。会议室可能因以下原因而拒绝会议：会议室已被预订、设施团队出于维护需要而移除了会议室，或者周期性系列会议与某个一次性会议预订了同一会议室，从而出现了冲突。对于最多可容纳 70 人的会议室，Google 日历会自动尝试查找并预订合适的替代会议室（如有）：
- 在同一建筑物中
- 使用相同设备
- 规模合理，具体取决于参加者人数。新会议室必须能够容纳所有参加者，并且不能过大。如果新会议室过大，则不会预订为自动替换会议室。
使用“自动更换会议室”功能
“自动更换会议室”功能默认处于开启状态，但系统只有在同时满足以下两个条件时才会更换会议室：
- 会议室被定义为结构化资源，并被归类为会议空间。
- 用户已设置工作地点，且会议室在建筑物中属于结构化资源。
只有设置了工作地点并在建筑物中拥有结构化资源的用户才能看到“自动更换会议室”选项。
在管理控制台中将会议室定义为结构化资源
为所有会议室选择正确的类别。如果资源标签不正确（例如，将社交空间标记为会议空间），可能会导致会议室更换不正确。要更改会议室类别，请执行以下操作：
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在 Google 管理控制台中，依次前往“菜单”图标
目录 建筑物和资源 概览。需要拥有“建筑物和资源”管理员权限。
- 在“资源管理”部分，点击打开 。
- 在资源下，点击会议室名称。
- 点击详细信息 。
- 选择适当的类别：
- 会议空间：用于会议或研讨会的资源，小到电话间，大到会议室。
- 其他资源：不用于会议的资源，例如自行车或公司汽车。
- 点击保存 。
使用 API 或 CSV 方法将会议室定义为结构化资源
如需了解如何使用 API 或 CSV 方法定义资源，请参阅创建建筑物、功能和日历资源。将“资源类别”设为“CONFERENCE_ROOM”。
预计会发送的通知
对于安排在未来 3 个月内的活动：
- Google 日历会向组织者和邀请对象发送电子邮件通知，告知他们新预订的会议室。
- 如果邀请对象超过 20 人，则日历只会通知组织者和创建者。
此外，如果会议室拒绝：
- 一系列周期性活动—只发送一封电子邮件。
- 一系列周期性活动中的一个活动 （例外情况） \- 日历最多会发送 8 封电子邮件，每次例外情况发送一封。如果例外情况超过 8 个，则整个系列活动都会被拒绝。
关闭自动更换会议室
请按照以下步骤关闭此功能：
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在 Google 管理控制台中，依次前往“菜单”图标
目录 建筑物和资源 概览。需要拥有“建筑物和资源”管理员权限。
- 前往全局会议室设置 。
- 关闭允许自动更换会议室 。