Khi một phòng từ chối cuộc họp, hãy thay thế phòng đó bằng một phòng tương tự. Các phòng có thể từ chối cuộc họp vì đã được đặt trước, cơ sở vật chất đã xoá một phòng để bảo trì hoặc một chuỗi cuộc họp định kỳ gặp phải xung đột phòng một lần. Đối với phòng có sức chứa tối đa 70 người, Lịch Google sẽ tự động tìm và đặt một phòng thay thế phù hợp (nếu có):
- Trong cùng một toà nhà
- Với cùng một thiết bị
- Có kích thước hợp lý, tuỳ thuộc vào số lượng người tham dự. Phòng mới phải đủ chỗ cho tất cả người tham dự mà không quá rộng. Nếu phòng mới quá lớn, thì phòng đó sẽ không được đặt làm phòng thay thế tự động.
Sử dụng tính năng thay phòng tự động
Theo mặc định, tính năng thay phòng tự động sẽ ở trạng thái bật, nhưng tính năng này chỉ thay thế phòng khi đáp ứng cả hai điều kiện sau:
- Phòng được xác định là tài nguyên có cấu trúc và được phân loại là không gian họp.
- Người dùng đã thiết lập địa điểm làm việc và phòng là tài nguyên có cấu trúc trong các toà nhà của họ.
Chỉ những người dùng đã thiết lập địa điểm làm việc và có tài nguyên có cấu trúc trong toà nhà của họ mới thấy lựa chọn Tự động thay thế phòng.
Xác định phòng là tài nguyên có cấu trúc trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
Chọn danh mục chính xác cho tất cả các phòng. Việc gắn nhãn sai cho tài nguyên (ví dụ: gắn nhãn không gian xã hội là không gian họp) có thể dẫn đến việc thay thế phòng không chính xác. Cách thay đổi danh mục phòng:
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.
- Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
- Trong mục Tài nguyên, hãy nhấp vào tên phòng.
- Nhấp vào Chi tiết.
- Chọn danh mục phù hợp:
- Không gian hội họp: Tài nguyên dùng cho các cuộc họp hoặc hội nghị, có thể nhỏ bằng phòng nghe điện thoại.
- Tài nguyên khác: Tài nguyên không dùng cho cuộc họp, chẳng hạn như xe đạp hoặc ô tô của công ty.
- Nhấp vào Lưu.
Xác định phòng dưới dạng tài nguyên có cấu trúc bằng cách sử dụng API hoặc phương thức CSV
Hãy xem bài viết Tạo toà nhà, tính năng và tài nguyên trên Lịch để biết hướng dẫn cách xác định tài nguyên bằng phương thức API hoặc CSV. Đặt Danh mục tài nguyên thành CONFERENCE_ROOM.
Các loại thông báo bạn có thể nhận được
Đối với những sự kiện được lên lịch trong vòng 3 tháng tới:
- Lịch sẽ gửi thông báo qua email cho người tổ chức và khách, thông báo cho họ về phòng mới đặt.
- Nếu có hơn 20 khách, thì Lịch chỉ thông báo cho người tổ chức và người tạo sự kiện.
Ngoài ra, nếu một phòng từ chối:
- Một chuỗi sự kiện định kỳ – Chỉ một email được gửi.
- Một trong chuỗi sự kiện định kỳ (một trường hợp ngoại lệ) – Lịch gửi tối đa 8 email, mỗi email cho một trường hợp ngoại lệ. Nếu có hơn 8 xung đột, thì toàn bộ chuỗi sự kiện sẽ bị từ chối.
Tắt tính năng thay phòng tự động
Hãy làm theo các bước sau để tắt tính năng này:
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.
- Chuyển đến phần Cài đặt chung cho phòng.
- Tắt chế độ Cho phép thay phòng tự động.