Puedes liberar automáticamente las salas de reuniones reservadas cuando todos, excepto una persona, rechazan la reunión en el Calendario de Google. También puedes personalizar las liberaciones y excluir solo ciertas salas y usuarios de la liberación. Cuando se libera una sala, el organizador de la reunión recibe una notificación por correo electrónico.
Sugerencia: Usa el panel de estadísticas de salas de reuniones para analizar las liberaciones de salas de reuniones de tu organización. Con este panel, puedes ver la cantidad total de horas de salas de reuniones liberadas, reservadas nuevamente y no liberadas. Más información
Activa o desactiva la liberación de salas de reuniones
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Configuración de la sala.Es necesario contar con el privilegio de administrador de Calendario.
- En Las salas de reuniones de los eventos rechazados se liberan, haz clic en Activado o Desactivado.
- Haz clic en Guardar.
Excluye salas o grupos de usuarios de las liberaciones de salas de reuniones
Excluye una sala de reuniones
-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Administrar recursos.Es necesario contar con el privilegio de administrador de Calendario.
- Haz clic en el nombre del recurso de la sala de reuniones.
- En la sección Configuración de la sala, haz clic en la flecha hacia abajo
. - En Eximir de la liberación de salas de reuniones, selecciona Activado.
- Haz clic en Guardar.
Excluye un grupo de usuarios
-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Configuración de la sala.Es necesario contar con el privilegio de administrador de Calendario.
- En la sección Configuración global de la sala, haz clic en la flecha hacia abajo .
- En Eximir grupos de usuarios de la liberación de salas de reuniones, haz clic en Editar grupos.
- Ingresa el grupo de usuarios y haz clic en Guardar.
Corrige las liberaciones de salas de reuniones no deseadas
Puedes reducir las liberaciones de salas de reuniones no deseadas con excepciones de salas y organizadores. El Calendario de Google incluye lógica para ayudarte, pero tu elección de salas y grupos de usuarios es fundamental.
Situaciones en las que el Calendario no libera salas de reuniones
- Los invitados rechazan la reunión menos de 10 minutos antes de que comience.
- La reunión está configurada para que se lleve a cabo en los próximos 30 minutos.
- Se reserva una sala de reuniones directamente en el calendario de la sala.
- La reunión dura más de 4 horas.
- La sala de reuniones tiene capacidad para más de 20 personas.
- La sala de reuniones se liberó anteriormente y, luego, se volvió a agregar para la misma reunión.
- No hay invitados además del organizador o hay invitados externos.
- La reunión se reserva en un calendario secundario.
- La sala de reuniones es grande o está reservada para una reunión o un evento grande.
Nota: Esta no es una lista completa de los factores de liberación de salas de reuniones, y la lógica de liberación de salas de reuniones está sujeta a cambios.
Elige las salas de reuniones que se liberarán
- Las que usan con frecuencia empleados importantes, como la sala privada de un director ejecutivo
- Las que se usan para funciones fundamentales para la empresa (contrataciones, reuniones con clientes o eventos especiales)
- Las que están restringidas para la mayoría de los empleados
- Las que usan invitados externos que no están invitados al evento
Elige los organizadores de las salas de reuniones
- Crean las reuniones para empleados VIP
- Reservan reuniones con frecuencia para otras personas, pero no asisten
- Son ejecutivos de alto nivel
- Configuran reuniones fundamentales para la empresa y externas