গুগল ক্যালেন্ডারে, যখন আপনি একটি ক্যালেন্ডার রিসোর্স তৈরি করেন, যেমন একটি মিটিং রুম বা কোম্পানির গাড়ি, তখন আপনি সেই রিসোর্সের জন্য একটি ক্যালেন্ডার তৈরি করেন। আপনার ব্যবহারকারীরা তখন তাদের ক্যালেন্ডার ইভেন্টগুলিতে এটি যুক্ত করে রিসোর্সটি নির্ধারণ করতে পারেন। ব্যবহারকারীরা যখন রিসোর্সটি বুক করেন, তখন এটি রিসোর্সের ক্যালেন্ডারে একটি সংশ্লিষ্ট ইভেন্ট তৈরি করে।
শুরু করার আগে
রিসোর্স শেয়ার করার জন্য, আপনাকে প্রথমে সেগুলিকে আপনার আমার ক্যালেন্ডার তালিকায় যোগ করতে হবে। আপনার আমার ক্যালেন্ডার তালিকায় রিসোর্স যোগ করতে, আপনার ক্যালেন্ডার পরিচালনার সুবিধা সহ একটি প্রশাসক অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন।
- আপনি যে রিসোর্সটি পরিচালনা করতে চান তা যদি এখনও ক্যালেন্ডারে না থাকে, তাহলে রিসোর্সটি তৈরি করুন ।
- আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- বাম দিকে, অন্যান্য ক্যালেন্ডারের পাশে, যোগ করুন এ ক্লিক করুন।
রিসোর্স ব্রাউজ করুন । - রিসোর্সের জন্য ভবন বা অবস্থানে ক্লিক করুন।
- রিসোর্সের পাশে, আপনার আমার ক্যালেন্ডার তালিকায় এটি যোগ করতে বাক্সটি চেক করুন।
একটি রিসোর্স শেয়ার করুন
যদি আপনি কোনও রিসোর্স শেয়ার করেন, তাহলে ব্যবহারকারীরা এটি তাদের অন্যান্য ক্যালেন্ডার তালিকায় যোগ করে প্রাপ্যতা পরীক্ষা করতে, ইভেন্টের জন্য বুক করতে এবং বিজ্ঞপ্তি পেতে পারেন। তবে, তারা রিসোর্সটি সম্পাদনা করতে পারবেন না।
- আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- আমার ক্যালেন্ডার তালিকা থেকে, রিসোর্সটি নির্দেশ করুন এবং আরও ক্লিক করুন।
সেটিংস এবং শেয়ারিং । আপনি কীভাবে রিসোর্সটি ভাগ করতে চান তা চয়ন করুন।
আপনার শেয়ার করা ক্যালেন্ডারের সেটিংসে, আপনি ইভেন্টের জন্য সাধারণ অ্যাক্সেস অনুমতি এবং নির্দিষ্ট লোকেদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি সেট করতে পারেন। উভয়ের মধ্যে, বিস্তৃত অনুমতি নির্দিষ্ট লোকেদের জন্য প্রযোজ্য।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি "সর্বজনীনভাবে উপলব্ধ করুন" নির্বাচন করেন এবং "সমস্ত ইভেন্টের বিবরণ দেখুন" নির্বাচন করেন, এবং আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাথে ক্যালেন্ডারটি ভাগ করেন এবং "শুধুমাত্র খালি/ব্যস্ত দেখুন" নির্বাচন করেন, তাহলেও সেই ব্যক্তি আপনার সমস্ত ইভেন্টের বিবরণ দেখতে পারবেন।
আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলের সাথে ক্যালেন্ডারটি ভাগ করতে চান, তাহলে ইভেন্টের জন্য অ্যাক্সেস অনুমতিগুলির অধীনে:
- আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য উপলব্ধ করুন বাক্সটি চেক করুন।
- ডানদিকে, নিম্নমুখী তীরচিহ্নে ক্লিক করুন।
এবং একটি বিকল্প নির্বাচন করুন। এই পৃষ্ঠায় নীচের রিসোর্স অনুমতি সম্পর্কে জানুন।
যদি আপনি কোনও নতুন রিসোর্সের জন্য অভ্যন্তরীণ ভাগ করে নেওয়ার বিকল্পটি সেট না করেন, তবে এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের সেকেন্ডারি ক্যালেন্ডারগুলির জন্য ডিফল্ট ভাগ করে নেওয়ার বিকল্পটি উত্তরাধিকারসূত্রে পাবে। আপনি যদি নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে বা গুগল গ্রুপের কোনও গোষ্ঠীর সাথে ক্যালেন্ডারটি ভাগ করতে চান, তবে নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে ভাগ করে নেওয়ার জন্য:
- লোক যোগ করুন ক্লিক করুন।
- যাদের সাথে শেয়ার করতে চান তাদের ইমেল ঠিকানা যোগ করুন।
- অনুমতিগুলির জন্য, নিম্নমুখী তীরটিতে ক্লিক করুন। এবং একটি বিকল্প নির্বাচন করুন। এই পৃষ্ঠায় নীচের রিসোর্স অনুমতি সম্পর্কে জানুন।
- পাঠান ক্লিক করুন।
ব্যবহারকারীরা রিসোর্সটি নির্ধারণ করতে পারছেন কিনা তা নিশ্চিত করুন। বিস্তারিত জানার জন্য, টেস্ট শিডিউলিং রিসোর্সগুলিতে যান।
আপনার ব্যবহারকারীদের জানান যে তারা এখন ইভেন্টগুলিতে রিসোর্সটি যোগ করতে পারবেন।
(ঐচ্ছিক) আমন্ত্রণে রিসোর্স কীভাবে সাড়া দেয় তা নিয়ন্ত্রণ করার ধাপগুলি সম্পূর্ণ করুন।
রিসোর্স অনুমতি সম্পর্কে জানুন
যখন আপনি একটি রিসোর্স শেয়ার করেন, তখন ব্যবহারকারীরা কীভাবে সেই রিসোর্সের জন্য নির্ধারিত ইভেন্টগুলি দেখেন এবং তারা ইভেন্টগুলি যোগ বা সম্পাদনা করতে পারবেন কিনা তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করেন।
- শুধুমাত্র ব্যস্ত/ব্যস্ত দেখুন (বিস্তারিত লুকান) — ব্যবহারকারীরা তাদের ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট তৈরি বা পরিবর্তন করার সময় রিসোর্স বুক করতে পারেন। তারা রিসোর্সের ক্যালেন্ডারে ইভেন্টের নাম বা বিবরণ দেখতে পাবেন না। যদি আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানে ফ্রি/ব্যস্ত রিসোর্স বুকিংয়ের অনুমতি না দেন, তাহলে কমপক্ষে সমস্ত ইভেন্টের বিবরণ দেখুন অনুমতি নিয়ে রিসোর্সটি শেয়ার করুন। অন্যথায়, ব্যবহারকারীরা রিসোর্সটি শিডিউল করার চেষ্টা করবেন এবং এটি উপলব্ধ থাকবে না।
- সমস্ত ইভেন্টের বিবরণ দেখুন — ব্যবহারকারীরা তাদের ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট তৈরি বা পরিবর্তন করার সময় রিসোর্স বুক করতে এবং ইভেন্টের বিবরণ দেখতে পারেন। ইভেন্ট অর্গানাইজার তাদের ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডারে একটি ইভেন্ট পরিবর্তন করতে পারেন। তবে, তারা সরাসরি রিসোর্সের ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট পরিবর্তন করতে বা অন্য ব্যবহারকারীদের ইভেন্ট পরিবর্তন করতে পারবেন না।
- ইভেন্টগুলিতে পরিবর্তন করুন — ব্যবহারকারীরা ইভেন্টের বিবরণ দেখতে পারবেন, যার মধ্যে ব্যক্তিগত ইভেন্টের বিবরণও অন্তর্ভুক্ত। তারা যেকোনো ইভেন্ট পরিবর্তন করতে পারবেন। এই বিকল্পটি কেবলমাত্র তখনই উপলব্ধ যখন রিসোর্সটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে শেয়ার করা হয়, আপনার সম্পূর্ণ প্রতিষ্ঠানের সাথে নয়।
- পরিবর্তন করুন এবং শেয়ারিং পরিচালনা করুন — ব্যবহারকারীরা ব্যক্তিগত ইভেন্টের বিবরণ সহ ইভেন্টের বিবরণ দেখতে পারবেন। তারা যেকোনো ইভেন্ট পরিবর্তন করতে পারবেন। তারা শেয়ারিং সেটিংসও পরিবর্তন করতে পারবেন। এই বিকল্পটি কেবল তখনই উপলব্ধ যখন রিসোর্সটি নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে শেয়ার করা হয়।
- আমন্ত্রণপত্র স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রহণ করুন — আপনি ব্যবহারকারীদের এমন রিসোর্স বুক করতে দিতে পারেন যা প্রাপ্যতার সাথে সাংঘর্ষিক নয়। এই সেটিংটি অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের রিসোর্স বুকিং করতে বাধা দেয়। অথবা, আপনি ব্যবহারকারীদের প্রাপ্যতা বা অনুমতি নির্বিশেষে রিসোর্স বুক করতে দিতে পারেন।
আমন্ত্রণে রিসোর্স কীভাবে সাড়া দেয় তা নিয়ন্ত্রণ করুন
- আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
আমার ক্যালেন্ডার তালিকা থেকে, রিসোর্সটি নির্দেশ করুন এবং আরও ক্লিক করুন।
সেটিংস এবং শেয়ারিং ।ক্যালেন্ডারের সুবিধা থাকা আবশ্যক।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমন্ত্রণ গ্রহণের জন্য, একটি বিকল্প বেছে নিন:
বিরোধিতা না করে এমন আমন্ত্রণগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রহণ করুন —যদি একই সময়ে অন্য কোনও ইভেন্টের সময়সূচী না থাকে তবে রিসোর্সটি যেকোনো নতুন ইভেন্টের আমন্ত্রণ গ্রহণ করে। যদি বেশিরভাগ সিরিজের জন্য একটি রিসোর্স উপলব্ধ থাকে, কিন্তু সমস্ত সিরিজের জন্য নয়, তাহলে রিসোর্সটি সম্পূর্ণ সিরিজটি গ্রহণ করে এবং যখন এটি অনুপলব্ধ থাকে তখন তারিখগুলি প্রত্যাখ্যান করে। প্রতিটি প্রত্যাখ্যাত ঘটনার জন্য ইভেন্ট আয়োজকের কাছে একটি ইমেল পাঠানো হয়। যদি রিসোর্সে খুব বেশি দ্বন্দ্ব থাকে, তাহলে এটি পুরো সিরিজটি প্রত্যাখ্যান করে এবং একটি ইমেল পাঠায়। রিসোর্সটি এমন ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে বুকিংও প্রত্যাখ্যান করে যাদের রিসোর্স অ্যাক্সেস করার জন্য প্রয়োজনীয় অনুমতি নেই।
দ্রষ্টব্য: রিসোর্সটি কেবল তখনই একটি পুনরাবৃত্ত ইভেন্টের জন্য আমন্ত্রণ গ্রহণ করে যখন দ্বন্দ্বের ঘটনাগুলির সংখ্যা পাঁচটির বেশি না হয় এবং মোট ইভেন্টের সংখ্যার এক-তৃতীয়াংশের বেশি না হয়।
এই ক্যালেন্ডারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমস্ত আমন্ত্রণ যোগ করুন —সমস্ত আমন্ত্রণ রিসোর্সের ক্যালেন্ডারে প্রদর্শিত হবে, এমনকি যদি সেগুলির মধ্যে কিছু একই সময়ে সংঘটিত ইভেন্টের জন্য হয়। আপনার প্রয়োজনের সময় রিসোর্সটি উপলব্ধ কিনা তা নিশ্চিত করতে, আগে থেকেই এর উপলব্ধতা পরীক্ষা করুন। ক্যালেন্ডারে একটি স্ট্রাইকথ্রু নির্দেশ করে যে রিসোর্সটি ইতিমধ্যেই বুক করা আছে। আপনি যদি এই সেটিংটি চালু করেন, তাহলে প্রয়োজনীয় অনুমতি না থাকা ব্যবহারকারীরা রিসোর্সগুলি শিডিউল করতে এবং ব্যবহার করতে সক্ষম হতে পারেন। তবে, তারা এখনও সেগুলিতে সাবস্ক্রাইব করতে বা বিশদ দেখতে সক্ষম হবেন না।