Google Calendar में मीटिंग रूम बुक करने के सुझाव पाने की सुविधा सेट अप करना

मीटिंग के आयोजकों को किसी भी जगह पर मेहमानों के लिए, मेहमानों के लिए उपलब्ध कमरे और संसाधन बुक करने में मदद करना.

मीटिंग रूम के लिए अपने-आप मिलने वाले सुझावों की सुविधा की मदद से, Calendar यह पता लगाता है कि मीटिंग में शामिल होने के लिए न्योता पाने वाले लोग कहां से काम करते हैं. 'कमरे' टैब में, Calendar हर मेहमान के हिसाब से सबसे अच्छे कमरे दिखाता है. इसमें हर व्यक्ति की इमारत और फ़्लोर की जगह, बुकिंग का पिछला इतिहास, ऑडियो और वीडियो उपकरण का इस्तेमाल, और क्षमता की ज़रूरतें शामिल होती हैं.

ज़रूरी बातें

मीटिंग के लिए कमरे का सुझाव देने वाली सुविधा सबसे अच्छी तरह से तब काम करती है, जब ये दोनों कार्रवाइयां की जाती हैं:

सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, काम करने की जगह की जानकारी जोड़ें—अगर किसी उपयोगकर्ता ने काम करने की मुख्य जगह की जानकारी सेट नहीं की है, तो Calendar उसे कमरे के सुझावों में शामिल नहीं करता है. इसका मतलब है कि सुझाया गया कमरा बहुत छोटा हो सकता है या इमारत में मौजूद किसी कमरे का सुझाव नहीं दिया जा सकता.
कमरों के लिए स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करें—Calendar, कमरों के सुझाव अपने-आप देने के लिए सिर्फ़ स्ट्रक्चर्ड फ़ॉर्मैट में मौजूद कमरों की जानकारी का इस्तेमाल करता है. कैलेंडर, हर कमरे की जानकारी के आधार पर बेहतर फ़ैसले लेता है.

संसाधनों को स्ट्रक्चर करने के बारे में जानने के लिए, स्ट्रक्चर्ड संसाधनों को अपनाने का असर और स्ट्रक्चर्ड संसाधनों पर स्विच करना लेख पढ़ें.

ज़्यादा जानकारी

किसी इवेंट में कमरा जोड़ते समय, जगह के हिसाब से या अक्सर इस्तेमाल किए जाने वाले कमरों के सुझाव दिख सकते हैं.

अगर आपने किसी इवेंट में कोई कमरा जोड़ा है और कम से कम एक मेहमान की जगह की जानकारी मौजूद है, तो आपको जगह के हिसाब से सुझाव दिखेंगे. किसी इवेंट में कमरा जोड़ना लेख पढ़ें.
- जगह की जानकारी देने के लिए, मुख्य ऑफ़िस की बिल्डिंग या काम करने की जगह की जानकारी सेट की जा सकती है. काम करने की डिफ़ॉल्ट जगह सेट करना लेख पढ़ें.
- एडमिन को काम करने की जगह की जानकारी देने की सुविधा चालू करनी होगी. उपयोगकर्ताओं के लिए, काम करने की जगह की जानकारी देने की सुविधा चालू या बंद करना लेख पढ़ें.
- जगह के हिसाब से सुझाव सिर्फ़ तब दिखते हैं, जब उपयोगकर्ता की जगह की जानकारी, स्ट्रक्चर्ड कमरों वाली किसी इमारत की हो. साथ ही, उपयोगकर्ता ने इवेंट में "वर्चुअली शामिल होने" या शामिल न होने के तौर पर जवाब न दिया हो.
अगर कमरा जोड़ने वाले व्यक्ति ने अपनी जगह की जानकारी सेट नहीं की है, तो उसे अक्सर इस्तेमाल किए जाने वाले सुझाव दिखते हैं. ये सुझाव, व्यक्ति के इस्तेमाल के आधार पर दिए जाते हैं. ये सिर्फ़ उस व्यक्ति को दिखते हैं.

कामकाज की मुख्य जगह की जानकारी जोड़ना

काम करने की मुख्य जगह की जानकारी जोड़ने के दो तरीके हैं. आपके पास अपने उपयोगकर्ताओं के लिए ऐसा करने का विकल्प होता है. इसके अलावा, उपयोगकर्ताओं को खुद से ऐसा करने के लिए कहा जा सकता है.

उपयोगकर्ता या एडमिन के तौर पर सेटअप करने का फ़ैसला लेने में मदद

हर ऑफ़िस का माहौल अलग होता है. हर सेटअप के पहलुओं के बारे में सोचें, ताकि आपको पता चल सके कि आपकी कंपनी के लिए कौनसा सेटअप सबसे सही है.

एडमिन सेटअप

उपयोगकर्ता का सेटअप

उपयोगकर्ता के काम करने की जगह की जानकारी, अप-टू-डेट और सटीक हो.

फ़ायदे

यह कुकी, Google में मौजूद उपयोगकर्ता के डेटा को आपके डेटा के साथ सिंक करती है
उपयोगकर्ता से होने वाली गड़बड़ी से बचाता है

तरीका

एपीआई (बिल्डिंग, फ़्लोर, फ़्लोर सेक्शन, डेस्क)
GCDS (building, floor)

उपयोगकर्ता अनुभव

काम करने की जगह की जानकारी सिर्फ़ देखने की अनुमति

आपके संगठन में, उपयोगकर्ता के काम करने की जगह की जानकारी नहीं है या आपको इसकी जानकारी नहीं है.

फ़ायदे

एक क्लिक में तुरंत सेटअप करने की सुविधा
उपयोगकर्ताओं को Calendar की सूचनाएं मिलती हैं, ताकि वे जगह की जानकारी का डेटा जोड़ सकें और उसे अपडेट कर सकें
एडमिन के लिए कम काम

तरीका

Google Admin console से शुरुआती सेटअप
काम की जगह (बिल्डिंग, फ़्लोर) की जानकारी का डेटा, जिसे उपयोगकर्ता खुद अपडेट करते हैं

उपयोगकर्ता अनुभव

उपयोगकर्ता के पास, काम की जगह की जानकारी देखने और उसे अपडेट करने का कंट्रोल होता है
उपयोगकर्ता के काम करने की जगह का अनुमान Google लगाता है. कभी-कभी Google ही इसे सेट करता है
Google ने उपयोगकर्ता को अपडेट करने के लिए कहा

एडमिन के तौर पर जगह की जानकारी जोड़ना

अगर आपको अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, काम करने की मुख्य जगह की जानकारी सेट करनी है, तो एपीआई या Google Cloud डायरेक्ट्री सिंक (जीसीडीएस) का इस्तेमाल करें.

Google Cloud Directory Sync का इस्तेमाल करना

इनमें से किसी भी मामले में, GCDS का इस्तेमाल करके उपयोगकर्ता की ऑफ़िस की जगह की जानकारी जोड़ें:

उपयोगकर्ताओं और उनकी जगहों की संख्या बहुत ज़्यादा है.
उपयोगकर्ताओं की जगह की जानकारी में लगातार बदलाव और अपडेट होते रहते हैं.
GCDS का इस्तेमाल, Microsoft Active Directory से Google खातों में उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइलें सिंक करने के लिए पहले से ही किया जा रहा है.

GCDS कॉन्फ़िगरेशन मैनेजर में, उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल एट्रिब्यूट टैब पर जाकर, काम की जगह के इन फ़ील्ड को उस जगह पर मैप करें जहां फ़िलहाल बिल्डिंग और फ़्लोर की जानकारी सेव की जाती है:

बिल्डिंग का आईडी
फ़्लोर का नाम

इन फ़ील्ड को सिंक करना ज़रूरी नहीं है. पक्का करें कि इमारत के आईडी, इमारत के मैनेजमेंट में बनाए गए आईडी से मेल खाते हों.

ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Cloud Directory Sync के बारे में जानकारी लेख पढ़ें.

एपीआई का इस्तेमाल करना

इनमें से किसी भी मामले में, उपयोगकर्ता की ऑफ़िस की जगह की जानकारी जोड़ने के लिए एपीआई का इस्तेमाल करें:

उपयोगकर्ताओं और उनकी जगहों की संख्या बहुत ज़्यादा है.
आपके पास पहले से ही एक ऐसा सिस्टम है जिसमें एपीआई के ज़रिए उपयोगकर्ता की जगह की जानकारी को कॉल किया जाता है.
उपयोगकर्ता की जगह की जानकारी में नियमित तौर पर बदलाव और अपडेट होते रहते हैं.
आपको उपयोगकर्ता की जगहों की जानकारी को सिंक करने के लिए, अपने-आप काम करने वाला तरीका चाहिए.
फ़्लोर सेक्शन और डेस्क कोड की वैल्यू मौजूद हैं.

ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Workspace Admin SDK की उपयोगकर्ता गाइड देखें.

उपयोगकर्ता की जगह की जानकारी को फ़ॉर्मैट किए जाने के बाद, उसे उपयोगकर्ता की प्रोफ़ाइल में दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं.

एपीआई सेट अप करते समय, इन प्रॉपर्टी का इस्तेमाल करें:

प्रॉपर्टी का नाम	ब्यौरा	उदाहरण
टाइप (स्ट्रिंग)&ast;	जगह का टाइप: CUSTOM, DEFAULT, DESK ध्यान दें: किसी उपयोगकर्ता की मुख्य ऑफ़िस लोकेशन अपडेट करने के लिए, टाइप को DESK पर सेट करना ज़रूरी है	DESK
customType (string)	अगर टाइप CUSTOM है, तो इस फ़ील्ड में कस्टम वैल्यू शामिल होती है	free_text
area (string)&ast;	जगह की जानकारी को टेक्स्ट के तौर पर दिखाने से, जगह के बारे में कम शब्दों में जानकारी देने में मदद मिलती है. उदाहरण के लिए, "माउंटेन व्यू, कैलिफ़ोर्निया" या "पालो ऑल्टो के आस-पास"	Mountain View, CA
buildingId (string)&ast;	बिल्डिंग आइडेंटिफ़ायर, उस बिल्डिंगआईडी से पूरी तरह मेल खाना चाहिए जिसे आपने बिल्डिंग के लिए बनाया है आरक्षित वैल्यू स्ट्रिंग: यह जानकारी दें कि किसी उपयोगकर्ता के पास ऑफ़िस की इमारत नहीं है. उदाहरण के लिए, अगर कोई उपयोगकर्ता रिमोटली काम कर रहा है, तो $NO_BUILDING$ का इस्तेमाल करें अगर इमारत को अब तक बिल्डिंग रिसोर्स में नहीं बनाया गया है, तो $MISSING_BUILDING$ का इस्तेमाल करें	NYC
floorName (string)	फ़्लोर आइडेंटिफ़ायर, buildingId में तय किए गए फ़्लोर से पूरी तरह मेल खाना चाहिए. ध्यान दें: बिल्डिंग आईडी के बिना फ़्लोर का नाम अमान्य होता है	लॉबी, मेज़ानिन, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (string)	इससे यह पता चलता है कि उपयोगकर्ता फ़्लोर पर कहां बैठा है	A, साउथ विंग
deskCode (string)&ast;	डेस्क की सटीक जगह की जानकारी	पॉड 17, 13-A

&ast; ज़रूरी है

उपयोगकर्ताओं को जगह की जानकारी जोड़ने की अनुमति दें

उपयोगकर्ताओं को उनके काम करने की मुख्य जगह की जानकारी जोड़ने में मदद करने के लिए, Calendar के प्रॉम्प्ट चालू करें.

Google Admin console में, मेन्यू डायरेक्ट्री डायरेक्ट्री सेटिंग पर जाएं.

डायरेक्ट्री की सेटिंग पर जाएं

इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
प्रोफ़ाइल में बदलाव करें पर क्लिक करें.
बाएं पैनल में मौजूद संगठन की इकाई में जाकर, वह संगठन चुनें जिसमें आपको बदलाव लागू करना है.
चेतावनी: अगर इस बदलाव को पूरे संगठन के लिए रूट संगठन की इकाई पर लागू किया जाता है, तो यह उन संगठन की इकाइयों पर लागू नहीं होगा जहां आपने प्रोफ़ाइल की जानकारी के लिए, पहले से ही डिफ़ॉल्ट सेटिंग को बदला हुआ है.
काम करने की जगह के बगल में मौजूद बॉक्स को चुनें. इसके बाद, सेव करें पर क्लिक करें.

उपयोगकर्ताओं को अपनी जगह की जानकारी सेट करने का विकल्प मिलने पर, बदलावों को लागू होने में 30 मिनट तक लग सकते हैं.