‫Google משתמשת בטכנולוגיית AI כדי לתרגם תוכן לשפה המועדפת עליך. בתרגומים כאלו עשויות להיות שגיאות.

הגדרת הצעות להזמנת חדרים ביומן Google

לעזור למארגני פגישות להזמין חדרים ומשאבים לאורחים בכל מיקום.

כשמופעלת ההגדרה של הצעות אוטומטיות לחדרים, היומן בודק את מיקום העבודה של כל מי שהוזמן לפגישה. בכרטיסייה 'חדרים', יומן Google מציג בצורה חכמה את החדרים הכי טובים שקרובים לכל משתתף. הוא לוקח בחשבון את המיקום של כל משתתף בבניין ובקומה, את היסטוריית ההזמנות הקודמות שלו, את השימוש בציוד אודיו ווידאו ואת צורכי הקיבולת.

דברים שחשוב לדעת

ההצעה האוטומטית של חדרים פועלת בצורה הטובה ביותר כשמבצעים את שתי הפעולות הבאות:

הוספת מיקום העבודה לכל המשתמשים – אם לא מוגדר למשתמש מיקום עבודה ראשי, היומן לא יכלול אותו בהצעות לחדרים. המשמעות היא שהחדר המוצע קטן מדי, או שלא מוצע חדר בכלל בבניין.
שימוש בפורמט מובנה לחדרים – רק מידע על חדרים שמובנה בפורמט מסוים משמש את היומן להצעות אוטומטיות לחדרים. מערכת היומן מקבלת החלטות חכמות על סמך הפרטים של כל חדר.

פרטים על מבנה המשאבים מופיעים במאמרים ההשפעה של אימוץ משאבים מובְנים ומעבר למשאבים מובְנים.

פרטים נוספים

כשמוסיפים חדר לאירוע, יכול להיות שיופיעו הצעות לחדרים לפי מיקום או לפי חדרים שמשתמשים בהם לעיתים קרובות.

הצעות למיקומים מופיעות כשמוסיפים חדר לאירוע, אם המיקום של לפחות אחד מהמשתתפים ידוע. איך מוסיפים חדרים לאירועים
- אפשר לציין את המיקום על ידי הגדרת בניין משרדים ראשי או מיקום עבודה. מידע נוסף זמין במאמר בנושא הגדרה של מיקום העבודה הקבוע.
- אדמינים צריכים להפעיל את מיקום העבודה. כך מפעילים או משביתים את המיקום העבודה למשתמשים
- ההצעות שמבוססות על מיקום מופיעות רק כשהמיקום של המשתמש הוא בניין עם חדרים מובנים, והמשתמש לא הגיב לאירוע בתשובה 'הצטרפות וירטואלית' או 'לא מצטרף'.
אם לאדם שמצטרף לחדר אין מיקום מוגדר, יוצגו לו הצעות למיקומים שבהם הוא נמצא בדרך כלל. ההצעות האלה מבוססות על השימוש של האדם והן גלויות רק למשתמש הזה.

הוספת מיקום העבודה העיקרי

יש 2 דרכים להוסיף את מיקום העבודה העיקרי. אתם יכולים לעשות את זה בשביל המשתמשים או לבקש מהם להוסיף אותו בעצמם.

עזרה בהחלטה לגבי הגדרה ברמת המשתמש או ברמת האדמין

כל סביבת עבודה היא שונה. כדאי לחשוב על ההיבטים של כל הגדרה כדי לדעת מה הכי מתאים לחברה שלכם.

הגדרות אדמין

הגדרת משתמש

נתוני המיקום של מקום העבודה של המשתמש ידועים, עדכניים ומדויקים.

יתרונות

הבטחה שנתוני המשתמשים ב-Google מסונכרנים עם הנתונים שלכם
מונע שגיאות מצד המשתמשים

שיטת המשלוח

API (בניין, קומה, אגף, שולחן)
GCDS (building, floor)

חוויית משתמש

מיקום עבודה לצפייה בלבד

אין לכם נתונים לגבי מיקום העבודה של המשתמשים בארגון, או שאתם לא בטוחים לגביהם.

יתרונות

הגדרה מהירה בקליק אחד
התראות ביומן למשתמשים כדי להוסיף ולעדכן נתוני מיקום
פחות עבודה לאדמין

שיטת המשלוח

הגדרה ראשונית דרך מסוף Google Admin
נתוני מיקום העבודה (בניין, קומה) עודכנו על ידי המשתמשים עצמם

חוויית משתמש

המשתמשים יכולים לצפות במיקום העבודה שלהם ולעדכן אותו
מיקום העבודה של המשתמש משוער ולפעמים מוגדר על ידי Google
משתמש שהתבקש על ידי Google לבצע עדכונים

הוספת מיקום כאדמין

אם אתם בוחרים להגדיר את מיקום העבודה הראשי של המשתמשים, אתם יכולים להשתמש ב-API או ב-Google Cloud Directory Sync‏ (GCDS).

שימוש ב-Google Cloud Directory Sync

אפשר להשתמש ב-GCDS כדי להוסיף את מיקום העבודה של המשתמש בכל אחד מהמקרים הבאים:

יש הרבה משתמשים ומיקומי משתמשים.
יש לכם שינויים ועדכונים שוטפים במיקומי המשתמשים.
מערכת GCDS כבר נמצאת בשימוש כדי לסנכרן פרופילי משתמשים מ-Microsoft Active Directory לחשבונות Google.

באשף ההגדרות של GCDS, בכרטיסייה מאפיינים של פרופיל המשתמש, ממפים את השדות האלה של מיקום העבודה למקום שבו אתם מאחסנים היום את פרטי הבניין והקומה:

מזהה המבנה
שם הקומה

הסנכרון של השדות האלה הוא אופציונלי. מוודאים שמזהי המבנים זהים למזהה המבנה שיצרתם בניהול המבנים.

פרטים נוספים זמינים במאמר מידע על Google Cloud Directory Sync.

שימוש ב-API

אפשר להשתמש ב-API כדי להוסיף את מיקום העבודה של המשתמש בכל אחד מהמקרים הבאים:

יש הרבה משתמשים ומיקומי משתמשים.
כבר יש לכם מערכת שבה המיקומים של המשתמשים נקראים באמצעות API.
שינויים ועדכונים במיקומי המשתמשים מתרחשים באופן קבוע.
אתם רוצים דרך אוטומטית לסנכרן את מיקומי המשתמשים.
יש ערכים לקטע הרצפה ולקודי השולחן.

פרטים נוספים מופיעים במדריך למשתמשים ב-Google Workspace Admin SDK.

יכול להיות שיעברו עד 24 שעות עד שפרטי המיקום של המשתמש יתעדכנו ויוצגו בפרופיל שלו.

משתמשים במאפיינים האלה כשמגדירים את ה-API:

שם הנכס	תיאור	דוגמה
type ‏ (string)*	סוג המיקום: CUSTOM, ‏ DEFAULT, ‏ DESK הערה: כדי לעדכן את מיקום העבודה הראשי של משתמש, צריך להגדיר את הסוג כ-DESK.	DESK
customType ‏ (string)	אם הסוג הוא CUSTOM, השדה הזה כולל את הערך המותאם אישית	free_text
אזור (מחרוזת)*	מיקום טקסטואלי שימושי בעיקר למטרות תצוגה, כדי לתאר את המיקום בצורה תמציתית. לדוגמה, 'Mountain View, CA' או 'Near Palo Alto'	מאונטיין ויו, קליפורניה
buildingId ‏ (string)*	מזהה המבנה צריך להיות זהה בדיוק ל-buildingId שיצרתם בשביל המבנה מחרוזות של ערכים שמורים: איך מציינים שלמשתמש אין בניין משרדים. לדוגמה, אם משתמש עובד מרחוק, משתמשים בערך $NO_BUILDING$ כדי לציין שהבניין עדיין לא נוצר במשאבי הבניין, משתמשים בערך $MISSING_BUILDING$	ניו יורק
floorName ‏ (string)	מזהה הקומה צריך להיות זהה בדיוק לקומה שהוגדרה ב-buildingId. הערה: שם קומה ללא מזהה בניין מוגדר הוא לא תקין	Lobby, Mezzanine, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection ‏ (string)	אינדיקציה לגבי המיקום של המשתמש ברצפה	‫A, כנף דרומית
deskCode ‏ (string)*	ציון המיקום המדויק של השולחן	Pod 17, 13-A

* חובה

המשתמשים יכולים להוסיף את המיקום

כדי לעזור למשתמשים להוסיף את מיקום העבודה הראשי שלהם, מפעילים את ההודעות ביומן.

במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ספרייה הגדרות הספרייה.

אל הגדרות "הארגון שלי"

כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות הספרייה.
לוחצים על עריכת הפרופיל.
בחלונית הימנית, בקטע יחידה ארגונית, בוחרים את הארגון שבו רוצים להחיל את השינוי.
אזהרה: אם תחיל את השינוי הזה ביחידה הארגונית הבסיסית של הארגון כולו, השינוי לא יחול על היחידות הארגוניות שבהן ביצעת שינויים קודמים בפרטי הפרופיל.
מסמנים את התיבה לצד מיקום העבודה ולוחצים על שמירה.