Ongebruikte vergaderruimtes vrijgeven in Agenda

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus en G Suite Business. Versies vergelijken

U kunt geboekte vergaderruimtes automatisch vrijgeven als alle deelnemers, op één na, de vergadering weigeren in Google Agenda. U kunt het vrijgeven ook aanpassen en alleen bepaalde ruimtes en gebruikers uitsluiten van vrijgave. Als een ruimte wordt vrijgegeven, krijgt de organisator van de vergadering een e-mailmelding.

Tip: Op het Dashboard met inzichten over ruimtes kunt u analyseren hoe vaak ruimtes worden vrijgegeven in uw organisatie. Op dit dashboard ziet u het totale aantal uren dat ruimtes zijn vrijgegeven, het aantal uren dat een ruimte opnieuw is geboekt en het aantal uren dat ruimtes niet zijn vrijgegeven. Meer informatie

Ruimtes vrijgeven aan- of uitzetten

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebouwen en faciliteiten en dan Ruimte-instellingen.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda vereist.

  2. Klik bij Ruimtes worden vrijgegeven voor geweigerde afspraken op Aan of Uit.
  3. Klik op Opslaan.

Ruimtes of gebruikersgroepen uitsluiten van ruimte vrijgeven

Een ruimte uitsluiten

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebouwen en faciliteiten en dan Faciliteiten beheren.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda vereist.

  2. Klik op de faciliteitnaam van de ruimte.
  3. Klik in het gedeelte Ruimte-instellingen op de pijl-omlaag .
  4. Selecteer bij Uitgesloten van ruimte vrijgeven de optie Aan.
  5. Klik op Opslaan.

Een gebruikersgroep uitsluiten

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebouwen en faciliteiten en dan Ruimte-instellingen.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Agenda vereist.

  2. Klik in het gedeelte Algemene ruimte-instellingen op de pijl-omlaag .
  3. Klik bij Gebruikersgroepen uitsluiten bij ruimte vrijgeven op Groepen bewerken.
  4. Voer de gebruikersgroep in en klik op Opslaan.

Problemen met ongewenst vrijgegeven ruimten oplossen

U kunt het aantal ongewenst vrijgegeven ruimtes verminderen door uitzonderingen in te stellen voor ruimtes en organisatoren. Google Agenda gebruikt hiervoor bepaalde logica, maar het is belangrijk dat u zelf ook ruimtes en gebruikersgroepen instelt.

Situaties waarin Agenda geen ruimtes vrijgeeft

In de volgende situaties geeft Agenda geen ruimtes vrij:
  • Gasten weigeren een vergadering minder dan 10 minuten voordat deze begint.
  • De vergadering begint binnen 30 minuten.
  • Een ruimte wordt rechtstreeks geboekt in de agenda van de ruimte.
  • De vergadering duurt langer dan 4 uur.
  • De ruimte biedt plaats aan meer dan 20 personen.
  • De ruimte is eerder vrijgegeven en daarna weer toegevoegd voor dezelfde vergadering.
  • De organisator is de enige gast of de vergadering bevat externe gasten.
  • De vergadering is geboekt in een secundaire agenda.
  • De ruimte is groot of is geboekt voor een grote vergadering of afspraak.

Opmerking: Deze lijst met situaties waarin ruimten niet worden vrijgegeven, is niet volledig. De logica van Agenda om ruimten vrij te geven, kan ook altijd worden gewijzigd.

Ruimtes kiezen om vrij te geven

Google raadt u aan het automatisch vrijgeven van ruimtes aan te zetten voor de meeste ruimtes, behalve de volgende:
  • Ruimtes die vaak worden gebruikt door belangrijke werknemers, zoals een privévergaderruimte van de CEO.
  • Ruimtes die worden gebruikt voor belangrijke bedrijfsfuncties (sollicitaties, vergaderingen met klanten of speciale evenementen).
  • Ruimtes die de meeste werknemers niet mogen gebruiken.
  • Ruimtes die worden gebruikt door externe gasten die niet zijn uitgenodigd voor de afspraak.

Organisatoren van ruimtes kiezen

Stel in dat ruimten niet worden vrijgegeven wanneer deze worden geboekt door de volgende soorten gebruikers:
  • Gebruikers die vergaderingen maken voor belangrijke werknemers.
  • Gebruikers die regelmatig vergaderingen boeken voor anderen waar ze zelf niet aan deelnemen.
  • Leidinggevenden.
  • Gebruikers die belangrijke vergaderingen en vergaderingen met externe deelnemers boeken.