जब कोई रूम, मीटिंग के न्योते को अस्वीकार कर देता है, तब उसकी जगह कोई दूसरा रूम बुक कर दो. मीटिंग रूम बुक करने का अनुरोध अस्वीकार किया जा सकता है. ऐसा इसलिए, क्योंकि हो सकता है कि रूम पहले से बुक हो, रखरखाव के लिए किसी रूम को हटा दिया गया हो या बार-बार होने वाली मीटिंग की किसी सीरीज़ में, एक बार रूम बुक करने में समस्या आई हो. अगर मीटिंग रूम में 70 लोगों के बैठने की जगह है, तो Google Calendar अपने-आप कोई दूसरा मीटिंग रूम ढूंढता है. अगर कोई मीटिंग रूम उपलब्ध होता है, तो उसे बुक कर देता है:
- एक ही बिल्डिंग में
- उसी उपकरण से
- इवेंट में शामिल होने वाले लोगों की संख्या के हिसाब से, सही साइज़ का होना चाहिए. नया कमरा इतना बड़ा होना चाहिए कि उसमें सभी मेहमान आराम से बैठ सकें. अगर नया रूम बहुत बड़ा है, तो उसे अपने-आप बुक नहीं किया जाएगा.
अपने-आप रूम बदलने की सुविधा का इस्तेमाल करना
अपने-आप रूम बदलने की सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होती है. हालांकि, यह सुविधा सिर्फ़ तब काम करती है, जब ये दोनों शर्तें पूरी होती हैं:
- कमरों को स्ट्रक्चर्ड रिसॉर्स के तौर पर तय किया जाता है और इन्हें मीटिंग की जगहों के तौर पर क्लासिफ़ाई किया जाता है.
- उपयोगकर्ताओं ने अपने काम करने की जगह की जानकारी सेट की हो. साथ ही, मीटिंग रूम को उनकी इमारतों में स्ट्रक्चर्ड रिसॉर्स के तौर पर सेट किया गया हो.
अपने-आप रूम बदलने की सुविधा का विकल्प सिर्फ़ उन लोगों को दिखेगा जिन्होंने काम करने की जगह सेट की है और जिनकी बिल्डिंग में स्ट्रक्चर्ड संसाधन मौजूद हैं.
Admin console में कमरों को स्ट्रक्चर्ड रिसोर्स के तौर पर तय करना
सभी कमरों के लिए सही कैटगरी चुनें. संसाधनों को गलत तरीके से लेबल करने पर, जैसे कि किसी सोशल स्पेस को मीटिंग स्पेस के तौर पर लेबल करने पर, हो सकता है कि आपको गलत रूम असाइन किया जाए. कमरे की कैटगरी बदलने के लिए:
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Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री बिल्डिंग और संसाधन खास जानकारी पर जाएं.इसके लिए, आपके पास बिल्डिंग और संसाधन से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- संसाधन मैनेजमेंट सेक्शन में, खोलें पर क्लिक करें.
- संसाधन में जाकर, कमरे के नाम पर क्लिक करें.
- जानकारी पर क्लिक करें.
- सही कैटगरी चुनें:
- मीटिंग की जगह: इसका इस्तेमाल, मीटिंग या कॉन्फ़्रेंस के लिए किया जाता है. यह फ़ोन बूथ जितना छोटा भी हो सकता है.
- अन्य संसाधन: ऐसे संसाधन जिनका इस्तेमाल मीटिंग के लिए नहीं किया जाता. उदाहरण के लिए, साइकल या कंपनी की कोई कार.
- सेव करें पर क्लिक करें.
एपीआई या सीएसवी फ़ाइल का इस्तेमाल करके, मीटिंग रूम को स्ट्रक्चर्ड रिसॉर्स के तौर पर तय करना
एपीआई या CSV फ़ाइल का इस्तेमाल करके संसाधन तय करने के निर्देशों के लिए, बिल्डिंग, सुविधाएं, और कैलेंडर संसाधन बनाएं पर जाएं. संसाधन की कैटगरी को CONFERENCE_ROOM पर सेट करें.
आपको मिलने वाली सूचनाएं
आने वाले तीन महीनों में शेड्यूल किए गए इवेंट के लिए:
- Calendar, आयोजक और मेहमानों को ईमेल से सूचनाएं भेजता है. इसमें उन्हें बुक किए गए नए कमरे के बारे में जानकारी मिलती है.
- अगर इवेंट में 20 से ज़्यादा मेहमान शामिल हैं, तो Calendar सिर्फ़ आयोजक और इवेंट बनाने वाले व्यक्ति को सूचना देगा.
अगर किसी कमरे की बुकिंग रद्द कर दी जाती है, तो:
- बार-बार होने वाले इवेंट की सीरीज़—सिर्फ़ एक ईमेल भेजा जाता है.
- बार-बार होने वाले इवेंट की सीरीज़ में शामिल कोई इवेंट (अपवाद)—Calendar, ज़्यादा से ज़्यादा आठ ईमेल भेजता है. हर अपवाद के लिए एक ईमेल भेजा जाता है. अगर आठ से ज़्यादा वीडियो हैं, तो पूरी सीरीज़ को अस्वीकार कर दिया जाता है.
अपने-आप रूम बदलने की सुविधा बंद करना
इस सुविधा को बंद करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:
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Google Admin console में, मेन्यू
डायरेक्ट्री बिल्डिंग और संसाधन खास जानकारी पर जाएं.इसके लिए, आपके पास बिल्डिंग और संसाधन से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- ग्लोबल रूम सेटिंग पर जाएं.
- अपने-आप रूम बदलने की मंज़ूरी दें को बंद करें.