No Google Agenda, quando você cria um recurso do Agenda, como uma sala de reunião ou um carro da empresa, uma agenda é criada para esse recurso. Seus usuários podem adicionar o recurso aos eventos das agendas deles para fazer uma reserva. Isso cria um evento correspondente na agenda do recurso.
Antes de começar
Antes do compartilhamento, você precisa adicionar os recursos à sua lista Minhas agendas. Para fazer isso, é preciso ter uma conta de administrador com privilégios de gerenciamento do Agenda.
- Se o recurso que você quer gerenciar ainda não existe no Agenda, crie o recurso.
- Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda.
- À esquerda, ao lado de Outras agendas, clique em Adicionar
Procurar recursos. - Clique no edifício ou no local do recurso.
- Marque a caixa ao lado do recurso para adicionar esse item à lista Minhas agendas.
Compartilhar um recurso
Os usuários podem adicionar um recurso à lista Outras agendas para verificar a disponibilidade, agendar eventos e receber notificações. No entanto, não é possível editar o recurso.
- Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda.
- Na lista Minhas agendas, aponte para o recurso e clique em Mais
Configurações e compartilhamento. Escolha como você quer compartilhar o recurso.
Nas configurações da agenda compartilhada, você pode definir as permissões gerais: Autorização de acesso a eventos e Compartilhar com pessoas específicas. Entre as duas opções, a autorização mais abrangente é aplicada a pessoas específicas.
Por exemplo, se você escolhe Disponibilizar ao público e seleciona Ver detalhes de todos os eventos, mas também compartilha a agenda com uma pessoa específica e seleciona Ver apenas os níveis disponível/ocupado, essa pessoa ainda consegue ver todos os detalhes do seu evento.
Se quiser compartilhar a agenda com todos da organização, em Autorização de acesso a eventos:
- Marque a caixa Disponibilizar para sua organização.
- À direita, clique na seta para baixo
e escolha uma opção. Saiba
mais sobre as permissões de recursos abaixo.
Quando você não define explicitamente a opção de compartilhamento interno do novo recurso, ele herda a opção de compartilhamento padrão das agendas secundárias da sua organização. Se você quiser compartilhar a agenda com pessoas específicas ou um grupo do Google, siga estas etapas para Compartilhar com pessoas específicas:
- Clique em Adicionar pessoas.
- Adicione os endereços de e-mail das pessoas ou dos grupos com quem você quer compartilhar.
- Em Permissões, clique na seta para baixo
e escolha uma opção. Saiba
mais sobre as permissões de recursos abaixo.
- Clique em Enviar.
Verifique se os usuários podem agendar o recurso. Veja detalhes em Test o agendamento de recursos.
Avise aos usuários que agora eles podem adicionar o recurso a eventos.
(Opcional) Conclua as etapas para controlar a resposta dos recursos a convites.
Saiba mais sobre as permissões de recursos
Ao compartilhar um recurso, você controla como os usuários veem os eventos agendados para ele e se podem adicionar ou editar eventos.
- Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes) : os usuários podem reservar o recurso ao criar ou modificar eventos nas agendas pessoais. Eles não podem ver os nomes ou os detalhes dos eventos na agenda do recurso. Se você não permite a reserva de recurso disponível/ocupado na sua organização, compartilhe o recurso pelo menos com as permissões em Ver detalhes de todos os eventos. Caso contrário, o recurso vai aparecer como indisponível quando os usuários tentarem fazer a reserva.
- Ver todos os detalhes de eventos: os usuários podem reservar o recurso e ver detalhes dos eventos ao criar ou modificar eventos nas agendas deles. O organizador pode modificar um evento na própria agenda. No entanto, não é possível fazer essas modificações diretamente na agenda do recurso nem modificar os eventos de outros usuários.
- Fazer alterações nos eventos: os usuários podem ver os detalhes dos eventos, inclusive os particulares. Eles podem modificar qualquer evento. Essa opção só está disponível quando o recurso é compartilhado com pessoas específicas, não com toda a organização.
- Fazer alterações e gerenciar o compartilhamento: os usuários podem ver os detalhes dos eventos, inclusive os particulares. Eles podem modificar qualquer evento. Eles também podem mudar as configurações de compartilhamento. Essa opção só está disponível quando o recurso é compartilhado com pessoas específicas.
- Aceitar convites automaticamente: você pode permitir que os usuários reservem recursos que não conflitam com a disponibilidade. Essa configuração também impede que usuários não autorizados reservem recursos. Ou você pode permitir que os usuários reservem recursos, independentemente da disponibilidade ou das permissões.
Controlar como os recursos respondem a convites
- Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda.
Na lista Minhas agendas, aponte para o recurso e clique em Mais
Configurações e compartilhamento.É necessário ter o privilégio do Agenda.
Em Aceitar convites automaticamente, escolha uma opção:
Aceitar convites não conflitantes automaticamente: o recurso aceita os convites para novos eventos quando não há outro evento programado para o mesmo horário. Se um recurso estiver disponível para a maior parte, mas não para toda a série, ele aceitará a série inteira e recusará as datas em que não estiver disponível. Um e-mail é enviado ao organizador do evento para cada ocorrência recusada. Se o recurso tiver muitos conflitos, ele recusará a série inteira e enviará um e-mail. O recurso também rejeita reservas de usuários que não têm as permissões necessárias para acessar o recurso.
Observação:o recurso aceita convites para um evento recorrente somente se o número de instâncias com conflitos não for maior que cinco e não exceder um terço do número total de eventos.
Adicionar todos os convites automaticamente a esta agenda: todos os convites são exibidos na agenda do recurso, mesmo que alguns deles sejam de eventos que ocorrerão ao mesmo tempo. Para garantir que o recurso esteja disponível quando você precisar, verifique a disponibilidade dele com antecedência. Uma linha riscada no calendário indica que o recurso já está reservado. Se você ativar essa configuração, os usuários que não tiverem as permissões necessárias poderão programar e usar os recursos. No entanto, eles ainda não poderão se inscrever nem conferir os detalhes.