Frigör oanvända mötesrum i Kalender

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus; G Suite Business. Jämför din utgåva

Du kan automatiskt frigöra bokade mötesrum när alla utom en person tackar nej till mötet i Google Kalender. Du kan också anpassa frisläppningar och endast exkludera vissa rum och användare från frisläppning. När ett rum frisläpps får mötesorganisatören ett e-postmeddelande.

Tips: Använd Room Insights-instrumentpanelen för att analysera rumsfrisläppningar för din organisation. Med den här instrumentpanelen kan du se det totala antalet frisläppta rumstimmar, ombokade timmar och ofrisläppta timmar. Läs mer

Slå på eller av rumsfrisläppningar

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Katalog och sedan Byggnader och resurser och sedan Rumsinställningar .

    Kräver administratörsrättigheter för kalendern .

  2. För att se om rum är fria för avböjda evenemang , klicka på På eller Av .
  3. Klicka på Spara .

Exkludera rum eller användargrupper från rumsutgivningar

Uteslut ett rum

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Katalog och sedan Byggnader och resurser och sedan Hantera resurser .

    Kräver administratörsrättigheter för kalendern .

  2. Klicka på resursnamnet för rummet.
  3. I avsnittet Rumsinställningar klickar du på nedåtpilen .
  4. För Undantagen från rumsfrisläppning väljer du På .
  5. Klicka på Spara .

Uteslut en användargrupp

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Katalog och sedan Byggnader och resurser och sedan Rumsinställningar .

    Kräver administratörsrättigheter för kalendern .

  2. I avsnittet Globala rumsinställningar klickar du på nedåtpilen .
  3. För Undantagna användargrupper från rumsfrisläppning klickar du på Redigera grupper .
  4. Ange användargruppen och klicka på Spara .

Åtgärda oönskade rumssläpp

Du kan minska oönskade rumssläpp med undantag för rum och organisatörer. Google Kalender har logik som hjälper, men ditt val av rum och användargrupper är avgörande.

Situationer där Kalender inte släpper rum

Kalendern släpper inte rum när:
  • Gäster tackar nej mindre än 10 minuter innan ett möte börjar.
  • Mötet är planerat att äga rum inom de närmaste 30 minuterna.
  • Ett rum bokas direkt i rummets kalender.
  • Mötet varar längre än 4 timmar.
  • Rummet rymmer 20+ personer.
  • Rummet har tidigare släppts och sedan lagts till igen för samma möte.
  • Det finns inga gäster förutom arrangören eller så finns det externa gäster.
  • Mötet är bokat i en sekundär kalender.
  • Rummet är stort, eller så är det bokat för ett stort möte eller evenemang.

Obs: Detta är inte en komplett lista över faktorer för rumsfrigöring, och logiken för rumsfrigöring kan komma att ändras.

Välj rum att släppa

Google rekommenderar att de flesta av dina rum har automatisk rumsfrigöring aktiverad, förutom rum som är:
  • Används ofta av viktiga anställda, till exempel en VD:s privata rum.
  • Används för affärskritiska funktioner (rekrytering, kundmöten eller speciella evenemang).
  • Begränsad för de flesta anställda.
  • Används av externa gäster som inte är inbjudna till evenemanget.

Välj rumsorganisatörer

Uteslut användare från automatisk rumsfrigöring som:
  • Skapa möten för VIP-anställda.
  • Bokar ofta möten åt andra men deltar inte i dem.
  • Är chefer på hög nivå.
  • Boka in affärskritiska och externa möten.