הגדרת הצעות להזמנת חדרים ביומן Google

לעזור למארגני פגישות להזמין חדרים ומשאבים לאורחים בכל מיקום.

כשמפעילים את ההצעה האוטומטית לחדרים, יומן Google בודק את מיקום העבודה של כל מי שהוזמן לפגישה. בכרטיסייה 'חדרים', יומן Google מציג בצורה חכמה את החדרים הכי טובים שקרובים לכל אורח. הוא לוקח בחשבון את המיקום של כל אדם בבניין ובקומה, את היסטוריית ההזמנות הקודמות, את השימוש בציוד אודיו ווידאו ואת צורכי הקיבולת.

דברים שחשוב לדעת

ההצעה האוטומטית של חדר פועלת בצורה הטובה ביותר כשמבצעים את שתי הפעולות הבאות:

  • הוספת מיקום העבודה לכל המשתמשים – אם למשתמש אין מיקום עבודה ראשי מוגדר, היומן לא יכלול אותו בהצעות לחדרים. המשמעות היא שהחדר המוצע קטן מדי, או שלא מוצע חדר בכלל בבניין.

  • שימוש בפורמט מובנה לחדרים – רק מידע על חדרים שמובנה בפורמט מסוים משמש את יומן Google להצעות אוטומטיות לחדרים. יומן Google מקבל החלטות חכמות על סמך הפרטים של כל חדר.

    פרטים על מבנה המשאבים מופיעים במאמרים ההשפעה של אימוץ משאבים מובנים ומעבר למשאבים מובנים.

פרטים נוספים

כשמוסיפים חדר לאירוע, יכול להיות שיופיעו הצעות לחדרים לפי מיקום או לפי תדירות השימוש.

  • הצעות למיקומים מופיעות כשמוסיפים חדר לאירוע, אם המיקום של לפחות אחד מהמשתתפים ידוע. איך מוסיפים חדרים לאירועים
  • אם לאדם שמצטרף לחדר לא מוגדר מיקום, יוצגו לו הצעות למיקומים שבהם הוא נמצא לעיתים קרובות. ההצעות האלה מבוססות על השימוש של האדם והן גלויות רק למשתמש הזה.

הוספת מקום עבודה מרכזי

יש 2 דרכים להוסיף את מיקום העבודה העיקרי. אתם יכולים לעשות את זה בשביל המשתמשים שלכם, או לבקש מהם להוסיף את המידע בעצמם.

עזרה בהחלטה לגבי הגדרה ברמת המשתמש או ברמת האדמין

כל סביבת עבודה היא שונה. כדאי לחשוב על ההיבטים של כל הגדרה כדי להבין מה הכי מתאים לחברה שלכם.

הגדרות אדמין הגדרת משתמש

נתוני מיקום העבודה של המשתמשים ידועים, מעודכנים ומדויקים.

יתרונות

  • הבטחה שנתוני המשתמשים ב-Google מסונכרנים עם הנתונים שלכם
  • מונע שגיאות מצד המשתמש

שיטת המשלוח

  • ‫API (בניין, קומה, חלק מהקומה, שולחן)
  • GCDS (building, floor)

חוויית משתמש

  • מיקום עבודה לצפייה בלבד

אין לכם נתונים לגבי מיקום העבודה של המשתמשים בארגון, או שאתם לא בטוחים לגביהם.

יתרונות

  • הגדרה מהירה בקליק אחד
  • התראות ביומן למשתמשים כדי להוסיף ולעדכן נתוני מיקום
  • פחות עבודה לאדמין

שיטת המשלוח

  • הגדרה ראשונית ממסוף Google Admin
  • נתוני מיקום העבודה (בניין, קומה) עודכנו על ידי המשתמשים עצמם

חוויית משתמש

  • המשתמשים יכולים לראות את מיקום העבודה שלהם ולעדכן אותו
  • מיקום העבודה של המשתמש משוער ולפעמים מוגדר על ידי Google
  • משתמש שהתבקש על ידי Google לבצע עדכונים

הוספת מיקום כאדמין

אם בוחרים להגדיר את מיקום העבודה העיקרי של המשתמשים, צריך להשתמש ב-API או ב-Google Cloud Directory Sync‏ (GCDS).

שימוש ב-Google Cloud Directory Sync

אפשר להשתמש ב-GCDS כדי להוסיף את מיקום העבודה של המשתמש בכל אחד מהמקרים הבאים:

  • יש הרבה משתמשים ומיקומים של משתמשים.
  • יש לכם שינויים ועדכונים שוטפים במיקומי המשתמשים.
  • מערכת GCDS כבר משמשת לסנכרון פרופילי משתמשים מ-Microsoft Active Directory לחשבונות Google.

באשף ההגדרות של GCDS, בכרטיסייה User Profile Attributes (מאפייני פרופיל משתמש), ממפים את השדות האלה של מיקום העבודה למקום שבו אתם מאחסנים היום את פרטי הבניין והקומה:

  • מזהה המבנה
  • שם הקומה

הסנכרון של השדות האלה הוא אופציונלי. חשוב לוודא שמזהי המבנים זהים למזהה המבנה שיצרתם בניהול המבנים.

פרטים נוספים זמינים במאמר מידע על Google Cloud Directory Sync.

שימוש ב-API

אפשר להשתמש ב-API כדי להוסיף את מיקום העבודה של המשתמש בכל אחד מהמקרים הבאים:

  • יש הרבה משתמשים ומיקומים של משתמשים.
  • כבר יש לכם מערכת שבה המיקומים של המשתמשים נקראים באמצעות API.
  • שינויים ועדכונים במיקומי המשתמשים מתרחשים באופן קבוע.
  • אתם רוצים דרך אוטומטית לשמור על סנכרון של מיקומי המשתמשים.
  • יש ערכים לקטע הרצפה ולקודי השולחן.

פרטים נוספים מופיעים במדריך למשתמשים ב-Google Workspace Admin SDK.

יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שפרטי המיקום של המשתמש יתעדכנו ויוצגו בפרופיל שלו.

משתמשים במאפיינים האלה כשמגדירים את ה-API:

שם הנכס תיאור דוגמה
type (מחרוזת)*

סוג המיקום: CUSTOM, ‏ DEFAULT, ‏ DESK

הערה: כדי לעדכן את מיקום העבודה הראשי של משתמש, צריך להגדיר את הסוג כ-DESK.

 DESK
customType ‏ (string)

אם הסוג הוא CUSTOM, השדה הזה כולל את הערך המותאם אישית

 free_text
area ‏ (string)*

המיקום הטקסטואלי שימושי בעיקר למטרות תצוגה, כדי לתאר את המיקום בצורה תמציתית. לדוגמה, 'Mountain View, CA' או 'Near Palo Alto'

 Mountain View, CA
buildingId ‏ (string)*

מזהה הבניין צריך להיות זהה בדיוק ל-buildingId שיצרתם לבניין

מחרוזות של ערכים שמורים:

  • מציינים שלמשתמש אין בניין משרדים. לדוגמה, אם משתמש עובד מרחוק, משתמשים בערך $NO_BUILDING$
  • כדי לציין שהבניין עדיין לא נוצר במשאבי הבניין, משתמשים בערך $MISSING_BUILDING$
 NYC
floorName ‏ (string)

מזהה הקומה חייב להיות זהה בדיוק לקומה שהוגדרה ב-buildingId.

הערה: שם קומה ללא מזהה מבנה מוגדר הוא לא תקין

 Lobby, Mezzanine, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection ‏ (string)

אינדיקציה לגבי המיקום של המשתמש בקומה

 A, South wing
deskCode ‏ (string)*

סימון המיקום המדויק של השולחן

 Pod 17, 13-A

* חובה

איך מאפשרים למשתמשים להוסיף את המיקום

כדי לעזור למשתמשים להוסיף את מיקום העבודה הראשי שלהם, כדאי להפעיל את ההנחיות ביומן.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז מדריך ואז הגדרות המדריך.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות הספרייה.

  2. לוחצים על עריכת הפרופיל.
  3. בחלונית הימנית, בקטע יחידה ארגונית, בוחרים את הארגון שבו רוצים להחיל את השינוי.

    אזהרה: אם תחיל את השינוי הזה על היחידה הארגונית הבסיסית של הארגון כולו, השינוי לא יחול על היחידות הארגוניות שבהן ביצעת שינויים קודמים בפרטי הפרופיל.

  4. מסמנים את התיבה לצד מיקום העבודה ולוחצים על שמירה.

כשהמשתמשים יכולים להגדיר את המיקום שלהם, חולפות עד 30 דקות עד שהשינויים מתעדכנים.

נושאים קשורים