Google カレンダーの会議室の自動提案機能を設定する

会議主催者がさまざまな場所にいるゲストのために会議室やリソースを効率的に予約できるよう、管理者が支援することができます。

会議室の自動提案機能を使用すると会議に招待された全員の勤務場所がカレンダーでチェックされ、各ゲストに近くて最適な会議室がカレンダーの [会議室] タブに表示されます。各ユーザーの建物とフロアの場所、過去の予約履歴、音声および動画機器の使用状況、容量のニーズが考慮されます。

主な注意点

次の 2 点を行っておくと、会議室の自動提案機能を効果的に利用できます。

  • すべてのユーザーの勤務地を追加する - ユーザーのメインの勤務地が設定されていないと、その勤務地が会議室の自動提案で考慮されません。そのため、提案された会議室が小さすぎたり、当該ビルディング内の会議室の提案自体が行われなかったりする可能性があります。

  • 体系化された形式で会議室を設定する - 会議室の自動提案は、体系化された会議室情報のみを基に行われます。こうした各会議室の詳細情報に基づいて、スマートな判断が行われます。

    リソースの体系化について詳しくは、リソース体系の使用による影響とリソース体系への切り替えをご覧ください。

補足情報

予定に会議室を追加すると、場所に基づく会議室やよく使用する会議室の候補が表示されることがあります。

  • 場所に基づく候補は、予定に会議室を追加する際、その場所に参加者が少なくとも 1 人いることがわかっている場合に表示されます。予定に会議室を追加するをご覧ください。
    • メインのオフィス ビルディングまたは勤務場所を設定すると、場所を指定できます。デフォルトの勤務場所を設定するをご覧ください。
    • 勤務場所は管理者が有効にする必要があります。ユーザーの勤務場所を有効または無効にするをご覧ください。
    • 場所に基づく候補は、ユーザーの場所にビルディング内の体系化された会議室を使用する場合、かつ「イベントにオンラインで参加」または「参加しない」と返答しなかった場合にのみ表示されます。
  • よく使用される候補は、会議室を追加するユーザーに場所が設定されていない場合に表示されます。これらの候補は、ユーザーの使用状況に基づいて表示され、そのユーザーにのみ表示されます。

メインの勤務地を追加する

メインの勤務地を追加する方法は 2 つあります。管理者がユーザーに代わって追加することも、ユーザー自身が追加することもできます。

ユーザー設定と管理者設定のどちらを選択すべきか

作業環境はそれぞれ異なります。各設定の側面を検討して、自社に最適な設定を把握します。

管理者の設定 ユーザーのセットアップ

管理者がユーザーの勤務地の最新で正確なデータを把握している場合。

メリット

  • Google のユーザーデータが管理者自身のデータと確実に同期される
  • ユーザー エラーを回避する

方法

  • API（ビルディング、階、階のセクション、デスク）
  • GCDS（ビルディング、階）

ユーザー エクスペリエンス

  • 勤務地は表示専用になる

組織内のユーザーの勤務地データがない、または不明である。

メリット

  • 1 クリックで簡単にセットアップ
  • カレンダーの通知でユーザーが位置情報を追加および更新できる
  • 管理者の負担が軽減される

方法

  • Google 管理コンソールからの初期設定
  • ユーザー自身が更新した勤務場所データ（建物、階）

ユーザー エクスペリエンス

  • 勤務場所の表示と更新の両方をユーザーが制御できる
  • ユーザーの勤務地は推定され、ときには Google によって設定される
  • Google から更新を求めるプロンプトが表示される

管理者として勤務地を追加する

管理者がユーザーのメインの勤務地を設定する場合は、API や Google Cloud Directory Sync（GCDS）を使用します。

Google Cloud Directory Sync を使用する

次のような場合は、GCDS を使用してユーザーの勤務地を追加します。

  • ユーザーとユーザーの場所が多数ある。
  • ユーザーの所在地が継続的に変更および更新されている。
  • GCDS は、Microsoft Active Directory から Google アカウントへのユーザー プロファイルの同期にすでに使用されています。

GCDS 構成マネージャーの [User Profile Attributes] タブで、これらの勤務地のフィールドを、現在建物とフロアの情報を保存している場所にマッピングします。

  • Building ID
  • Floor Name

これらの項目の同期は任意です。ビルディング ID が、ビル管理で作成したビルディング ID と一致していることを確認します。

詳しくは、Google Cloud Directory Sync についてをご覧ください。

API を使用する

次のいずれかに該当する場合は、API を使用してユーザーの勤務地を追加します。

  • ユーザーとユーザーの場所が多数ある。
  • API 経由でユーザーの勤務地を呼び出すシステムがすでにある。
  • ユーザーの所在地は定期的に変更および更新されます。
  • ユーザーの勤務地を自動的に同期する方法が必要である。
  • 階のセクションとデスクコードの値がある。

詳しくは、Google Workspace Admin SDK ユーザーガイドをご覧ください。

フォーマットされたユーザーの所在地情報が反映され、ユーザーのプロフィールに表示されるまでに、最長で 24 時間ほどかかることがあります。

API を設定するときは、次のプロパティを使用します。

プロパティ名 説明 例
type（文字列）*

勤務地の種類: CUSTOM、DEFAULT、DESK

注: ユーザーの主な勤務地を更新するには、タイプを DESK に設定する必要があります

 DESK
customType（文字列）

勤務地の種類が CUSTOM の場合、この項目にはカスタム値が含まれます

 free_text
area（文字列）*

テキスト形式の位置情報は、位置情報を簡潔に説明する目的で表示する場合に最も便利です。たとえば「東京都港区」や「八王子市近郊」など。

 東京都港区
buildingId（文字列）*

ビルディング ID は、ビルディング用に作成した buildingId と完全に一致している必要があります

予約値の文字列:

  • ユーザーがオフィスビルを所有していないことを示します。たとえば、ユーザーがリモートで作業している場合は、$NO_BUILDING$ を使用します。
  • 建物リソースで建物がまだ作成されていないことを示すには、$MISSING_BUILDING$ を使用します。
 NYC
floorName（文字列）

階の識別子は、buildingId 内で定義された階と完全に一致する必要があります。

注: buildingId が定義されていない階の名前は無効です。

 ロビー、M、2、3、4、5、5M、6
floorSection（文字列）

ユーザーの席が階のどこにあるかを示します

 A、南ウィング
deskCode（文字列）*

正確なデスクの場所を示します

 ポッド 17、13-A

* 必須項目

ユーザーに勤務地を追加してもらう

カレンダーのプロンプトを有効にして、ユーザーがメインの勤務地を追加できるようにします。

  1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン 次に [ディレクトリ] 次に [ディレクトリ設定] に移動します。

    アクセスするには、ディレクトリ設定の管理者権限が必要です。

  2. [プロフィールの編集] をクリックします。
  3. 左側のパネルの [組織部門] で、変更を適用する組織を選択します。

    警告: この変更を組織全体のルート組織部門に適用した場合、プロフィール情報の以前のオーバーライドを行った組織部門には変更が適用されません。

  4. [勤務地] の横にあるチェックボックスをオンにして、[保存] をクリックします。

変更が反映されてユーザーが各自の勤務地を設定できるようになるまで、最長で 30 分ほどかかる場合があります。

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