Как настроить выдачу рекомендуемых вариантов при бронировании переговорных комнат в Google Календаре

Эта функция помогает организаторам встреч бронировать комнаты и ресурсы для участников.

Чтобы автоматически предлагать удобные участникам переговорные комнаты, Календарь проверяет, где находятся рабочие места всех приглашенных на встречу. На вкладке "Комнаты" в Календаре отображаются наиболее подходящие переговорные комнаты. При этом учитывается здание и этаж, на котором находится каждый участник, история бронирования, использование аудио- и видеооборудования и вместимость.

Что важно знать

Чтобы улучшить рекомендации по бронированию комнат, сделайте следующее:

  • Добавьте место работы для всех пользователей. Если у пользователя не указано основное место работы, Календарь не будет учитывать его при выборе переговорных комнат. Это означает, что предложенная переговорная комната может быть слишком маленькой или комната в здании может не предлагаться вообще.

  • Укажите данные о переговорных комнатах в структурированном формате. При формировании списка рекомендаций используется только структурированная информация. При этом Календарь выбирает наиболее подходящие варианты на основе имеющихся данных о каждой комнате.

    Подробные сведения о структурировании можно найти в статьях Использование структурированной информации о ресурсах в Google Календаре и Как перейти на структурированный формат ресурсов.

Дополнительные сведения

Когда вы добавляете переговорную комнату для мероприятия, вам могут предлагаться комнаты на основе местоположения или те, которые используются чаще всего.

  • Предложения на основе местоположения появляются, когда вы добавляете переговорную комнату для мероприятия, хотя бы один участник которого находится в этом местоположении. Подробнее о том, как добавить переговорную комнату для мероприятия…
    • Чтобы задать местоположение, можно указать здание главного офиса или место работы. Подробнее о том, как задать место работы по умолчанию…
    • Администратор может разрешать или запрещать указывать место работы. Подробнее о том, как разрешить или запретить пользователям указывать место работы…
    • Предложения на основе местоположения появляются, только когда пользователь находится в здании с подходящим образом организованными переговорными комнатами и при этом он не ответил, что присоединится виртуально или не присоединится.
  • Предложения часто используемых комнат появляются, когда для человека, добавляющего переговорную комнату, местоположение не определено. Такие предложения основаны на использовании комнат этим человеком и видны только ему.

Как добавить основной рабочий адрес

Основной рабочий адрес можно добавить двумя способами: Вы можете сделать это для пользователей или разрешить им добавить его самостоятельно.

Помощь в выборе между настройкой на уровне пользователя и администратора

У каждой организации есть свои особенности. Сравните оба способа, чтобы выбрать наиболее эффективный для вашей компании.

Настройка для администратора Настройка пользователей

Данные о рабочих местах пользователей полны, актуальны и точны.

Преимущества

  • Пользовательские данные в Google синхронизируются с данными компании.
  • Пользователи не внесут ошибки.

Метод

  • API (здание, этаж, секция этажа, рабочее место)
  • GCDS (здание, этаж)

Сообщение для пользователей

  • Информация о рабочем месте доступна только для просмотра.

У вас нет данных о местоположении сотрудников или вы не уверены в их точности.

Преимущества

  • Быстрая настройка одним нажатием.
  • Уведомления календаря, напоминающие пользователям добавить и обновлять данные о расположении их рабочего места.
  • Уменьшение объема работы администратора.

Метод

  • Первоначальная настройка в консоли администратора Google.
  • Данные о рабочем адресе (здание, этаж) пользователи обновляют самостоятельно.

Сообщение для пользователей

  • Пользователи могут не только просматривать, но и обновлять свой рабочий адрес.
  • Если информация не указана, Google может в некоторых случаях определить расположение рабочего места автоматически.
  • Пользователи будут получать от Google напоминания обновить данные.

Как добавить данные со стороны администратора

Администратор может добавить информацию об основном рабочем адресе для пользователей с помощью API или Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Когда лучше использовать Google Cloud Directory Sync

Использовать GCDS оптимально в следующих случаях:

  • Вам нужно добавить много рабочих адресов для большого количества пользователей.
  • Рабочие места пользователей постоянно меняются.
  • GCDS уже используется для синхронизации профилей пользователей из Microsoft Active Directory с аккаунтами Google.

В Менеджере конфигурации GCDS на вкладке Атрибуты профиля пользователя сопоставьте поля местоположения с тем, где сейчас хранятся сведения о здании и этаже:

  • идентификатор здания;
  • название этажа.

Синхронизировать эти поля необязательно. Убедитесь, что идентификатор здания соответствует идентификатору, созданному в системе управления зданиями.

Подробнее о Google Cloud Directory Sync…

Когда лучше использовать API

Воспользоваться API лучше в следующих случаях:

  • Вам нужно добавить много рабочих адресов для большого количества пользователей.
  • У вас уже есть система, в которой информация о рабочих местах пользователей вызывается через API.
  • Рабочие места пользователей постоянно меняются.
  • Вы хотите автоматизировать синхронизацию данных о рабочих адресах пользователей.
  • В вашей системе существуют значения для секций этажей и коды рабочих мест.

Подробнее о Google Workspace Admin SDK…

Отформатированная информация об основном рабочем адресе появится в профилях пользователей в течение 24 часов.

При настройке API используйте приведенные ниже значения.

Название свойства Описание Пример
type (строка)*

Тип адреса: CUSTOM, DEFAULT, DESK.

Примечание. Чтобы обновить основной рабочий адрес пользователя, для свойства type необходимо задать значение DESK.

 DESK
customType (строка)

Если установлено значение CUSTOM, это поле включает пользовательское значение.

 free_text
area (строка)*

Текстовое местоположение лучше всего подходит для показа, поскольку позволяет кратко описать местоположение. Примеры: "Нижний Новгород, Нижегородская область" или "Пригород Санкт-Петербурга".

 Нижний Новгород, Нижегородская область
buildingId (строка)*

Идентификатор здания должен точно соответствовать идентификатору, созданному для здания.

Зарезервированные строки значений:

  • Укажите, что у пользователя нет офисного здания. Например, если пользователь работает удаленно, укажите $NO_BUILDING$.
  • Чтобы указать, что здание ещё не создано в ресурсах зданий, используйте значение $MISSING_BUILDING$.
 Москва
floorName (строка)

Идентификатор этажа должен точно соответствовать этажу, указанному в идентификаторе здания.

Примечание. Название этажа без определенного идентификатора здания является недопустимым.

 Фойе, 1, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (строка)

Указывает, где именно на этаже находится рабочее место пользователя.

 A, южное крыло
deskCode (строка)*

Указывает точное расположение рабочего места пользователя.

 Секция 17, 13-A

Значком * отмечены обязательные поля.

Как предоставить пользователям возможность добавить данные о рабочем месте

Включите напоминания Календаря, чтобы помочь пользователям самостоятельно добавить основной рабочий адрес.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Каталог > Настройки каталога.

    У вас должны быть права администратора с доступом к настройкам каталога.

  2. Нажмите Редактирование профиля.
  3. В панели слева в разделе Организационное подразделение выберите подразделение, к которому нужно применить изменение.

    Предупреждение. Если вы примените это изменение на уровне корневого организационного подразделения для всей организации, оно не будет применено к организационным подразделениям, в которых вы ранее переопределили настройки информации профиля.

  4. Установите флажок Рабочий адрес и нажмите Сохранить.

Изменения будут применены в течение 30 минут, после чего пользователи смогут указать свои рабочие адреса.

Статьи по теме