ביטול או העברה של אירועים או יומנים משניים לפני מחיקה של משתמש

אם מוחקים או משעים משתמש בלי לנהל את האירועים שלו ביומן Google, לאירועים כבר לא יהיה מארגן שיוכל לשנות, לעדכן או לבטל אותם. האירועים חוסמים את היומנים של משתמשים אחרים ויכולים לחסום חדרי ישיבות ומשאבים. כדי למנוע את הבעיות האלה, אפשר לבטל, להעביר או לשחרר אירועים ומשאבים עתידיים לפני שמוחקים משתמש.

אם מבטלים אירועים, המשאבים משוחררים. אתם יכולים להעביר אירועים או יומנים משניים לבעלים חדשים, ולשמור או לבטל את ההזמנה של משאבים שהוזמנו לאירוע.

כשמוחקים את הבעלים של היומן, גם היומנים המשניים שלו – כולל האירועים – נמחקים. העדכון הזה כולל יומנים קבוצתיים ויומנים של Classroom. בנוסף, לא תוכלו לבצע העברות נוספות אחרי שהבעלים של היומן נמחק.

כדאי לבטל או להעביר אירועים או יומנים משניים?

  • אם אין לכם צורך לשמור את הפגישות והאירועים של משתמש, אתם יכולים לבטל את האירועים שלו. כשמבטלים אירועים, יומן Google לא שולח התראות, כדי שהמוזמנים לא יקבלו ספאם.
  • אם רוצים לשמור את האירועים והמשאבים של משתמש, אפשר להעביר רק אירועים עתידיים ולא פרטיים מהיומן הראשי שלו, עם לפחות אורח אחד או משאב אחד. כשמעבירים אירועים מהיומן הראשי של המשתמש, חשוב לזכור את הפרטים הבאים:
    • כל האירועים הפרטיים יבוטלו.
    • אירועים שהתקיימו בעבר לא מועברים.
    • יומנים משניים והאירועים שבהם לא מועברים.
    • אם משתמש נמצא בהקפאה לצורך משפטי, האירועים שלו לא מועברים.
  • אם אתם מוחקים משתמש ואתם צריכים לשמור את היומנים המשניים שלו או אם משתמשים אחרים משתמשים בהם, הקפידו להעביר את היומנים המשניים של המשתמש לפני המחיקה.
  • אם משתמש מושעה (לא נמחק), האירועים שלו נשארים ביומן, ורק סופר-אדמינים יכולים לשנות אותם.

העברה או שחרור של משאבים ואירועים של משתמש שלא נמחק

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז יומן.

    כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

  2. לוחצים על ניהול אירועים ויומנים משניים ואז העברת אירועים ומזינים את שם המשתמש של המשתמש שרוצים למחוק.
  3. בוחרים אפשרות:
    • כדי לשחרר את המשאבים ולא להעביר את האירועים, מסמנים את התיבה שחרור משאבים ואז לוחצים על שחרור משאבים.
    • כדי להעביר את האירועים למשתמש אחר, מסמנים את התיבה העברת אירועים למשתמש אחר, מזינים את שם המשתמש של הבעלים החדש ואז לוחצים על העברת אירועים.
  4. לוחצים על סיום.

ההפצה או ההעברה מתחילות כ-10 דקות לאחר מכן ויכולות להימשך 15 דקות. אחרי ההעברה, יומן משני חדש עם האירועים של המשתמש הקודם מופיע ברשימת היומנים של הבעלים החדש.

העברת אירועים בזמן מחיקת משתמש

כדי לעשות את הפעולה הזו, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  1. במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ואז הארגון שלי ואז משתמשים.

    אתם צריכים הרשאה מתאימה לניהול המשתמשים. אם אין לכם אותה, לא תראו את כל האפשרויות והכפתורים שבהוראות שכאן.

  2. מסמנים את התיבה לצד המשתמשים שרוצים למחוק ולוחצים על אפשרויות נוספות ואז מחיקת המשתמשים שנבחרו.
  3. בקטע נתונים באפליקציות אחרות, בוחרים באפשרות העברה ומזינים את שם המשתמש של הבעלים החדש.
  4. מסמנים את התיבות כדי לבחור אילו נתונים להעביר.
  5. בקטע יומן, מסמנים את התיבה גם לבטל את כל המשאבים לתזמון ביומן שהוזמנו באירועים שאורגנו על ידי המשתמש.
  6. לוחצים על מחיקת משתמש או על מחיקת משתמשים.
  7. אם צריך, מוחקים את המשתמש מרשימת אנשי הקשר. השלבים מפורטים במאמר בנושא עדכון אנשי קשר.

אחרי העברת האירוע, יומן משני חדש עם האירועים של המשתמש הקודם מופיע ברשימת היומנים של הבעלים החדש.

ביטול אוטומטי של אירועים עתידיים של כל המשתמשים שנמחקו

אם תבחרו באפשרות הזו, 21 ימים אחרי שתמחקו משתמש, המערכת תבטל באופן אוטומטי את האירועים העתידיים שלו. האפשרות הזו לא חלה רטרואקטיבית על משתמשים שנמחקו בעבר.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז יומן.

    כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

  2. לוחצים על ניהול אירועים ויומנים משניים.
  3. בקטע אירועים של משתמשים שנמחקו, מסמנים את התיבה ביטול שקט של אירועים עתידיים של משתמשים שנמחקו.
  4. לוחצים על שמירה.

ביטול אירועים עתידיים של משתמשים ספציפיים

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז יומן.

    כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

  2. לוחצים על ניהול אירועים ויומנים משניים ואז ביטול אירועים.
  3. מזינים את שם המשתמש של המשתמש שהאירועים שלו יימחקו ואז ביטול אירועים.
  4. לוחצים על סיום.

תהליך הביטול מתחיל כ-10 דקות לאחר מכן ויכול להימשך עד 15 דקות.

העברת היומנים המשניים של משתמש שלא נמחק

אתם יכולים להעביר את הבעלות על יומנים משניים של משתמש שלא נמחק למשתמש אחר בארגון שלו.

לפני שמתחילים:

  • אפשר להעביר יומנים משניים רק למשתמשים באותו ארגון. אי אפשר להעביר יומנים למשתמשים מחוץ לארגון.
  • כדי להעביר יומנים משניים, צריך הרשאה לניהול יומנים ואז ביומן.

כדי להעביר יומנים משניים של משתמש שלא נמחק:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואזיומן.

    ליומן

    כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין לניהול יומנים.

  2. לוחצים על ניהול אירועים ויומנים משניים ואז העברת יומן משני.
  3. כדי להעביר את כל היומנים המשניים ממשתמש אחד למשתמש אחר:
    • בשדה מהמשתמש,מזינים את שם המשתמש שממנו היומנים מועברים.
    • בשדה למשתמש,מזינים את השם של המשתמש שאליו יועברו היומנים.

  4. לוחצים על העברת יומנים משניים.

    אחרי שההעברה מאושרת, היומנים המשניים מועברים אחד בכל פעם למשתמש המקבל. אם יש כמה יומנים להעברה, התהליך יכול לקחת הרבה זמן.