Ta funkcja jest dostępna w wersji Enterprise Plus z dodatkami Bezpieczne ustawienia i Bezpieczne ustawienia Plus. Aby korzystać z tej funkcji, musisz mieć uprawnienia do odczytu i zapisu w zakresie archiwizacji zewnętrznej.
Jako administrator możesz skonfigurować rozwiązanie innej firmy, aby archiwizować wydarzenia z Kalendarza Google i ich szczegóły w postaci archiwów dziennika poczty e-mail. Może to być przydatne do:
- zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi przechowywania danych elektronicznych, w tym z przepisami FINRA i innymi przepisami dotyczącymi usług finansowych, takimi jak SEC 17a-4; więcej informacji znajdziesz w przewodniku konfiguracji Google Workspace zgodnie z wymogami FINRA;
- dalszego używania rozwiązania innej firmy do przechowywania ważnych danych, nadzoru i kontroli oraz spełniania wymagań dotyczących nadzoru.
Zanim zaczniesz
- Rozwiązanie do archiwizacji innej firmy musi obsługiwać przesyłanie wiadomości za pomocą protokołu SMTP przez połączenie TLS. TLS to protokół bezpieczeństwa, który szyfruje e-maile, aby zapewnić ochronę zawartych w nich informacji. Wiadomości dziennika wysyłane do rozwiązania archiwizacyjnego innej firmy, które nie obsługuje TLS, nie będą one dostarczane. Więcej informacji znajdziesz w artykule Wysyłanie e-maili przez bezpieczne połączenie TLS.
- Zatwierdzenie przez wiele osób – jeśli w Twojej organizacji włączona jest opcja zatwierdzenia przez wiele osób, każda zmiana ustawienia archiwizacji zewnętrznej, np. wyłączenie tej funkcji lub zmiana adresu archiwizacji, wymaga zatwierdzenia przez innego superadministratora. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zatwierdzenie przez wiele osób działań związanych z poufnymi danymi.
Konfigurowanie archiwizacji zewnętrznej w Kalendarzu
Zanim zaczniesz: jeśli musisz skonfigurować dział lub zespół dla tego ustawienia, przeczytaj artykuł Dodawanie jednostki organizacyjnej.
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje
Google Workspace
Kalendarz.Wymaga uprawnień administratora Kalendarza.
- Kliknij Ustawienia archiwizacji zewnętrznej.
- (Opcjonalnie) Aby zastosować ustawienie na potrzeby działu lub zespołu, z boku wybierz jednostkę organizacyjną.
- Zaznacz pole Archiwizacja włączona.
- W polu Adres docelowy wpisz adres e-mail, na który chcesz wysyłać wiadomości dziennika.
- Kliknij Zapisz.
Co jest archiwizowane?
Gdy włączysz tę funkcję, Kalendarz będzie archiwizować te działania użytkowników, którzy należą do jednostki organizacyjnej lub grupy, w której skonfigurowano archiwizację zewnętrzną. Dane są wysyłane jako standardowy załącznik do e-maila w formacie ICS.
- Tworzenie wydarzenia
- Aktualizowanie wydarzenia
- Usuwanie wydarzenia
- Rozpoczynanie wydarzenia
Archiwizowane są wszystkie typy wydarzeń, w tym wydarzenia poza biurem, lokalizacja pracy, czas skupienia i wydarzenia prywatne.
Archiwizowane dane obejmują wszystkie szczegóły wydarzenia, takie jak tytuł, opis, uczestnicy, data, godzina i inne informacje powiązane z wydarzeniem.