وقتی اتاقی جلسهای را رد میکند، آن را با اتاقی مشابه جایگزین کنید. اتاقها ممکن است جلسات را رد کنند زیرا از قبل رزرو شدهاند، یا اینکه امکانات، اتاقی را برای تعمیرات حذف کرده باشد، یا یک سری جلسات تکراری با تداخل اتاق یکباره مواجه شده باشد. برای اتاقهایی تا ظرفیت ۷۰ نفر، تقویم گوگل بهطور خودکار سعی میکند جایگزین مناسبی را پیدا و در صورت موجود بودن، رزرو کند:
- در همان ساختمان
- با همین تجهیزات
- اندازه معقولی داشته باشد، بسته به تعداد شرکتکنندگان. اتاق جدید باید برای همه شرکتکنندگان جا داشته باشد، بدون اینکه بیش از حد بزرگ باشد. اگر اتاق جدید بیش از حد بزرگ باشد، به عنوان جایگزین خودکار رزرو نخواهد شد.
از تعویض خودکار اتاق استفاده کنید
جایگزینی خودکار اتاق به طور پیشفرض فعال است، اما فقط در صورت برآورده شدن هر دو شرط زیر، اتاقها را جایگزین میکند:
- اتاقها به عنوان منابع ساختاریافته تعریف و به عنوان فضاهای جلسه طبقهبندی میشوند.
- کاربران مکانهای کاری خود را تنظیم کردهاند و اتاقها منابع ساختاریافتهای در ساختمانهایشان هستند.
فقط کاربرانی که محل کار و منابع ساختاریافته در ساختمان خود دارند، گزینه جایگزینی خودکار اتاق را مشاهده خواهند کرد.
تعریف اتاقها به عنوان منابع ساختاریافته در کنسول مدیریت
برای همه اتاقها، دستهبندی صحیح را انتخاب کنید. برچسبگذاری نادرست منابع، مثلاً برچسبگذاری یک فضای اجتماعی به عنوان فضای جلسه، ممکن است منجر به جایگزینی نادرست اتاق شود. برای تغییر دستهبندی اتاق:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری ساختمانها و منابع نمای کلی .مستلزم داشتن امتیاز مدیریت ساختمانها و منابع است.
- در بخش مدیریت منابع، روی «باز کردن» کلیک کنید.
- در قسمت منابع ، روی نام اتاق کلیک کنید.
- روی جزئیات کلیک کنید.
- دسته بندی مناسب را انتخاب کنید:
- فضای جلسات: منابعی که برای جلسات یا کنفرانسها استفاده میشوند و میتوانند به کوچکی یک اتاق تلفن باشند.
- منابع دیگر: منابعی که برای جلسات استفاده نمیشوند، مثلاً دوچرخه یا ماشین شرکت.
- روی ذخیره کلیک کنید.
تعریف اتاقها به عنوان منابع ساختاریافته با استفاده از روش API یا CSV
برای دستورالعملهای تعریف منابع با استفاده از روش API یا CSV، به بخش «ایجاد ساختمانها، ویژگیها و منابع تقویم» بروید. دستهبندی منابع را روی «CONFERENCE_ROOM» تنظیم کنید.
اعلانهایی که باید انتظار داشت
برای رویدادهایی که قرار است ظرف ۳ ماه آینده برگزار شوند:
- تقویم، اعلانهای ایمیلی را برای برگزارکننده و مهمانان ارسال میکند و آنها را از اتاق تازه رزرو شده مطلع میسازد.
- اگر بیش از ۲۰ مهمان وجود داشته باشد، تقویم فقط به برگزارکننده و سازنده اطلاع میدهد.
همچنین، اگر اتاقی پذیرفته نشود:
- مجموعهای از رویدادهای تکرارشونده - فقط یک ایمیل ارسال میشود.
- یک مورد در یک سری از رویدادهای تکرارشونده (یک استثنا) — تقویم تا ۸ ایمیل ارسال میکند، یکی برای هر استثنا. اگر بیش از ۸ مورد وجود داشته باشد، کل سری رد میشود.
تعویض خودکار اتاق را غیرفعال کنید
برای خاموش کردن این ویژگی، مراحل زیر را دنبال کنید:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری ساختمانها و منابع نمای کلی .مستلزم داشتن امتیاز مدیریت ساختمانها و منابع است.
- به تنظیمات کلی اتاق بروید.
- گزینه «اجازه دادن به جایگزینی خودکار اتاق» را خاموش کنید.