Bài viết này dành cho quản trị viên. Để chia sẻ lịch của riêng bạn, hãy xem bài viết Chia sẻ lịch của bạn với người khác.
Là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát mức độ thông tin trên Lịch Google mà người trong tổ chức của bạn có thể chia sẻ với người dùng bên ngoài tổ chức. Bạn cũng có thể đặt cấp độ chia sẻ mặc định cho người dùng trong tổ chức của bạn.
Sau khi bạn giới hạn chế độ chia sẻ ra bên ngoài đối với tổ chức của mình, người dùng sẽ không thể vượt quá những giới hạn này khi chia sẻ các sự kiện riêng lẻ. Ví dụ: nếu bạn đặt chế độ chia sẻ ra bên ngoài của tổ chức thành chỉ chia sẻ thông tin Rảnh/Bận và một lịch được chia sẻ với những người khác, thì họ sẽ chỉ thấy các sự kiện ở trạng thái "bận".
Những người dùng bên ngoài sử dụng di động mà đã đồng bộ hoá các sự kiện trước đó vẫn có thể thấy thông tin chi tiết bị hạn chế. Thu hồi quyền truy cập đó bằng cách xoá dữ liệu và đồng bộ hoá lại thiết bị của họ.
Quyết định thông tin mà người dùng có thể chia sẻ
Bạn có thể chia sẻ lịch của tổ chức với công chúng, nhưng không thể chia sẻ với một miền bên ngoài cụ thể. Người dùng có thể chọn cách chia sẻ lịch của họ với những người dùng khác trong cùng một tổ chức.
Lưu ý: Quản trị viên cấp cao và quản trị viên có quyền Quản lý lịch có thể xem tất cả thông tin chi tiết về sự kiện trong lịch của mọi người, bất kể lịch được chia sẻ như thế nào.
Cho phép hoặc hạn chế việc chia sẻ ra bên ngoài
Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Lịch.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ.
-
(Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).
Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm
- Trong phần Các chế độ chia sẻ ra bên ngoài dành cho lịch chính, hãy chọn cách người dùng có thể chia sẻ lịch của họ với người bên ngoài tổ chức của bạn.
Nếu bạn giảm cấp độ chia sẻ ra bên ngoài, người dùng bên ngoài tổ chức của bạn có thể mất quyền truy cập vào những lịch mà trước đây họ xem được.- Chỉ thông tin rảnh/bận (ẩn thông tin chi tiết về sự kiện) – Xem thời gian rảnh và bận trên lịch nhưng không xem được tên hoặc các thông tin chi tiết của sự kiện.
- Chia sẻ tất cả thông tin, nhưng người ngoài không thể thay đổi lịch – Xem thông tin chi tiết của tất cả sự kiện, ngoại trừ các sự kiện được đánh dấu là riêng tư.
- Tìm chế độ cài đặt múi giờ cho lịch.
- Đăng ký nhận thông báo qua email khi các sự kiện được tạo, thay đổi, huỷ, phản hồi hoặc sắp diễn ra.
- Chia sẻ tất cả thông tin và người bên ngoài có thể thay đổi lịch – Xem thông tin chi tiết của tất cả sự kiện, kể cả sự kiện riêng tư.
- Thêm và chỉnh sửa sự kiện.
- Khôi phục hoặc xoá vĩnh viễn các sự kiện khỏi thùng rác của lịch.
- Tìm chế độ cài đặt múi giờ của lịch.
- Đăng ký nhận thông báo qua email khi các sự kiện được tạo, thay đổi, huỷ, phản hồi hoặc sắp diễn ra.
- Chia sẻ tất cả thông tin và cho phép quản lý lịch – Xem thông tin chi tiết của tất cả sự kiện, kể cả sự kiện riêng tư.
- Thêm và chỉnh sửa sự kiện.
- Khôi phục hoặc xoá vĩnh viễn các sự kiện khỏi thùng rác của lịch.
- Tìm chế độ cài đặt múi giờ cho lịch.
- Thay đổi cài đặt cách chia sẻ.
- Đăng ký nhận thông báo qua email khi các sự kiện được tạo, thay đổi, huỷ, phản hồi hoặc sắp diễn ra.
- Xoá lịch vĩnh viễn.
- (Không bắt buộc) Để đặt các chế độ chia sẻ lịch ra bên ngoài cho những lịch phụ mà người dùng tạo, hãy chuyển đến phần Google Workspace Lịch Chung.
Bạn có thể nhìn thấy các chế độ giống như trên lịch chính. Bạn không thể đặt những chế độ này cho các đơn vị tổ chức riêng lẻ.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).
Đặt chế độ mặc định cho việc chia sẻ nội bộ
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Lịch.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Lịch.
- Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ.
- Trong phần Các chế độ chia sẻ nội bộ dành cho lịch chính, hãy chọn cách chia sẻ mặc định lịch của người dùng với người khác trong tổ chức của bạn.
Nếu bạn thay đổi cấp độ chia sẻ nội bộ, thay đổi này sẽ áp dụng cho các lịch mới và các lịch hiện tại nếu người dùng không tuỳ chỉnh các chế độ cài đặt lịch của họ.- Không chia sẻ – Lịch sẽ không được chia sẻ trừ phi người dùng chia sẻ lịch của riêng họ. Người dùng ứng dụng di động không thể sử dụng tính năng Tìm thời gian.
- Chỉ thông tin rảnh/bận (ẩn thông tin chi tiết về sự kiện) – Chỉ thông tin rảnh/bận mới xuất hiện.
- Chia sẻ tất cả thông tin – Tất cả thông tin đều là công khai, trừ phi người dùng thay đổi chế độ cài đặt của riêng họ. Người dùng cũng có thể đặt các sự kiện riêng lẻ ở chế độ riêng tư.
- Nhấp vào Lưu.
(Nâng cao) Sử dụng API để cập nhật chế độ chia sẻ nội bộ cho lịch chính
Bạn có thể thay đổi các chế độ chia sẻ nội bộ bằng cách sử dụng API để sửa đổi cấp độ mặc định. Cách cập nhật lịch hiện có:
- Truy xuất và phân tích cú pháp danh sách tất cả người dùng của bạn. Để xem các bước, hãy tham khảo phần Directory API.
- Cập nhật Danh sách kiểm soát quyền truy cập cho các lịch. Để xem các bước, hãy tham khảo phần API Lịch Google.
Lưu ý: Nếu quản trị viên cấp cao bật chế độ Phê duyệt nhiều bên cho phần Cài đặt chung của Lịch, thì mọi thay đổi đối với các chế độ chia sẻ nội bộ thông qua API sẽ kích hoạt quy trình Phê duyệt nhiều bên trước khi thay đổi được phép có hiệu lực. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tính năng phê duyệt nhiều bên đối với hành động nhạy cảm.
Giúp người dùng
Nếu người dùng của bạn thắc mắc về lý do họ không thể chia sẻ với mọi người hoặc muốn tìm hiểu thêm về cách đặt lịch ở chế độ công khai, hãy đề nghị họ tham khảo các nội dung sau: