Biri hariç tüm kullanıcılar Google Takvim'de toplantıyı reddettiğinde, toplantı odalarının rezervasyonunu otomatik olarak iptal edebilirsiniz. Ayrıca iptal ederken gerekli ayarlamaları yaparak belirli oda ve kullanıcıların iptalden etkilenmemesini sağlayabilirsiniz. Odanın rezervasyonu iptal edildiğinde, toplantıyı düzenleyen kullanıcıya bir e-posta bildirimi gönderilir.
İpucu: Kuruluşunuzdaki oda rezervasyon iptallerini analiz etmenize yardımcı olması için Oda Analizleri Kontrol Paneli'ni kullanın. Bu kontrol panelinde odayla ilişkili olarak rezervasyonu iptal edilen, yeniden rezerve edilen ve rezervasyonu iptal edilmeyen saatlerin toplam sayısını görebilirsiniz. Daha fazla bilgi
Oda rezervasyonunun iptali özelliğini etkinleştirme veya devre dışı bırakma
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin Binalar ve kaynaklar Oda ayarları'na gidin.Yönetici ayrıcalığı olarak Takvim iznini gerektirir.
- Etkinlikler reddedildiğinde oda rezervasyonlarını iptal et bölümünde Açık veya Kapalı'yı tıklayın.
- Kaydet'i tıklayın.
Odaları veya kullanıcı gruplarını oda rezervasyonlarının iptalinden hariç tutma
Odayı hariç tutma
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin Binalar ve kaynaklar Kaynakları yönet'e gidin.Yönetici ayrıcalığı olarak Takvim iznini gerektirir.
- Odanın kaynak adını tıklayın.
- Oda ayarları bölümünde aşağı oku
tıklayın. - Oda rezervasyonunun iptalinden muaf tut ayarını Açık olarak ayarlayın.
- Kaydet'i tıklayın.
Kullanıcı grubunu hariç tutma
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin Binalar ve kaynaklar Oda ayarları'na gidin.Yönetici ayrıcalığı olarak Takvim iznini gerektirir.
- Global oda ayarları bölümünde aşağı oku tıklayın.
- Kullanıcı gruplarını rezervasyon iptalinden muaf tut bölümünde Grupları düzenle'yi tıklayın.
- Kullanıcı grubunu girin ve Kaydet'i tıklayın.
İstenmeyen oda rezervasyon iptallerini düzeltme
Odalara ve düzenleyen kullanıcılara yönelik muaf tutma işlemlerini kullanarak oda rezervasyonlarının iptal edilme sayısını azaltabilirsiniz. Google Takvim, kullanıcılara yardımcı olacak bir mantığa sahiptir ancak oda ve kullanıcı grubu seçimleriniz son derece önemlidir.
Takvim'in odaların rezervasyonunu iptal etmediği durumlar
- Davetliler, toplantının başlamasına 10 dakikadan az bir süre kala reddettiyse
- Toplantı, önümüzdeki 30 dakika içinde gerçekleşecek şekilde ayarlandıysa
- Bir oda doğrudan odanın takviminden rezerve edildiyse
- Toplantı 4 saatten uzun sürüyorsa
- Odanın kapasitesi 20 kişiden fazlaysa
- Odanın rezervasyonu önceden iptal edilip daha sonra aynı toplantı için yeniden ayarlandıysa
- Toplantıyı düzenleyen kullanıcı dışında davetli yoksa veya kuruluş dışından davetliler varsa
- Toplantı ikincil bir takvimden rezerve edilmişse
- Oda büyükse veya büyük bir toplantı ya da etkinlik için rezerve edilmişse
Not: Bu liste, oda rezervasyon iptali etmenlerinin tamamını içermez ve oda rezervasyon iptali mantığı zaman içinde değiştirilebilir.
Serbest bırakılacak odaları seçme
- Önemli çalışanlar tarafından sıkça kullanılan odalar (ör. CEO'nun kişisel odası)
- İş açısından kritik işlevlerde (işe alma, müşteri toplantıları veya özel etkinlikler) kullanılan odalar
- Çoğu çalışanın girmesine izin verilmeyen odalar
- Kuruluş dışından, etkinliğe davet edilmeyen kullanıcılar tarafından kullanılan odalar
Odayı düzenleyen kullanıcıları seçme
- VIP çalışanlar için toplantı oluşturan kullanıcılar
- Başkaları için sık sık toplantı rezervasyonu yapan ama kendisi katılmayan kullanıcılar
- Üst düzey yöneticiler
- İş açısından kritik ve kuruluş dışından kişilerle yapılan toplantılar düzenleyen kullanıcılar