You can automatically release booked meeting rooms when all but one person declines the meeting in Google Calendar. You can also customize releases and only exclude certain rooms and users from release. When a room is released, the meeting organizer receives an email notification.
Tip: Use the Room Insights Dashboard to help you analyze room releases for your organization. With this dashboard, you can see the total number of released room hours, rebooked hours, and unreleased hours. Learn more
Включать или выключать разблокировку помещения
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Здания и ресурсы Настройки комнаты .Для этого требуются права администратора календаря .
- Чтобы разрешить использование комнат для отклоненных мероприятий , нажмите « Вкл. » или «Выкл.» .
- Нажмите « Сохранить ».
Исключить комнаты или группы пользователей из списка доступных для аренды помещений.
Исключить комнату
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Здания и ресурсы Управление ресурсами .Для этого требуются права администратора календаря .
- Щелкните по названию ресурса, чтобы открыть комнату.
- В разделе «Настройки комнаты» нажмите стрелку вниз.
. - Для параметра «Освобожден от выдачи номера» выберите «Вкл .».
- Нажмите « Сохранить ».
Исключить группу пользователей
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Здания и ресурсы Настройки комнаты .Для этого требуются права администратора календаря .
- В разделе «Глобальные настройки комнаты» нажмите стрелку вниз. .
- Чтобы исключить группы пользователей из списка доступных для аренды помещений , нажмите «Редактировать группы» .
- Введите группу пользователей и нажмите «Сохранить» .
Устраните нежелательные освобождения помещений.
Вы можете уменьшить количество нежелательных освобождений комнат, используя исключения для комнат и организаторов. Google Календарь включает в себя вспомогательную логику, но выбор комнат и групп пользователей имеет решающее значение.
Ситуации, когда Календарь не предоставляет комнаты
- Гости отказываются от участия менее чем за 10 минут до начала встречи.
- Встреча назначена на ближайшие 30 минут.
- Бронирование номера осуществляется непосредственно в календаре бронирования номера.
- Встреча длится более 4 часов.
- В помещении могут разместиться более 20 человек.
- Помещение было ранее освобождено, а затем снова добавлено для той же встречи.
- Помимо организатора, гостей нет, либо присутствуют посторонние лица.
- Встреча запланирована на дополнительный период.
- Помещение большое, или оно забронировано для проведения крупной встречи или мероприятия.
Примечание: Это не полный список факторов, влияющих на освобождение комнаты, и логика освобождения комнат может меняться.
Выберите комнаты для выпуска
- Часто используется важными сотрудниками, например, в личной комнате генерального директора.
- Используется для выполнения критически важных бизнес-функций (найм персонала, встречи с клиентами или специальные мероприятия).
- Доступ к сайту ограничен для большинства сотрудников.
- Используется посторонними гостями, не приглашенными на мероприятие.
Выберите организаторов комнаты
- Организуйте встречи для VIP-сотрудников.
- Часто назначаете встречи за других, но сами на них не приходите.
- Это высокопоставленные руководители.
- Организуйте важные для бизнеса и внешние встречи.