যখন কোনও রুম কোনও মিটিং প্রত্যাখ্যান করে, তখন সেটির পরিবর্তে একই রকমের একটি রুম ব্যবহার করুন। রুমগুলি মিটিং প্রত্যাখ্যান করতে পারে কারণ সেগুলি ইতিমধ্যেই বুক করা আছে, সুবিধাগুলি রক্ষণাবেক্ষণের জন্য একটি রুম সরিয়ে দিয়েছে, অথবা পুনরাবৃত্ত মিটিং সিরিজে একবারের জন্য রুমের দ্বন্দ্ব দেখা দিয়েছে। ৭০ জন পর্যন্ত ধারণক্ষমতার রুমের জন্য, Google Calendar স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপযুক্ত প্রতিস্থাপন খুঁজে বের করার এবং উপলব্ধ থাকলে, বুক করার চেষ্টা করে:
- একই ভবনে
- একই সরঞ্জাম সহ
- উপস্থিতির সংখ্যার উপর নির্ভর করে যুক্তিসঙ্গত আকারের। নতুন ঘরটি অবশ্যই সকল অংশগ্রহণকারীর জন্য উপযুক্ত হতে হবে, অযৌক্তিকভাবে বড় না হওয়া পর্যন্ত। যদি নতুন ঘরটি অযৌক্তিকভাবে বড় হয়, তাহলে এটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিস্থাপন হিসাবে বুক করা হবে না।
স্বয়ংক্রিয় ঘর প্রতিস্থাপন ব্যবহার করুন
স্বয়ংক্রিয়ভাবে রুম প্রতিস্থাপন চালু থাকে, তবে এটি শুধুমাত্র তখনই রুম প্রতিস্থাপন করে যখন নিম্নলিখিত দুটি শর্ত পূরণ হয়:
- কক্ষগুলিকে কাঠামোগত সম্পদ হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় এবং মিটিং স্পেস হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়।
- ব্যবহারকারীদের তাদের কাজের অবস্থান নির্ধারণ করা থাকে এবং কক্ষগুলি তাদের ভবনে কাঠামোগত সম্পদ হিসেবে ব্যবহৃত হয়।
শুধুমাত্র যাদের ভবনে কর্মস্থলের অবস্থান এবং কাঠামোগত সম্পদ রয়েছে তারাই স্বয়ংক্রিয় ঘর প্রতিস্থাপনের বিকল্পটি দেখতে পাবেন।
অ্যাডমিন কনসোলে রুমগুলিকে স্ট্রাকচার্ড রিসোর্স হিসেবে সংজ্ঞায়িত করুন
সকল কক্ষের জন্য সঠিক বিভাগটি বেছে নিন। সম্পদের ভুল লেবেলিং, উদাহরণস্বরূপ, একটি সামাজিক স্থানকে মিটিং স্থান হিসাবে লেবেল করা, ভুল রুম প্রতিস্থাপনের কারণ হতে পারে। একটি কক্ষের বিভাগ পরিবর্তন করতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ভবন এবং সম্পদ ওভারভিউ ।ভবন এবং সম্পদ প্রশাসকের বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।
- রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট বিভাগে, খুলুন ক্লিক করুন।
- রিসোর্স এর অধীনে, রুমের নামে ক্লিক করুন।
- বিস্তারিত ক্লিক করুন।
- উপযুক্ত বিভাগটি নির্বাচন করুন:
- মিটিং স্পেস: মিটিং বা কনফারেন্সের জন্য ব্যবহৃত সম্পদ যা একটি ফোন রুমের মতো ছোট হতে পারে।
- অন্যান্য সম্পদ: যেসব সম্পদ মিটিংয়ের জন্য ব্যবহৃত হয় না, যেমন, সাইকেল বা কোম্পানির গাড়ি।
- সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
API বা CSV পদ্ধতি ব্যবহার করে রুমগুলিকে কাঠামোগত সম্পদ হিসেবে সংজ্ঞায়িত করুন
API অথবা CSV পদ্ধতি ব্যবহার করে রিসোর্স নির্ধারণের নির্দেশাবলীর জন্য বিল্ডিং, বৈশিষ্ট্য এবং ক্যালেন্ডার রিসোর্স তৈরি করুন -এ যান। রিসোর্স বিভাগটি CONFERENCE_ROOM-এ সেট করুন।
প্রত্যাশিত বিজ্ঞপ্তিগুলি
ভবিষ্যতে ৩ মাসের মধ্যে নির্ধারিত ইভেন্টগুলির জন্য:
- ক্যালেন্ডার আয়োজক এবং অতিথিদের ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাঠায়, তাদের নতুন বুক করা রুম সম্পর্কে অবহিত করে।
- যদি ২০ জনের বেশি অতিথি থাকে, তাহলে ক্যালেন্ডার শুধুমাত্র আয়োজক এবং স্রষ্টাকে অবহিত করে।
এছাড়াও, যদি কোনও ঘর প্রত্যাখ্যান করে:
- পুনরাবৃত্ত ইভেন্টের একটি সিরিজ — শুধুমাত্র একটি ইমেল পাঠানো হয়।
- পুনরাবৃত্ত ইভেন্টের একটি সিরিজ (একটি ব্যতিক্রম) —ক্যালেন্ডার প্রতিটি ব্যতিক্রমের জন্য একটি করে ৮টি পর্যন্ত ইমেল পাঠায়। যদি ৮টির বেশি ইমেল থাকে, তাহলে পুরো সিরিজটি বাতিল করা হবে।
স্বয়ংক্রিয় রুম প্রতিস্থাপন বন্ধ করুন
বৈশিষ্ট্যটি বন্ধ করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ভবন এবং সম্পদ ওভারভিউ ।ভবন এবং সম্পদ প্রশাসকের বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।
- গ্লোবাল রুম সেটিংসে যান।
- স্বয়ংক্রিয় রুম প্রতিস্থাপনের অনুমতি দিন বন্ধ করুন।