Een groepsagenda maken en delen

Je kunt agenda's maken om te delen met mensen in je organisatie. Dit noemen we groepsagenda's. U kunt bijvoorbeeld een gedeelde groepsagenda maken met de vrije dagen in het bedrijf en een andere gedeelde groepsagenda met organisatiebrede vergaderingen.

Opmerkingen:

  • De beheerder of gebruiker die een groepsagenda maakt, is de eigenaar van die agenda. Organisatiebeleid, zoals het beleid voor gegevensregio's, dat van toepassing is op die eigenaar, is ook van toepassing op de agenda. Het eigendom van de gegevens blijft bij de organisatie van de agenda-eigenaar.
  • Als een groep wordt uitgenodigd voor een afspraak, wordt er een kopie van de afspraak opgeslagen en verwerkt volgens het gegevensbeleid van de organisatie.
  • Als de eigenaar van een groepsagenda wordt verwijderd, wordt de agenda ook verwijderd. We raden u aan agenda's over te zetten voordat u gebruikers verwijdert, zodat u deze gegevens niet kwijtraakt. Ga naar Afspraken of secundaire agenda's annuleren of overzetten voordat u een gebruiker verwijdert voor meer informatie.

Een groepsagenda maken

  1. Open Google Agenda.
  2. Klik links naast Andere agenda's op Toevoegen en dan Nieuwe agenda maken.
  3. Voeg de naam van de agenda toe (bijvoorbeeld Agenda marketingteam), een beschrijving en een tijdzone.
  4. Klik op Agenda maken.

Uw agenda delen

Je kunt een agenda delen met je hele organisatie of met een specifieke persoon of groep.

  1. Open Google Agenda.
  2. Klik links op de naam van de nieuwe agenda.
  3. Plaats de cursor op de gedeelde agenda en klik op Meer  en dan Instellingen en delen.
  4. Kies een optie:
    • Iedereen in uw organisatie: Vink onder Toegangsrechten het vakje aan voor Beschikbaar maken voor *uw organisatie*. Als u de agenda wilt delen, vraagt u gebruikers zich te abonneren op de agenda of deelt u de agenda met een individuele persoon of groep.
    • Een specifieke persoon of groep: Klik onder Delen met specifieke mensen op Mensen toevoegen en dan voeg het e-mailadres toe van de persoon of groep waarmee je de agenda wilt delen.
  5. Klik in het vak met rechten op de pijl-omlaag  en dan kies een optie. Ga naar Rechteninstellingen voor meer informatie.
  6. Klik op Verzenden.

De leden krijgen een e-mailmelding met een link naar de gedeelde agenda.

  • Individuele gebruikers en bestaande groepsleden: Gebruikers krijgen e-mailmeldingen als agenda's worden gedeeld.
  • Nieuwe groepsleden: Nieuwe groepsleden krijgen e-mailmeldingen over de agenda's waartoe ze toegang hebben, meestal binnen een uur nadat ze lid zijn geworden van de groep. Nieuwe groepsleden krijgen deze e-mailmelding niet als de groep meer dan 100 agenda's heeft die met de groep zijn gedeeld.

Deze e-mailmeldingen bevatten de link Toevoegen aan agenda. Als een gebruiker op deze link klikt en daarna op Agenda toevoegen, wordt de agenda getoond in de lijst Andere agenda's voor die gebruiker.

Zorgen dat mensen gedeelde agenda's kunnen vinden

U kunt mensen de agenda-ID sturen zodat ze een gedeelde agenda kunnen vinden.

  1. Open Google Agenda.
  2. Zoek in 'Mijn agenda's' naar de gedeelde agenda.
  3. Plaats de cursor op de gedeelde agenda en klik op Meer  en dan Instellingen en delen.
  4. Ga naar het gedeelte Agenda integreren en kopieer de agenda-ID. Het is lang.
  5. Plak de ID in een document of op een website en geef deze aan de nieuwe gebruikers.
  6. Vraag de gebruiker de volgende acties uit te voeren:
    1. Klik naast Andere agenda's op  en dan Abonneren op agenda.
    2. Plak de agenda-ID in het vak Agenda toevoegen en druk op Enter.

De agenda wordt dan getoond in de lijst Andere agenda's van de gebruiker.

Als u wilt dat uw gebruikers agenda's kunnen maken en delen, stuurt u ze naar: