ใช้ปฏิทินร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Plus ที่มีส่วนเสริม Assured Controls และ Assured Controls Plus ฟีเจอร์นี้ต้องมีสิทธิ์อ่าน/เขียนการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บกิจกรรมใน Google ปฏิทินและรายละเอียดของกิจกรรมเป็นไฟล์ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมลได้ ซึ่งโซลูชันดังกล่าวจะมีประโยชน์ดังนี้

  • ปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ เกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ FINRA และกฎระเบียบอื่นๆ ของบริการทางการเงิน รวมถึง SEC Rule 17a-4 ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่คู่มือการกำหนดค่า FINRA ของ Google Workspace
  • ใช้โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามต่อไปสำหรับข้อกำหนดด้านการเก็บบันทึกที่สำคัญ การกำกับดูแล การเฝ้าระวัง และการตรวจสอบ

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น

  • โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามต้องรองรับการส่งข้อความโดยใช้การเชื่อมต่อ SMTP ผ่าน Transport Layer Security (TLS) ซึ่งเป็นโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้ารหัสอีเมลเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว หากคุณพยายามส่งข้อความรายการบันทึกไปยังโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามที่ไม่รองรับ TLS ระบบจะไม่ส่งข้อความดังกล่าว ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อส่งอีเมลผ่านการเชื่อมต่อ TLS ที่ปลอดภัย
  • การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ \- หากเปิดใช้การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับองค์กร การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม เช่น การปิดใช้ฟีเจอร์หรือการเปลี่ยนที่อยู่การเก็บถาวร จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบขั้นสูงรายอื่น ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการดำเนินการที่มีความละเอียดอ่อน

ตั้งค่าการเก็บถาวรของปฏิทินโดยบุคคลที่สาม

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น ปฏิทิน

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในปฏิทิน

  2. คลิกการตั้งค่าการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม
  3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กร ที่ด้านข้าง
  4. เลือกช่องเปิดใช้การเก็บถาวร
  5. ในที่อยู่ปลายทาง ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการส่งข้อความรายการบันทึก
  6. คลิกบันทึก

สิ่งที่ระบบจะเก็บถาวร

เมื่อคุณเปิดฟีเจอร์นี้ ปฏิทินจะเก็บถาวรการดำเนินการต่อไปนี้ของผู้ใช้ที่อยู่ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่มีการตั้งค่าการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม ระบบจะส่งข้อมูลเป็นไฟล์แนบอีเมล ICS มาตรฐาน

  • การสร้างกิจกรรม
  • การอัปเดตกิจกรรม
  • การลบกิจกรรม
  • เมื่อกิจกรรมเริ่มต้น

ระบบจะเก็บถาวรกิจกรรมทุกประเภท รวมถึงกิจกรรมลางาน สถานที่ทำงาน เวลาที่ต้องการสมาธิ และกิจกรรมส่วนตัว

ข้อมูลที่เก็บถาวรจะมีรายละเอียดทั้งหมดของกิจกรรม เช่น ชื่อ คำอธิบาย ผู้เข้าร่วม วันที่ เวลา และข้อมูลอื่นๆ ที่เชื่อมโยงกับกิจกรรม