Configurare i suggerimenti per le prenotazioni delle sale di Google Calendar

Aiuta gli organizzatori di riunioni a prenotare sale di cortesia e risorse per gli invitati in qualsiasi luogo.

Con i suggerimenti automatici per le sale, Calendar controlla il luogo di lavoro di tutti gli invitati alla riunione. Nella scheda Sale, Calendar mostra in modo intelligente le sale migliori più vicine a ogni invitato. Tiene conto dell'edificio e del piano di ogni persona, della cronologia delle prenotazioni precedenti, dell'utilizzo di apparecchiature audio e video e delle esigenze di capacità.

Considerazioni importanti

Il suggerimento automatico delle sale funziona meglio quando esegui entrambe queste azioni:

  • Aggiungi la sede di lavoro per tutti gli utenti: se un utente non ha impostato una sede di lavoro principale, Calendar non lo prende in considerazione nei suggerimenti per le sale. Ciò significa che la stanza suggerita potrebbe essere troppo piccola o che una stanza dell'edificio potrebbe non essere suggerita del tutto.

  • Utilizza un formato strutturato per le sale: per i suggerimenti automatici sulle sale, Calendar utilizza solo le informazioni strutturate. Calendar prende decisioni intelligenti in base ai dettagli di ogni sala.

    Per maggiori dettagli sulla strutturazione delle risorse, consulta gli articoli Impatto dell'utilizzo di risorse strutturate e Passare alle risorse strutturate.

Ulteriori dettagli

Quando aggiungi una sala a un evento, potrebbero essere visualizzati suggerimenti per le sale basati sulla posizione o utilizzati di frequente.

  • I suggerimenti basati sulla posizione vengono mostrati quando aggiungi una sala a un evento se è nota la posizione di almeno un partecipante. Vedi Aggiungere una stanza a un evento.
    • La posizione può essere specificata impostando l'edificio principale dell'ufficio o il luogo di lavoro. Consulta Impostare il luogo di lavoro predefinito.
    • Il luogo di lavoro deve essere attivato da un amministratore. Vedi Attivare o disattivare il luogo di lavoro per gli utenti.
    • I suggerimenti basati sulla posizione vengono visualizzati solo quando la posizione di un utente è relativa a un edificio con stanze strutturate e l'utente non ha ancora deciso se partecipare o meno all'evento.
  • I suggerimenti utilizzati di frequente vengono visualizzati se la persona che sta aggiungendo la sala non ha una posizione impostata. Questi suggerimenti si basano sull'utilizzo della persona e sono visibili solo a quell'utente.

Aggiungere il luogo di lavoro principale

Esistono due modi per aggiungere il luogo di lavoro principale. Puoi farlo per i tuoi utenti o chiedere loro di aggiungerlo.

Aiutare a decidere la configurazione utente o amministratore

Ogni ambiente di lavoro è diverso. Rifletti sugli aspetti di ogni configurazione per capire qual è quella più indicata per la tua azienda.

Configurazione amministratore Configurazione utente

I dati sul luogo di lavoro dell'utente sono noti, aggiornati e precisi.

Vantaggi

  • Assicura che i dati utente in Google vengano sincronizzati con i tuoi dati
  • Evita errori da parte dell'utente

Metodo

  • API (edificio, piano, sezione del piano, scrivania)
  • GCDS (edificio, piano)

Esperienza utente

  • Solo visualizzazione del luogo di lavoro

Non disponi dei dati sulla sede di lavoro degli utenti della tua organizzazione o non ne hai la certezza.

Vantaggi

  • Configurazione rapida con un solo clic
  • Notifiche del calendario per fare in modo che gli utenti aggiungano e aggiornino i dati sulla posizione
  • Meno lavoro per l'amministratore

Metodo

  • Configurazione iniziale dalla Console di amministrazione Google
  • Dati sul luogo di lavoro (edificio, piano) aggiornati dagli utenti stessi

Esperienza utente

  • Controllo dell'utente sia sulla visualizzazione sia sull'aggiornamento del luogo di lavoro
  • Luogo di lavoro dell'utente dedotto e talvolta impostato da Google
  • Google richiede all'utente di eseguire gli aggiornamenti

Aggiungere la posizione come amministratore

Se scegli di impostare il luogo di lavoro principale per i tuoi utenti, utilizza l'API o Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Utilizzare Google Cloud Directory Sync

Utilizza GCDS per aggiungere il luogo di lavoro dell'utente in uno dei seguenti casi:

  • Esistono molti utenti e molte posizioni.
  • Le posizioni degli utenti sono soggette a cambiamenti e aggiornamenti continui.
  • GCDS viene già utilizzato per sincronizzare i profili utente da Microsoft Active Directory agli Account Google.

In Configuration Manager di GCDS, nella scheda Attributi del profilo utente, mappa questi campi della sede di lavoro alla posizione in cui memorizzi le informazioni su edificio e piano:

  • Building ID (ID edificio)
  • Floor name (Nome piano)

La sincronizzazione di questi campi è facoltativa. Assicurati che gli ID edificio corrispondano all'ID edificio che hai creato nella gestione degli edifici.

Per maggiori dettagli, consulta l'articolo Informazioni su Google Cloud Directory Sync.

Utilizzare l'API

Utilizza un'API per aggiungere il luogo di lavoro dell'utente in uno dei seguenti casi:

  • Esistono molti utenti e molte posizioni.
  • Disponi già di un sistema in cui le posizioni degli utenti vengono chiamate tramite API.
  • Si verificano regolarmente cambiamenti e aggiornamenti alle posizioni degli utenti.
  • Vuoi utilizzare un metodo automatizzato per mantenere sincronizzate le posizioni degli utenti.
  • Esistono valori per la sezione del piano e per i codici scrivania.

Per maggiori dettagli, consulta la Guida all'SDK Admin di Google Workspace per gli utenti.

Potrebbero essere necessarie fino a 24 ore prima che le informazioni sulla posizione dell'utente formattate vengano propagate e siano visibili nel profilo di un utente.

Quando configuri l'API, utilizza queste proprietà:

Nome proprietà Descrizione Esempio
type (stringa)*

Il tipo di posizione: PERSONALIZZATA, PREDEFINITA, SCRIVANIA

Nota: per aggiornare la sede di lavoro principale di un utente, il tipo deve essere impostato su DESK

 SCRIVANIA
customType (stringa)

Se il tipo è PERSONALIZZATA, questo campo include il valore personalizzato

 testo_libero
area (stringa)*

La posizione testuale è più utile ai fini della visualizzazione per descrivere in modo conciso la posizione. ad esempio "Milano" o "Vicino a Roma"

 Milano
buildingId (stringa)*

L'identificatore dell'edificio deve corrispondere esattamente al buildingId che hai creato per l'edificio

Stringhe con valore riservato:

  • Indica che un utente non ha un edificio per uffici. Ad esempio, se un utente lavora da remoto, utilizza $NO_BUILDING$
  • Per indicare che l'edificio non è ancora stato creato nelle risorse dell'edificio, utilizza $MISSING_BUILDING$
 MI
floorName (stringa)

L'identificatore del piano deve corrispondere esattamente a un piano definito all'interno di buildingId.

Nota: il nome del piano senza l'identificatore buildingId non è valido.

 Piano terra, 1, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
floorSection (stringa)

Indicazione di dove si trova l'utente nel piano

 A, ala sud
deskCode (stringa)*

Indicazione della posizione esatta della scrivania

 Postazione 17, 13-A

* Obbligatorio

Consentire agli utenti di aggiungere la posizione

Attiva le istruzioni di Calendar per consentire agli utenti di aggiungere il proprio luogo di lavoro principale.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi Directory e poi Impostazioni directory.

    È necessario disporre del privilegio amministrativo Impostazioni directory.

  2. Fai clic su Modifica profilo.
  3. Nel riquadro sinistro, in Unità organizzativa, seleziona l'organizzazione a cui applicare la modifica.

    Avviso:se applichi questa modifica all'unità organizzativa principale per l'intera organizzazione, la modifica non viene applicata alle unità organizzative in cui hai eseguito override precedenti per le informazioni del profilo.

  4. Seleziona la casella accanto a Luogo di lavoro e fai clic su Salva.

La propagazione delle modifiche richiede fino a 30 minuti, dopodiché gli utenti potranno impostare la propria posizione.

Argomenti correlati