החלפה אוטומטית של חדרי ישיבות להזמנות שנדחו

אם חדר ישיבות דוחה פגישה, המערכת תחליף אותו בחדר דומה. יכול להיות שהחדרים ידחו פגישות כי הם כבר הוזמנו, כי המתקנים הסירו חדר לצורך תחזוקה או כי בסדרת פגישות חוזרות הייתה התנגשות חד-פעמית בחדר. לחדרים עם קיבולת של עד 70 אנשים, יומן Google מנסה למצוא חדר חלופי מתאים ולהזמין אותו אוטומטית אם הוא פנוי:

• באותו בניין
• באמצעות אותו ציוד
• בגודל סביר, בהתאם למספר המשתתפים. החדר החדש צריך להיות בגודל מתאים לכל המשתתפים, בלי להיות גדול מדי. אם החדר החדש גדול מדי, הוא לא יוזמן כחדר חלופי אוטומטי.

שימוש בהחלפה אוטומטית של חדרים

החלפת חדרים אוטומטית מופעלת כברירת מחדל, אבל היא מתבצעת רק אם מתקיימים שני התנאים הבאים:

• חדרים מוגדרים כמשאבים מובנים ומסווגים כמרחבים לפגישות.
• המשתמשים הגדירו את מיקומי העבודה שלהם, והחדרים הם משאבים מובנים בבניינים שלהם.

רק משתמשים שהגדירו מיקום עבודה ושיש להם משאבים מובנים בבניין יוכלו לראות את האפשרות להחלפת חדר אוטומטית.

הגדרת חדרים כמשאבים מובנים במסוף Admin

בוחרים את הקטגוריה הנכונה לכל החדרים. למשל, אם תסמנו מרחב חברתי כמרחב לפגישות, יכול להיות שההחלפה של החדר תהיה שגויה. כדי לשנות את קטגוריית החדר:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט הארגון שלי בניינים ומשאבים סקירה כללית.

   לסקירה הכללית

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.

2. בקטע "ניהול משאבים", לוחצים על פתיחה.
3. בקטע משאבים, לוחצים על שם החדר.
4. לוחצים על פרטים.
5. בוחרים את הקטגוריה המתאימה:
   • חדר ישיבות: משאבים שמשמשים לפגישות או לישיבות, החל מגודל של חדר לשיחות טלפון.
   • משאב אחר: משאבים שלא משמשים לפגישות, למשל אופניים או רכב חברה.
6. לוחצים על שמירה.

הגדרת חדרים כמשאבים מובנים באמצעות API או CSV

במאמר יצירת מבנים, תכונות ומשאבים לתזמון ביומן מוסבר איך להגדיר משאבים באמצעות API או קובץ CSV. מגדירים את קטגוריית המשאב ל-CONFERENCE_ROOM.

ההתראות שצפויות

לאירועים שמתוזמנים ל-3 החודשים הבאים:

• היומן שולח התראות באימייל למארגן ולמשתתפים, כדי לעדכן אותם לגבי החדר החדש שהוזמן.
• אם יש יותר מ-20 משתתפים, היומן ישלח הודעה רק למארגן וליוצר האירוע.

בנוסף, אם חדר דוחה את ההזמנה:

• סדרה של אירועים חוזרים – נשלח רק אימייל אחד.
• אירוע אחד בסדרה של אירועים חוזרים (חריג) – יומן Google שולח עד 8 אימיילים, אחד לכל חריג. אם יש יותר מ-8, כל סדרת האירועים החוזרים נדחית.

איך משביתים את ההחלפה האוטומטית של החדר

כדי להשבית את התכונה:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט הארגון שלי בניינים ומשאבים סקירה כללית.

   לסקירה הכללית

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.

2. עוברים אל ההגדרות הגלובליות של החדר.
3. משביתים את האפשרות אישור להחלפה אוטומטית של חדרים.