Если вам отказано в бронировании переговорной комнаты, найдите ей подходящую замену. В бронировании может быть отказано, если комната уже забронирована, выполняется техническое обслуживание ее оснащения или произошел однократный конфликт бронирования в серии повторяющихся встреч. Для комнат вместимостью до 70 человек Google Календарь автоматически ищет и при возможности бронирует подходящую комнату на замену, которая:
- расположена в том же здании;
- оснащена подобным образом;
- имеет размер, отвечающий количеству участников, – комната должна вмещать их, но не быть слишком большой, поскольку в таком случае она не будет забронирована как автоматическая замена.
Как включить автоматическую замену переговорных комнат
Функция автоматической замены включена по умолчанию, но работает, только если выполнены следующие два условия:
- Переговорные комнаты определены как структурированные ресурсы и отнесены к категории пространств для проведения встреч.
- Для каждого пользователя указано место работы, при этом переговорная комната представлена ресурсом в его здании.
Функция автоматической замены переговорных комнат будет доступна только тем пользователям, для которых выполнено второе условие.
Как структурировать данные о переговорных комнатах в консоли администратора
Правильно выберите категорию для всех комнат. Неправильная маркировка ресурсов, например если социальная зона помечена как переговорная комната, может привести к неправильной замене комнаты. Чтобы изменить категорию для переговорной комнаты:
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Здания и ресурсы
Обзор.Вам нужно использовать аккаунт администратора с правом Здания и ресурсы.
- В разделе "Управление ресурсами" нажмите Открыть.
- В разделе Ресурсы нажмите на название комнаты.
- Нажмите Сведения.
- Выберите подходящую категорию:
- "Пространство для проведения встреч" – ресурс, используемый для проведения встреч или видеоконференций, например комната для телефонных переговоров.
- "Другой ресурс" – ресурс, не используемый для встреч, например велосипед или служебный автомобиль.
- Нажмите Сохранить.
Как структурировать данные о переговорных комнатах с помощью API или CSV-файла
Инструкции по созданию ресурсов с помощью API или CSV-файла вы найдете в статье Как добавлять информацию о зданиях, оснащении и ресурсах Календаря. Для параметра "Категория ресурса" задайте значение CONFERENCE_ROOM.
Уведомления, отправляемые при замене
Если мероприятие должно состояться не позднее чем через три месяца:
- Календарь отправляет электронные письма организатору и участникам с сообщением о том, что забронирована другая комната.
- Если приглашено более 20 человек, уведомление будет отправлено только организатору и создателю мероприятия.
При отказе в бронировании переговорной комнаты в случае:
- Серии повторяющихся мероприятий – Календарь отправляет только одно электронное письмо.
- Одного мероприятия из серии повторяющихся (исключение) – Календарь отправляет до восьми писем при каждом исключении. Если исключений больше чем 8, отказ в бронировании происходит для всей серии мероприятий.
Как отключить автоматическую замену переговорных комнат
Чтобы отключить функцию автоматической замены:
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Каталог
Здания и ресурсы
Обзор.Вам нужно использовать аккаунт администратора с правом Здания и ресурсы.
- Выберите Глобальные настройки для переговорных комнат.
- Отключите параметр Разрешить автоматическую замену переговорных комнат.