Integra el Calendario con una solución de archivado de terceros

Edición compatible con esta función: Enterprise Plus con los complementos de Assured Controls y Assured Controls Plus. Esta función requiere tener los privilegios de lectura y escritura de archivado de terceros.

Como administrador, puedes configurar una solución de terceros para archivar los eventos de Google Calendar y sus detalles como archivos de diario de correo electrónico. Esta solución puede ser útil para lo siguiente:

  • Cumplir con los requisitos de almacenamiento electrónico de la FINRA y otras regulaciones de servicios financieros, incluida la Regla 17a-4 de la SEC. Para obtener más información, consulta la guía de configuración de la FINRA de Google Workspace.
  • Seguir utilizando una solución de archivado de terceros para los requisitos críticos de mantenimiento de registros, supervisión y vigilancia, y supervisión.

Antes de comenzar

  • Tu solución de archivado de terceros debe admitir que los mensajes se transmitan mediante una conexión SMTP a través de la seguridad de la capa de transporte (TLS). TLS es un protocolo de seguridad que encripta el correo electrónico para proteger su privacidad. Si intentas enviar mensajes de diario a una solución de archivado de terceros que no admite TLS, los mensajes no se entregarán. Para obtener más información, consulta Cómo enviar correos electrónicos a través de una conexión TLS segura.
  • Aprobación de varias partes: Si la aprobación de varias partes está habilitada para tu organización, cualquier cambio en la configuración de archivado de terceros, como inhabilitar la función o cambiar la dirección de archivado, requiere la aprobación de otro administrador avanzado. Para obtener más información, consulta Aprobación de varias partes para acciones sensibles.

Configura el archivado de Calendar de terceros

Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Calendar.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendar.

  2. Haz clic en Configuración de archivado de terceros.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
  4. Marca la casilla Archivado habilitado.
  5. En Dirección de destino, ingresa la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar los mensajes de diario.
  6. Haz clic en Guardar.

¿Qué se archiva?

Cuando activas esta función, Calendar archiva las siguientes acciones de los usuarios que se encuentran en la unidad organizativa o el grupo en el que se configura el archivado de terceros. Los datos se envían como un archivo adjunto de correo electrónico ICS estándar.

  • Creación de un evento
  • Actualización de un evento
  • Borrado de un evento
  • Cuando comienza un evento

Se archivan todos los tipos de eventos, incluidos los eventos fuera de la oficina, la ubicación de trabajo, el tiempo dedicado y los eventos privados.

Los datos archivados incluyen todos los detalles del evento, como el título, la descripción, los asistentes, la fecha, la hora y cualquier otra información asociada con el evento.