No Google Agenda, quando você cria um recurso do Agenda, como uma sala de reunião ou um carro da empresa, uma agenda é criada para esse recurso. Seus usuários podem adicionar o recurso aos eventos das agendas deles para fazer uma reserva. Quando os usuários reservam o recurso, um evento correspondente é criado na agenda do recurso.
Você pode permitir que usuários que não são do Google reservem seus recursos do Google Workspace definindo permissões de reserva específicas. Para mais detalhes, acesse Permitir que usuários que não são do Google reservem recursos.
Antes de começar
Antes do compartilhamento, você precisa adicionar os recursos à sua lista Minhas agendas. Para fazer isso, é preciso ter uma conta de administrador com privilégios de gerenciamento do Agenda.
- Se o recurso que você quer gerenciar ainda não existe no Agenda, crie o recurso.
- Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda.
- À esquerda, ao lado de Outras agendas, clique em Adicionar
Procurar recursos. - Clique no edifício ou no local do recurso.
- Marque a caixa ao lado do recurso para adicionar esse item à lista Minhas agendas.
Compartilhar um recurso
Os usuários podem adicionar um recurso à lista Outras agendas para verificar a disponibilidade, agendar eventos e receber notificações. No entanto, eles não podem editar o recurso.
- Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda.
- Na lista Minhas agendas, aponte para o recurso e clique em Mais
Configurações e compartilhamento. Escolha como você quer compartilhar o recurso.
Nas configurações da agenda compartilhada, você pode definir as permissões gerais: Autorização de acesso a eventos e Compartilhar com pessoas específicas. Entre as duas opções, a autorização mais abrangente é aplicada a pessoas específicas.
Por exemplo, se você escolhe Disponibilizar ao público e seleciona Ver detalhes de todos os eventos, mas também compartilha a agenda com uma pessoa específica e seleciona Ver apenas os níveis disponível/ocupado, essa pessoa ainda consegue ver todos os detalhes do seu evento.
Se quiser compartilhar a agenda com todos da organização, em Autorização de acesso a eventos:
- Marque a caixa Disponibilizar para sua organização.
- À direita, clique na seta para baixo
e escolha uma opção. Saiba
mais sobre as permissões de recursos mais adiante nesta página.
Quando você não define explicitamente a opção de compartilhamento interno do novo recurso, ele herda a opção de compartilhamento padrão das agendas secundárias da sua organização. Se você quiser compartilhar a agenda com pessoas específicas ou um grupo do Google, siga estas etapas para Compartilhar com pessoas específicas:
- Clique em Adicionar pessoas.
- Adicione os endereços de e-mail das pessoas ou dos grupos com quem você quer compartilhar.
- Em Permissões, clique na seta para baixo
e escolha uma opção. Saiba
mais sobre as permissões de recursos mais adiante nesta página.
- Clique em Enviar.
Verifique se os usuários podem agendar o recurso. Veja detalhes em Test o agendamento de recursos.
Avise aos usuários que agora eles podem adicionar o recurso a eventos.
(Opcional) Conclua as etapas para controlar a resposta dos recursos a convites.
Saiba mais sobre as permissões de recursos
Quando você compartilha um recurso, controla como os usuários veem os eventos programados para ele e se podem adicionar ou editar eventos.
- Ver apenas os níveis disponível/ocupado (ocultar detalhes) : os usuários podem reservar o recurso ao criar ou modificar eventos nas agendas pessoais. Eles não podem ver os nomes ou os detalhes dos eventos na agenda do recurso. Se você não permite a reserva de recurso disponível/ocupado na sua organização, compartilhe o recurso pelo menos com as permissões em Ver detalhes de todos os eventos. Caso contrário, o recurso vai aparecer como indisponível quando os usuários tentarem fazer a reserva.
- Ver todos os detalhes de eventos: os usuários podem reservar o recurso e ver detalhes dos eventos ao criar ou modificar eventos nas agendas deles. O organizador pode modificar um evento na própria agenda. No entanto, eles não podem modificar eventos diretamente na agenda do recurso ou modificar eventos de outros usuários.
- Fazer alterações nos eventos: os usuários podem ver os detalhes dos eventos, inclusive os particulares. Eles podem modificar qualquer evento. Essa opção só está disponível quando o recurso é compartilhado com pessoas específicas, não com toda a organização.
- Fazer alterações e gerenciar o compartilhamento: os usuários podem ver os detalhes dos eventos, inclusive os particulares. Eles podem modificar qualquer evento. Eles também podem mudar as configurações de compartilhamento. Essa opção só está disponível quando o recurso é compartilhado com pessoas específicas.
- Aceitar convites automaticamente: você pode permitir que os usuários reservem recursos que não conflitam com a disponibilidade. Essa configuração também impede que usuários não autorizados reservem recursos. Ou você pode permitir que os usuários reservem recursos, independentemente da disponibilidade ou das permissões.
Controlar como os recursos respondem a convites
- Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda.
Na lista Minhas agendas, aponte para o recurso e clique em Mais
Configurações e compartilhamento.Exige o privilégio Agenda.
Em Aceitar convites automaticamente, escolha uma opção:
Aceitar convites não conflitantes automaticamente: o recurso aceita os convites para novos eventos quando não há outro evento programado para o mesmo horário. Se um recurso estiver disponível para a maioria, mas não para toda a série, ele aceitará a série inteira e recusará as datas em que estiver indisponível. Um e-mail é enviado ao organizador do evento para cada ocorrência recusada. Se o recurso tiver muitos conflitos, ele recusará a série inteira e enviará um e-mail. O recurso também rejeita reservas de usuários que não têm as permissões necessárias para acessar o recurso.
Observação:o recurso aceita convites para um evento recorrente somente se o número de instâncias com conflitos não for maior que cinco e não exceder um terço do número total de eventos.
Adicionar todos os convites automaticamente a esta agenda: todos os convites são exibidos na agenda do recurso, mesmo que alguns deles sejam de eventos que ocorrerão ao mesmo tempo. Para garantir que o recurso esteja disponível quando você precisar, verifique a disponibilidade dele com antecedência. Uma linha riscada no calendário indica que o recurso já está reservado. Se você ativar essa configuração, os usuários que não tiverem as permissões necessárias poderão programar e usar os recursos. No entanto, eles ainda não poderão se inscrever nem conferir os detalhes.