यह सुविधा, Assured Controls और Assured Controls Plus ऐड-ऑन के साथ Enterprise Plus वर्शन में उपलब्ध है. इस सुविधा के लिए, आपके पास तीसरे पक्ष की सेवा के लिए, संग्रह किए गए डेटा को पढ़ने/लिखने के अधिकार होने चाहिए.
एडमिन के तौर पर, Google Calendar इवेंट और उनकी जानकारी को ईमेल जर्नल के संग्रह के तौर पर सेव करने के लिए, तीसरे पक्ष का समाधान सेट अप किया जा सकता है. यह समाधान इनके लिए काम का हो सकता है:
- FINRA और वित्तीय सेवाओं से जुड़े अन्य कानूनों के तहत, इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन करना. इनमें एसईसी का नियम 17a-4 भी शामिल है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Workspace के लिए FINRA कॉन्फ़िगरेशन गाइड पर जाएं.
- ज़रूरी रिकॉर्ड रखने, निगरानी करने या छिपकर निगरानी करने, और निगरानी से जुड़ी ज़रूरी शर्तों को पूरा करने के लिए, तीसरे पक्ष के संग्रह करने वाले समाधान का इस्तेमाल जारी रखें.
शुरू करने से पहले
- तीसरे पक्ष के आर्काइविंग समाधान में यह सुविधा होनी चाहिए कि ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (टीएलएस) कनेक्शन पर एसएमटीपी का इस्तेमाल करके मैसेज भेजे जा सकें. TLS एक सुरक्षा प्रोटोकॉल है. यह ईमेल को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करता है, ताकि उसकी निजता बनी रहे. अगर टीएलएस की सुविधा के साथ काम न करने वाले किसी तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान पर जर्नल मैसेज भेजने की कोशिश की जाती है, तो मैसेज डिलीवर नहीं होंगे. ज़्यादा जानकारी के लिए, सुरक्षित टीएलएस कनेक्शन पर ईमेल भेजें पर जाएं.
- कई पक्षों से अनुमति—अगर आपके संगठन के लिए, कई पक्षों से अनुमति लेने की सुविधा चालू है, तो तीसरे पक्ष की मदद से डेटा संग्रहित करने की सेटिंग में कोई भी बदलाव करने के लिए, किसी दूसरे सुपर एडमिन से अनुमति लेनी होगी. जैसे, इस सुविधा को बंद करना या संग्रहित करने का पता बदलना. ज़्यादा जानकारी के लिए, संवेदनशील कार्रवाइयां करने के लिए, कई पक्षों से अनुमति लेने की सुविधा पर जाएं.
Calendar के डेटा को तीसरे पक्ष के सर्वर पर संग्रहित करने की सुविधा सेट अप करना
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई डिपार्टमेंट या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की इकाई जोड़ें पर जाएं.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Calendar पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Calendar के एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- कॉन्टेंट संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष की सुविधा से जुड़ी सेटिंग पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग किसी डिपार्टमेंट या टीम के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.
- संग्रहित करने की सुविधा चालू है बॉक्स को चुनें.
- मंज़िल का पता के लिए, वह ईमेल पता डालें जिस पर आपको जर्नल के मैसेज भेजने हैं.
- सेव करें पर क्लिक करें.
किन चीज़ों को संग्रहित किया जाता है?
इस सुविधा को चालू करने पर, Calendar उन उपयोगकर्ताओं की इन कार्रवाइयों को संग्रहित करेगा जो उस संगठन की इकाई या ग्रुप में शामिल हैं जहां तीसरे पक्ष के सर्वर पर डेटा संग्रहित करने की सुविधा सेट अप की गई है. डेटा को स्टैंडर्ड ICS ईमेल अटैचमेंट के तौर पर भेजा जाता है.
- ईवेंट बनाना
- किसी इवेंट को अपडेट करना
- किसी इवेंट को मिटाना
- जब कोई इवेंट शुरू होता है
सभी तरह के इवेंट संग्रहित किए जाते हैं. इनमें 'अभी मैं छुट्टी पर हूं', 'काम करने की जगह', 'फ़ोकस टाइम' और निजी इवेंट शामिल हैं.
संग्रहित किए गए डेटा में, इवेंट की पूरी जानकारी शामिल होती है. जैसे, टाइटल, ब्यौरा, मेहमान, तारीख, समय, और इवेंट से जुड़ी कोई अन्य जानकारी.