Tạo và chia sẻ lịch nhóm

Là quản trị viên tại nơi làm việc hoặc trường học, bạn có thể tạo lịch để chia sẻ với mọi người dùng thuộc tổ chức của mình. Đây được gọi là lịch nhóm. Ví dụ: Bạn có thể tạo lịch nhóm dùng chung cho các ngày nghỉ của công ty và một lịch khác cho các cuộc họp trên toàn tổ chức.

Lưu ý:

  • Quản trị viên hoặc người dùng tạo lịch nhóm sẽ sở hữu lịch đó. Các chính sách của tổ chức (chẳng hạn như chính sách về khu vực lưu trữ dữ liệu) áp dụng cho chủ sở hữu đó cũng áp dụng cho lịch. Quyền sở hữu dữ liệu vẫn thuộc về tổ chức của chủ sở hữu lịch.
  • Nếu một nhóm được mời tham gia sự kiện, thì bản sao của sự kiện đó sẽ được lưu trữ và xử lý theo chính sách dữ liệu của tổ chức cấp cao nhất.

Tạo lịch nhóm

Trước khi bắt đầu:

  • Để chỉ chia sẻ lịch với một số người dùng nhất định trong tổ chức, trước tiên, hãy thêm họ vào nhóm riêng. Làm theo các bước trong bài viết Tạo nhóm.
  • Người dùng tạo lịch là chủ sở hữu của lịch đó. Các chính sách của tổ chức áp dụng cho người dùng cũng áp dụng cho lịch. Lưu ý: Kể từ đầu năm 2026, khi chủ sở hữu của một lịch nhóm bị xoá, lịch đó cũng sẽ bị xoá. Để tránh mất dữ liệu này, bạn nên chuyển lịch trước khi xoá người dùng. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Huỷ hoặc chuyển quyền sở hữu sự kiện hoặc lịch phụ trước khi xoá người dùng.
  1. Mở Lịch Google.
  2. Ở bên trái, bên cạnh Lịch khác, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm sau đó Tạo lịch mới.
  3. Thêm tên lịch (ví dụ: Lịch của nhóm tiếp thị), nội dung mô tả và múi giờ.
  4. Nhấp vào Tạo lịch.

Chia sẻ lịch

Bạn có thể chia sẻ lịch với toàn bộ tổ chức hoặc với một người/nhóm cụ thể.

  1. Mở Lịch Google.
  2. Ở bên trái, hãy nhấp vào tên của lịch mới.
  3. Trỏ vào lịch dùng chung rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Cài đặt và chia sẻ.
  4. Chọn một mục:
    • Mọi người trong tổ chức của bạn – Trong phần Quyền truy cập, hãy đánh dấu vào hộp Hiển thị cho tổ chức của bạn. Để chia sẻ lịch, hãy yêu cầu người dùng đăng ký theo dõi lịch hoặc chia sẻ lịch với một cá nhân hoặc nhóm.
    • Một người hoặc nhóm cụ thể – Trong phần Chia sẻ với người cụ thể, hãy nhấp vào Thêm người sau đó thêm địa chỉ email của cá nhân hoặc nhóm mà bạn muốn chia sẻ lịch.
  5. Trong hộp quyền, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống sau đó chọn một mục. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Cài đặt quyền.
  6. Nhấp vào Gửi.

Các thành viên sẽ nhận được thông báo qua email kèm theo đường liên kết đến lịch dùng chung.

  • Người dùng riêng lẻ và thành viên hiện tại của nhóm – Người dùng sẽ nhận được thông báo qua email khi lịch được chia sẻ.
  • Thành viên mới của nhóm – Thành viên mới của nhóm sẽ nhận được thông báo qua email về lịch mà họ có thể truy cập, thường là trong vòng một giờ sau khi tham gia nhóm. Thành viên mới của nhóm sẽ không nhận được email thông báo này nếu nhóm có hơn 100 lịch được chia sẻ.

Những thông báo qua email này có đường liên kết Thêm vào lịch. Nếu người dùng nhấp vào đường liên kết này rồi nhấp vào Thêm lịch, thì lịch sẽ xuất hiện trong danh sách Lịch khác của người dùng đó.

Giúp mọi người tìm thấy lịch dùng chung

Để giúp mọi người tìm thấy lịch dùng chung, bạn có thể gửi cho họ mã lịch.

  1. Mở Lịch Google.
  2. Trong phần Lịch của tôi, hãy tìm lịch dùng chung.
  3. Trỏ vào lịch dùng chung rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Cài đặt và chia sẻ.
  4. Di chuyển xuống phần Tích hợp lịch rồi sao chép mã lịch. Mã này khá dài.
  5. Dán mã này vào tài liệu hoặc trang web mà bạn cung cấp cho người dùng mới.
  6. Hướng dẫn họ thực hiện những thao tác sau:
    1. Bên cạnh Lịch khác, hãy nhấp vào biểu tượng sau đó Đăng ký lịch.
    2. Dán mã lịch vào hộp Thêm lịch rồi nhấn phím Enter.

Sau đó, lịch này sẽ xuất hiện trong danh sách Lịch khác của người dùng.

Để giúp người dùng tạo và chia sẻ lịch, hãy hướng dẫn họ tham khảo: