Créer et partager un agenda de groupe

Vous pouvez créer des agendas à partager avec les membres de votre organisation. On parle alors d'agendas de groupe. Par exemple, vous pouvez créer un agenda de groupe partagé pour les vacances du personnel et un autre pour les réunions générales.

Remarques :

  • L'administrateur ou l'utilisateur qui crée un agenda de groupe en est le propriétaire. Les règles de l'organisation, telles que les règles pour les régions de données, qui s'appliquent à ce propriétaire s'appliquent également à l'agenda. L'organisation propriétaire de l'agenda reste propriétaire des données.
  • Si un groupe est invité à un événement, une copie de l'événement est stockée et traitée conformément aux règles de l'organisation concernant les données.
  • Lorsqu'un propriétaire de groupe est supprimé, l'agenda du groupe est également supprimé. Pour éviter de perdre ces données, nous vous recommandons de transférer les agendas avant de supprimer les utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez Annuler ou transférer des événements ou des agendas secondaires avant de supprimer un compte utilisateur.

Créer un agenda de groupe

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. À gauche, à côté de Autres agendas, cliquez sur Ajouter  puis Créer un agenda.
  3. Ajoutez le nom de l'agenda (par exemple, "Agenda de l'équipe marketing"), une description et un fuseau horaire.
  4. Cliquez sur Créer l'agenda.

Partager votre agenda

Vous pouvez partager un agenda avec l'ensemble de votre organisation, ou avec une personne ou un groupe spécifiques.

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. À gauche, cliquez sur le nom du nouvel agenda.
  3. Pointez sur l'agenda partagé, puis cliquez sur Plus  puis Paramètres et partage.
  4. Sélectionnez une option :
    • Tous les membres de votre organisation : sous "Autorisations d'accès", cochez la case Rendre disponible pour *votre organisation* . Pour partager un agenda, demandez aux utilisateurs de s'y abonner, ou partagez-le avec une personne ou un groupe.
    • Une personne ou un groupe en particulier : sous "Partager avec des personnes en particulier", cliquez sur Ajouter des contacts puis saisissez l'adresse e-mail de toutes les personnes ou du groupe avec qui vous souhaitez partager l'agenda.
  5. Dans la zone des autorisations, cliquez sur la flèche vers le bas puis choisissez une option. Pour en savoir plus, consultez Paramètres d'autorisation.
  6. Cliquez sur Envoyer.

Les membres reçoivent des notifications par e-mail contenant des liens vers les agendas partagés.

  • Utilisateurs individuels et membres de groupes existants : les utilisateurs reçoivent des notifications par e-mail lorsque des agendas sont partagés.
  • Nouveaux membres du groupe : les nouveaux membres du groupe reçoivent des notifications par e-mail concernant les agendas auxquels ils peuvent accéder, généralement dans l'heure qui suit leur arrivée dans le groupe. sauf si le groupe compte plus de 100 agendas partagés.

Ces notifications par e-mail contiennent un lien Ajouter à l'agenda. Si un utilisateur clique sur ce lien, puis sur Ajouter l'agenda, l'agenda s'affiche dans la liste Autres agendas de cet utilisateur.

Aider les utilisateurs à trouver des agendas partagés

Pour aider les utilisateurs à trouver des agendas partagés, vous pouvez leur envoyer l'ID de l'agenda en question.

  1. Ouvrez Google Agenda.
  2. Sous "Mes agendas", localisez l'agenda partagé.
  3. Pointez sur l'agenda partagé, puis cliquez sur Plus  puis Paramètres et partage.
  4. Accédez à la section Intégrer l'agenda et copiez l'ID de l'agenda. C'est long.
  5. Collez cet ID dans un document ou sur un site Web pour le transmettre aux nouveaux utilisateurs.
  6. Dites-lui d'effectuer les actions suivantes :
    1. À côté de Autres agendas, cliquez sur  puis S'abonner à l'agenda.
    2. Collez l'ID de l'agenda dans la zone "Ajouter un agenda", puis appuyez sur Entrée.

L'agenda s'affiche alors dans la liste Autres agendas de l'utilisateur.

Pour aider vos utilisateurs à créer et partager des agendas, envoyez-les vers :