Liberar salas de reunião não utilizadas do Google Agenda

Edições compatíveis com este recurso: Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard e Education Plus; G Suite Business. Comparar sua edição

É possível liberar automaticamente salas de reunião reservadas quando apenas uma pessoa aceita o convite no Google Agenda. Também é possível personalizar esse processo e excluir determinadas salas e usuários. Quando uma sala é liberada, o organizador da reunião recebe uma notificação por e-mail.

Dica:o Painel de insights da sala oferece uma perspectiva geral das liberações de salas na sua organização. Com ele, você confere o total de horários de salas liberados, reservados novamente e não liberados. Saiba mais

Ativar ou desativar a liberação de sala

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Diretório e depois Edifícios e recursos e depois Configurações da sala.

    Exige o privilégio de administrador da Agenda.

  2. Em As salas são liberadas para eventos recusados, clique em Ativar ou Desativar.
  3. Clique em Salvar.

Excluir salas ou grupos de usuários das liberações de salas

Excluir uma sala

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Diretório e depois Edifícios e recursos e depois Gerenciar recursos.

    Exige o privilégio de administrador da Agenda.

  2. Clique no nome do recurso da sala.
  3. Na seção Configurações da sala, clique na seta para baixo .
  4. Em Isenção da liberação de sala, selecione Ativado.
  5. Clique em Salvar.

Excluir um grupo de usuários

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Diretório e depois Edifícios e recursos e depois Configurações da sala.

    Exige o privilégio de administrador da Agenda.

  2. Na seção Configurações globais das salas, clique na seta para baixo .
  3. Em Isentar grupos de usuários da liberação de sala, clique em Editar grupos.
  4. Digite o nome do grupo de usuários e clique em Salvar.

Corrigir liberações de sala indesejadas

Você pode diminuir as liberações de sala indesejadas com exceções para salas e organizadores. O Google Agenda usa lógica para ajudar, mas é essencial escolher corretamente as salas e os grupos de usuários.

Situações em que o Google Agenda não libera salas

O Google Agenda não libera salas quando:
  • os convidados recusam a participação menos de 10 minutos antes do início da reunião;
  • a reunião está programada para os próximos 30 minutos;
  • a reserva é feita diretamente na agenda da sala;
  • a reunião tem mais de quatro horas de duração;
  • o espaço comporta mais de 20 pessoas;
  • a sala foi liberada e adicionada novamente à mesma reunião;
  • não há convidados além do organizador ou quando há participantes de fora da organização;
  • a reunião está reservada em uma agenda secundária;
  • a sala é ampla ou está reservada para uma reunião ou um evento grande.

Observação:essa não é uma lista completa dos fatores de liberação de sala, e a lógica está sujeita a alterações.

Escolher as salas que serão liberadas

O Google recomenda que a liberação automática de sala seja ativada para a maioria das suas salas, exceto aquelas:
  • usadas frequentemente por funcionários importantes, como uma sala particular de CEOs;
  • usadas para funções essenciais aos negócios (contratação, reuniões com clientes ou eventos especiais);
  • restritas a um pequeno grupo de funcionários;
  • Usado por convidados externos que não foram convidados para o evento.

Escolher organizadores da sala

Exclua da liberação automática de sala os usuários que:
  • criam reuniões para funcionários de nível hierárquico alto;
  • agendam reuniões com frequência para outras pessoas, mas não participam delas;
  • são executivos de nível hierárquico alto;
  • marcam reuniões essenciais para os negócios ou externas.