شما میتوانید اتاقهای جلسه رزرو شده را به طور خودکار آزاد کنید، زمانی که همه به جز یک نفر، جلسه را در تقویم گوگل رد کنند. همچنین میتوانید آزاد کردن اتاقها را سفارشی کنید و فقط اتاقها و کاربران خاصی را از آزاد کردن مستثنی کنید. وقتی یک اتاق آزاد میشود، برگزارکننده جلسه یک ایمیل اعلان دریافت میکند.
نکته: از داشبورد Room Insights برای تجزیه و تحلیل تعداد اتاقهای خالی سازمان خود استفاده کنید. با این داشبورد، میتوانید تعداد کل ساعات اتاقهای خالی، ساعات رزرو مجدد شده و ساعات خالی نشده را مشاهده کنید. اطلاعات بیشتر
روشن یا خاموش کردن انتشارهای اتاق
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری ساختمانها و منابع تنظیمات اتاق .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تقویم دارد.
- برای اینکه اتاقها برای رویدادهای رد شده آزاد شوند ، روی روشن یا خاموش کلیک کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
اتاقها یا گروههای کاربری را از انتشار اتاقها مستثنی کنید
یک اتاق را مستثنی کنید
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری ساختمانها و منابع منابع را مدیریت کنید .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تقویم دارد.
- روی نام منبع اتاق کلیک کنید.
- در بخش تنظیمات اتاق ، روی پیکان رو به پایین کلیک کنید
. - برای «معاف از ترخیص اتاق» ، «روشن» را انتخاب کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
مستثنی کردن یک گروه کاربری
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری ساختمانها و منابع تنظیمات اتاق .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تقویم دارد.
- در بخش تنظیمات کلی اتاق ، روی پیکان رو به پایین کلیک کنید .
- برای گروههای کاربری معاف از انتشار اتاق ، روی ویرایش گروهها کلیک کنید.
- گروه کاربری را وارد کنید و روی ذخیره کلیک کنید.
رفع مشکل انتشار ناخواسته اتاق
شما میتوانید با استفاده از استثنائات اتاق و سازماندهنده، انتشار ناخواسته اتاقها را کاهش دهید. تقویم گوگل شامل منطقهایی برای کمک به این امر است، اما انتخاب اتاقها و گروههای کاربری شما بسیار مهم است.
موقعیتهایی که تقویم اتاقها را آزاد نمیکند
- مهمانان کمتر از 10 دقیقه قبل از شروع جلسه، درخواست خود را رد میکنند.
- قرار است این جلسه ظرف 30 دقیقه آینده برگزار شود.
- رزرو اتاق مستقیماً از طریق تقویم اتاق انجام میشود.
- جلسه بیش از ۴ ساعت طول میکشد.
- این اتاق گنجایش ۲۰+ نفر را دارد.
- این اتاق قبلاً آزاد شده و سپس برای همان جلسه دوباره اضافه شده بود.
- هیچ مهمانی به جز برگزارکننده وجود ندارد یا مهمانان خارجی نیز حضور دارند.
- این جلسه طبق یک تقویم ثانویه رزرو شده است.
- اتاق بزرگ است، یا برای یک جلسه یا رویداد بزرگ رزرو شده است.
توجه: این لیست کاملی از عوامل آزادسازی اتاق نیست و منطق آزادسازی اتاق ممکن است تغییر کند.
اتاقها را برای آزادسازی انتخاب کنید
- اغلب توسط کارمندان مهم، مانند اتاق خصوصی مدیرعامل، استفاده میشود.
- برای عملکردهای حیاتی کسب و کار (استخدام، جلسات مشتری یا رویدادهای ویژه) استفاده میشود.
- برای اکثر کارمندان محدود شده است.
- توسط مهمانان خارجی که به رویداد دعوت نشدهاند استفاده میشود.
سازمان دهندگان اتاق را انتخاب کنید
- جلسات را برای کارمندان VIP ایجاد کنید.
- مرتباً برای دیگران جلسه رزرو میکنید اما خودتان در آن شرکت نمیکنید.
- مدیران سطح بالا هستند.
- جلسات مهم تجاری و جلسات رو در رو با افراد خارجی ترتیب دهید.