Creare e condividere un calendario di gruppo

Puoi creare calendari da condividere con le persone della tua organizzazione. Questi sono chiamati calendari di gruppo. Ad esempio, potresti creare un calendario di gruppo condiviso per i giorni festivi aziendali e un altro per le riunioni plenarie dell'organizzazione.

Note:

  • L'amministratore o l'utente che crea un calendario del gruppo ne è il proprietario. Le norme dell'organizzazione, come le norme per le regioni di dati, che si applicano a quel proprietario si applicano anche al calendario. La proprietà dei dati rimane all'organizzazione proprietaria del calendario.
  • Se un gruppo viene invitato a un evento, una copia dell'evento viene archiviata ed elaborata in base alle policy dei dati dell'organizzazione.
  • Quando viene eliminato il proprietario di un calendario di gruppo, viene eliminato anche il calendario. Per evitare di perdere questi dati, ti consigliamo di trasferire i calendari prima di eliminare gli utenti. Per maggiori dettagli, vedi Annulla o trasferisci gli eventi o i calendari secondari prima di eliminare un utente.

Creare un calendario di gruppo

  1. Apri Google Calendar.
  2. A sinistra, accanto ad Altri calendari, fai clic su Aggiungi e poi Crea nuovo calendario.
  3. Aggiungi il nome del calendario (ad esempio, Calendario del team di marketing), una descrizione e un fuso orario.
  4. Fai clic su Crea calendario.

Condividere il calendario

Puoi condividere un calendario con l'intera organizzazione o con una persona o un gruppo specifici.

  1. Apri Google Calendar.
  2. A sinistra, fai clic sul nome del nuovo calendario.
  3. Posiziona il cursore del mouse sul calendario condiviso e fai clic su Altro e poi Impostazioni e condivisione.
  4. Scegli un'opzione:
    • Tutti i membri dell'organizzazione: nella sezione Autorizzazioni di accesso, seleziona la casella Rendi disponibile per *la tua organizzazione*. Per condividere il calendario, chiedi agli utenti di iscriversi al calendario o condividilo con una persona o un gruppo.
    • Una persona o un gruppo specifici: nella sezione Condividi con persone specifiche, fai clic su Aggiungi persone e poi aggiungi l'indirizzo email della persona o del gruppo con cui vuoi condividere il calendario.
  5. Nella casella delle autorizzazioni, fai clic sulla Freccia giù e poi scegli un'opzione. Per maggiori dettagli, vedi Impostazioni delle autorizzazioni.
  6. Fai clic su Invia.

I membri ricevono notifiche via email con il link del calendario condiviso.

  • Singoli utenti e membri di gruppi esistenti: gli utenti ricevono notifiche via email quando i calendari vengono condivisi.
  • Nuovi membri del gruppo: i nuovi membri del gruppo ricevono notifiche via email sui calendari a cui possono accedere, in genere entro un'ora dall'iscrizione al gruppo. I nuovi membri del gruppo non ricevono questa email di notifica se il gruppo ha più di 100 calendari condivisi.

In queste notifiche via email è incluso il link Aggiungi al calendario. Se un utente fa clic su questo link e poi su Aggiungi calendario, il calendario viene visualizzato nell'elenco Altri calendari per quell'utente.

Aiutare gli utenti a trovare i calendari condivisi

Per aiutare gli utenti a trovare i calendari condivisi, puoi inviare loro l'ID del calendario.

  1. Apri Google Calendar.
  2. Individua il calendario condiviso nella sezione I miei calendari.
  3. Posiziona il cursore del mouse sul calendario condiviso e fai clic su Altro e poi Impostazioni e condivisione.
  4. Vai alla sezione Integra calendario e copia l'ID calendario. È lungo.
  5. Incolla questo ID nel documento o nel sito web che fornirai ai nuovi utenti
  6. Chiedi loro di eseguire le seguenti azioni:
    1. Accanto ad Altri calendari, fai clic su e poi Iscriviti al calendario.
    2. Incolla l'ID calendario nella casella Aggiungi un calendario e premi Invio.

Il calendario viene quindi visualizzato nell'elenco Altri calendari dell'utente.

Per aiutare gli utenti a creare e condividere calendari, invitali a visitare: