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Configurer des suggestions de réservation de salle dans Google Agenda

Aidez les organisateurs de réunion à réserver les salles et les ressources nécessaires en fonction du lieu de travail des participants.

La fonctionnalité de suggestion automatique de salle de réunion permet à Agenda de repérer le lieu de travail de tous les participants. Dans l'onglet "Salles", Agenda affiche les salles de réunion les plus adaptées à proximité des participants. Il tient compte de l'emplacement du bâtiment et de l'étage de chaque personne, de son historique de réservations, de son utilisation d'équipements audio et vidéo, ainsi que de ses besoins en capacité.

Points clés à connaître

La suggestion automatique de salles fonctionne parfaitement si vous respectez les deux conditions suivantes :

Ajoutez le lieu de travail de tous les utilisateurs : si aucun lieu de travail principal n'est défini pour un utilisateur, Agenda ne le prend pas en compte dans les suggestions de salles. il risquerait de suggérer une salle trop petite ou même d'en ignorer une dans un bâtiment.
Utiliser un format structuré pour les salles : seules les informations structurées sur les salles sont utilisées par Agenda pour les suggestions automatiques. Agenda prend des décisions intelligentes à partir des informations relatives aux salles.

Pour en savoir plus sur la structuration des ressources, consultez Impact de l'adoption des ressources structurées et Passer aux ressources structurées.

Informations supplémentaires

Lorsque vous ajoutez une salle à un événement, des suggestions de salles basées sur le lieu de travail ou fréquemment utilisées peuvent s'afficher.

Les suggestions basées sur le lieu de travail s'affichent lorsque vous ajoutez une salle à un événement si le lieu de travail d'au moins un participant est connu. Consultez Ajouter une salle à un événement.
- Vous pouvez spécifier le lieu en définissant un bâtiment ou un lieu de travail principal. Consultez Définir votre lieu de travail par défaut.
- Un administrateur doit activer le lieu de travail. Consultez Activer ou désactiver le lieu de travail pour les utilisateurs.
- Les suggestions basées sur le lieu de travail ne s'affichent que lorsque l'utilisateur se trouve dans un bâtiment comportant des salles structurées et qu'il n'a pas répondu "Participera à distance" ou "Ne participera pas".
Des suggestions fréquemment utilisées s'affichent si la personne qui ajoute la salle n'a pas de lieu de travail défini. Ces suggestions sont basées sur l'utilisation de la personne et ne sont visibles que par cet utilisateur.

Ajouter un lieu de travail principal

Deux options s'offrent à vous pour ajouter un lieu de travail principal : Vous pouvez le faire pour vos utilisateurs ou leur demander de l'ajouter eux-mêmes.

Aide pour choisir entre la configuration utilisateur et la configuration administrateur

Chaque environnement de travail présente des caractéristiques différentes. Examinez chaque configuration en détail pour décider de la meilleure option pour l'entreprise.

Configuration de l'administrateur

Configuration de l'utilisateur

Les données relatives au lieu de travail de l'utilisateur sont connues, à jour et précises.

Avantages

Garantit la synchronisation des données Google de l'utilisateur avec vos propres données
Évite les erreurs de la part des utilisateurs

Méthode

API (bâtiment, étage, section d'étage, bureau)
GCDS (bâtiment, étage)

Expérience utilisateur

Lieu de travail en mode lecture seule

Vous ne disposez pas des données sur le lieu de travail des utilisateurs de votre organisation ou vous n'êtes pas sûr de les avoir.

Avantages

Configuration rapide en un clic
Notifications d'Agenda permettant aux utilisateurs d'ajouter des données liées au lieu et de les mettre à jour
Réduction de la charge de travail pour l'administrateur

Méthode

Configuration initiale à partir de la console d'administration Google
Données relatives au lieu de travail (bâtiment, étage) mises à jour par les utilisateurs eux-mêmes

Expérience utilisateur

L'utilisateur contrôle l'affichage et la mise à jour du lieu de travail.
Google peut déduire et même définir le lieu de travail de l'utilisateur.
Google invite l'utilisateur à effectuer les mises à jour.

Ajouter un lieu de travail en tant qu'administrateur

Si vous choisissez de définir le lieu de travail principal pour vos utilisateurs, utilisez une API ou Google Cloud Directory Sync (GCDS).

À l'aide de Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Utilisez GCDS pour ajouter le lieu de travail de l'utilisateur dans l'un des cas suivants :

Il existe beaucoup d'utilisateurs et de lieux de travail associés.
Les lieux de travail des utilisateurs sont continuellement modifiés et mis à jour.
GCDS est déjà utilisé pour synchroniser les profils utilisateur de Microsoft Active Directory avec les comptes Google.

Dans le Gestionnaire de configuration GCDS, dans l'onglet Attributs du profil utilisateur, mappez ces champs de localisation du lieu de travail à l'emplacement où vous stockez actuellement les informations sur les bâtiments et les étages :

Identifiant du bâtiment
Nom de l'étage

La synchronisation de ces champs est facultative. Assurez-vous que les ID de bâtiment correspondent à ceux que vous avez créés dans la gestion des bâtiments.

Pour plus d'informations, consultez À propos de Google Cloud Directory Sync.

À l'aide d'une API

Utilisez une API pour ajouter le lieu de travail de l'utilisateur dans l'un des cas suivants :

Il existe beaucoup d'utilisateurs et de lieux de travail associés.
Vous disposez déjà d'un système où les lieux de travail des utilisateurs sont obtenus via une API.
Les lieux de travail des utilisateurs sont modifiés et mis à jour régulièrement.
Vous voulez synchroniser automatiquement les lieux de travail des utilisateurs.
Il existe des valeurs pour les sections d'étage et des codes pour chaque bureau.

Pour en savoir plus, consultez le Guide de l'utilisateur du SDK Admin Google Workspace.

Il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant que les informations de localisation formatées de l'utilisateur ne soient propagées et visibles dans son profil.

Utilisez les propriétés suivantes lorsque vous configurez votre API :

Nom de propriété	Description	Exemple
type (chaîne)*	Le type de lieu : PERSONNALISÉ, PAR DÉFAUT, BUREAU Remarque : Le type doit être défini sur "DESK" pour modifier le lieu de travail principal d'un utilisateur.	BUREAU
customType (chaîne)	Si le type est défini sur PERSONNALISÉ, ce champ contient une valeur personnalisée	texte_libre
area (chaîne)*	La localisation textuelle est surtout utile pour décrire brièvement la position à des fins d'affichage. par exemple, "Mountain View, CA" ou "Près de Palo Alto"	Mountain View, CA
buildingId (chaîne)*	L'identifiant du bâtiment (buildingId) doit correspondre exactement à celui que vous avez créé pour le bâtiment Chaînes de valeur réservées : Indiquez qu'un utilisateur n'a pas de bureau. Par exemple, si un utilisateur travaille à distance, utilisez $NO_BUILDING$. Pour indiquer que le bâtiment n'a pas encore été créé dans les ressources du bâtiment, utilisez $MISSING_BUILDING$.	Paris
floorName (chaîne)	L'identifiant d'étage doit correspondre exactement à l'étage défini dans l'identifiant du bâtiment (buildingId). Remarque : Un nom d'étage sans identifiant de bâtiment défini n'est pas valide	Hall, Mezzanine, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (chaîne)	Indique l'emplacement de l'utilisateur à l'étage	A, Aile sud
deskCode (chaîne)*	Indique l'emplacement exact du bureau de l'utilisateur	Bloc 17, 13-A

* Obligatoire

Laisser les utilisateurs ajouter eux-mêmes leur lieu de travail

Activez les invites d'Agenda pour aider les utilisateurs à ajouter leur lieu de travail principal.

Dans la console d'administration Google, accédez à Menu Annuaire Paramètres de l'annuaire.

Accéder aux paramètres de l'annuaire

Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres de l'annuaire.
Cliquez sur Modification du profil.
Dans le panneau de gauche, sous Unité organisationnelle, sélectionnez l'organisation à laquelle vous souhaitez appliquer la modification.
Avertissement : Si vous appliquez cette modification au niveau de l'unité organisationnelle racine pour l'ensemble de l'organisation, elle ne sera pas appliquée aux unités organisationnelles pour lesquelles vous avez déjà remplacé les informations de profil.
Cochez la case Lieu de travail, puis cliquez sur Enregistrer.