Dela rum- och resurskalendrar

När du skapar en kalenderresurs i Google Kalender, till exempel ett mötesrum eller en tjänstebil, skapar du en kalender för den resursen. Användarna kan sedan schemalägga resursen genom att lägga till den i sina kalenderhändelser. När användare bokar resursen skapas en motsvarande händelse i resursens kalender.

Du kan tillåta att icke-Google-användare bokar dina Google Workspace-resurser genom att ange specifika bokningsbehörigheter. Mer information finns i Tillåt att icke-Google-användare bokar resurser .

Innan du börjar

För att dela resurser måste du först lägga till dem i listan Mina kalendrar . För att lägga till resurser i listan Mina kalendrar behöver du ett administratörskonto med behörighet att hantera kalendern.

  1. Om resursen du vill hantera inte finns i Kalender ännu, skapa resursen .
  2. Logga in med ditt administratörskonto och öppna Google Kalender .
  3. Till vänster, bredvid Andra kalendrar , klicka på Lägg till och sedan Bläddra bland resurser .
  4. Klicka på byggnaden eller platsen för resursen.
  5. Bredvid resursen markerar du rutan för att lägga till den i listan Mina kalendrar .

Dela en resurs

Om du delar en resurs kan användare lägga till den i sin lista över andra kalendrar för att kontrollera tillgänglighet, boka den för evenemang och få aviseringar. De kan dock inte redigera resursen.

  1. Logga in med ditt administratörskonto och öppna Google Kalender .
  2. Från listan Mina kalendrar pekar du på resursen och klickar på Mer och sedan Inställningar och delning .

  3. Välj hur du vill dela resursen.

    • I inställningarna för din delade kalender kan du ange allmänna åtkomstbehörigheter för händelser och behörigheter för att dela med specifika personer . Mellan de två tillämpas den bredare behörigheten på specifika personer.

      Om du till exempel väljer Gör tillgänglig för allmänheten och väljer Se alla händelsedetaljer , och du även delar kalendern med en specifik person och väljer Se endast ledig/upptagen , kan den personen fortfarande se alla dina händelsedetaljer.

    • Om du vill dela kalendern med alla i din organisation, gör följande under Åtkomstbehörigheter för händelser :

      1. Markera rutan Gör tillgänglig för din organisation .
      2. Klicka på nedåtpilen till höger och välj ett alternativ. Läs mer om resursbehörigheter senare på den här sidan.

    • Om du inte anger det interna delningsalternativet för en ny resurs ärver den standarddelningsalternativet för sekundära kalendrar i din organisation. Om du vill dela kalendern med specifika personer eller en grupp i Google Grupper, gör följande för Dela med specifika personer :

      1. Klicka på Lägg till personer .
      2. Lägg till e-postadresserna till de personer eller grupper som du vill dela med.
      3. För Behörigheter , klicka på nedåtpilen och välj ett alternativ. Läs mer om resursbehörigheter senare på den här sidan.
      4. Klicka på Skicka .

  4. Se till att användarna kan schemalägga resursen. För mer information, gå till Testa schemaläggning av resurser .

  5. Låt dina användare veta att de nu kan lägga till resursen i händelser.

  6. (Valfritt) Slutför stegen för att kontrollera hur resurser svarar på inbjudningar .

Läs mer om resursbehörigheter

När du delar en resurs styr du hur användarna ser händelser som är schemalagda för den resursen och om de kan lägga till eller redigera händelser.

  • Se endast ledig/upptagen (dölj information) – Användare kan boka resursen när de skapar eller ändrar händelser i sina personliga kalendrar. De kan inte se namn på eller information om händelserna i resursens kalender. Om du inte tillåter bokning av ledig/upptagen-resurser i din organisation, dela resursen med minst behörigheten Se alla händelsedetaljer . Annars kommer användarna att försöka schemalägga resursen och den kommer inte att vara tillgänglig.
  • Se alla händelsedetaljer – Användare kan boka resursen och se händelsedetaljer när de skapar eller ändrar händelser i sina personliga kalendrar. Evenemangsorganisatören kan ändra en händelse i sin personliga kalender. De kan dock inte ändra händelser direkt i resursens kalender eller ändra andra användares händelser.
  • Ändra händelser – Användare kan se händelseinformation, inklusive information om privata händelser. De kan ändra vilken händelse som helst. Det här alternativet är endast tillgängligt när resursen delas med specifika personer, inte med hela organisationen.
  • Gör ändringar och hantera delning – Användare kan se händelseinformation, inklusive information om privata händelser. De kan ändra vilken händelse som helst. De kan också ändra delningsinställningar. Det här alternativet är endast tillgängligt när resursen delas med specifika personer.
  • Godkänn inbjudningar automatiskt – Du kan välja att låta användare boka resurser som inte står i konflikt med tillgänglighet. Den här inställningen förhindrar också att obehöriga användare bokar resurser. Eller så kan du låta användare boka resurser oavsett tillgänglighet eller behörigheter.

Styr hur resurser svarar på inbjudningar

  1. Logga in med ditt administratörskonto och öppna Google Kalender .

  2. Från listan Mina kalendrar pekar du på resursen och klickar på Mer och sedan Inställningar och delning .

    Kräver att man har kalenderbehörighet .

  3. För Autoacceptera inbjudningar , välj ett alternativ:

    • Autoacceptera inbjudningar som inte står i konflikt – Resursen accepterar inbjudningar till alla nya evenemang om den inte har ett annat evenemang schemalagt samtidigt. Om en resurs är tillgänglig för de flesta, men inte alla, serier accepterar resursen hela serien och avböjer de datum då den inte är tillgänglig. Ett e-postmeddelande skickas till evenemangsarrangören för varje avböjd händelse. Om resursen har för många konflikter avböjer den hela serien och skickar ett e-postmeddelande. Resursen avvisar också bokningar från användare som inte har nödvändig behörighet för att komma åt resursen.

      Obs: Resursen accepterar endast inbjudningar till en återkommande händelse om antalet instanser med konflikter inte är mer än 8, och inte mer än hälften av det totala antalet händelser.

    • Lägg automatiskt till alla inbjudningar i den här kalendern — Alla inbjudningar visas i resursens kalender även om vissa av dem gäller händelser som äger rum samtidigt. För att säkerställa att resursen är tillgänglig när du behöver den, kontrollera dess tillgänglighet i förväg. En överstruken linje i kalendern indikerar att resursen redan är bokad. Om du aktiverar den här inställningen kan användare som inte har nödvändiga behörigheter eventuellt schemalägga och använda resurserna. De kommer dock fortfarande inte att kunna prenumerera på dem eller visa information.