در تقویم گوگل، وقتی یک منبع تقویم، مانند اتاق جلسه یا ماشین شرکت، ایجاد میکنید، برای آن منبع یک تقویم ایجاد میکنید. سپس کاربران شما میتوانند با اضافه کردن آن به رویدادهای تقویم خود، منبع را برنامهریزی کنند. وقتی کاربران منبع را رزرو میکنند، یک رویداد مربوطه در تقویم منبع ایجاد میشود.
قبل از اینکه شروع کنی
برای اشتراکگذاری منابع، ابتدا باید آنها را به فهرست «تقویمهای من» خود اضافه کنید. برای افزودن منابع به فهرست «تقویمهای من»، به یک حساب کاربری مدیر با امتیازات مدیریت تقویم نیاز دارید.
- اگر منبعی که میخواهید مدیریت کنید هنوز در تقویم وجود ندارد، آن منبع را ایجاد کنید .
- با حساب کاربری مدیر خود وارد شوید و تقویم گوگل را باز کنید.
- در سمت چپ، کنار «تقویمهای دیگر» ، روی «افزودن» کلیک کنید.
منابع را مرور کنید . - روی ساختمان یا مکان منبع کلیک کنید.
- در کنار منبع، کادر را علامت بزنید تا آن را به فهرست تقویمهای من خود اضافه کنید.
منبع را به اشتراک بگذارید
اگر منبعی را به اشتراک بگذارید، کاربران میتوانند آن را به فهرست «سایر تقویمها» ی خود اضافه کنند تا در دسترس بودن آن را بررسی کنند، آن را برای رویدادها رزرو کنند و اعلانها را دریافت کنند. با این حال، آنها نمیتوانند منبع را ویرایش کنند.
- با حساب کاربری مدیر خود وارد شوید و تقویم گوگل را باز کنید.
- از فهرست تقویمهای من ، به منبع مورد نظر اشاره کنید و روی «بیشتر» کلیک کنید.
تنظیمات و اشتراکگذاری نحوه اشتراکگذاری منبع را انتخاب کنید.
در تنظیمات تقویم اشتراکی خود، میتوانید مجوزهای دسترسی عمومی برای رویدادها و مجوزهای اشتراکگذاری با افراد خاص را تنظیم کنید. بین این دو، مجوز گستردهتر برای افراد خاص اعمال میشود.
برای مثال، اگر گزینه «در دسترس عموم قرار دادن» را انتخاب کنید و گزینه «مشاهده همه جزئیات رویداد» را انتخاب کنید، و همچنین تقویم را با یک فرد خاص به اشتراک بگذارید و گزینه «فقط آزاد/مشغول را ببین» را انتخاب کنید، آن فرد همچنان میتواند تمام جزئیات رویداد شما را مشاهده کند.
اگر میخواهید تقویم را با همه افراد سازمان خود به اشتراک بگذارید، در قسمت مجوزهای دسترسی برای رویدادها :
- کادر «برای سازمان خود در دسترس قرار دهید» را علامت بزنید.
- در سمت راست، روی پیکان رو به پایین کلیک کنید
و یک گزینه را انتخاب کنید. در ادامهی این صفحه، دربارهی مجوزهای منابع بیشتر بدانید.
اگر گزینه اشتراکگذاری داخلی را برای یک منبع جدید تنظیم نکنید، گزینه اشتراکگذاری پیشفرض برای تقویمهای ثانویه در سازمان شما را به ارث میبرد. اگر میخواهید تقویم را با افراد خاص یا گروهی در گروههای گوگل به اشتراک بگذارید، برای اشتراکگذاری با افراد خاص :
- روی افزودن افراد کلیک کنید.
- آدرسهای ایمیل افراد یا گروههایی را که میخواهید با آنها به اشتراک بگذارید، اضافه کنید.
- برای دسترسیها ، روی پیکان رو به پایین کلیک کنید و یک گزینه را انتخاب کنید. در ادامهی این صفحه، دربارهی مجوزهای منابع بیشتر بدانید.
- روی ارسال کلیک کنید.
مطمئن شوید که کاربران میتوانند منبع را زمانبندی کنند. برای جزئیات بیشتر، به «آزمون زمانبندی منابع» مراجعه کنید.
به کاربران خود اطلاع دهید که اکنون میتوانند منبع را به رویدادها اضافه کنند.
(اختیاری) مراحل مربوط به کنترل نحوه پاسخ منابع به دعوتنامهها را تکمیل کنید.
آشنایی با مجوزهای منابع
وقتی منبعی را به اشتراک میگذارید، نحوه مشاهده رویدادهای برنامهریزی شده برای آن منبع توسط کاربران و امکان اضافه کردن یا ویرایش رویدادها را کنترل میکنید.
- فقط مشاهدهی آزاد/مشغول (پنهان کردن جزئیات) — کاربران میتوانند هنگام ایجاد یا تغییر رویدادها در تقویمهای شخصی خود، منبع را رزرو کنند. آنها نمیتوانند نام یا جزئیات رویدادها را در تقویم منبع ببینند. اگر در سازمان خود اجازه رزرو منبع آزاد/مشغول را نمیدهید، منبع را حداقل با مجوز «مشاهدهی تمام جزئیات رویداد» به اشتراک بگذارید. در غیر این صورت، کاربران سعی میکنند منبع را زمانبندی کنند و در دسترس نخواهد بود.
- مشاهده تمام جزئیات رویداد — کاربران میتوانند منبع را رزرو کنند و هنگام ایجاد یا تغییر رویدادها در تقویمهای شخصی خود، جزئیات رویداد را مشاهده کنند. برگزارکننده رویداد میتواند یک رویداد را در تقویم شخصی خود تغییر دهد. با این حال، آنها نمیتوانند رویدادها را مستقیماً در تقویم منبع تغییر دهند یا رویدادهای سایر کاربران را تغییر دهند.
- ایجاد تغییرات در رویدادها — کاربران میتوانند جزئیات رویداد، از جمله جزئیات رویدادهای خصوصی را مشاهده کنند. آنها میتوانند هر رویدادی را تغییر دهند. این گزینه فقط زمانی در دسترس است که منبع با افراد خاصی به اشتراک گذاشته شده باشد، نه با کل سازمان شما.
- ایجاد تغییرات و مدیریت اشتراکگذاری — کاربران میتوانند جزئیات رویداد، از جمله جزئیات رویدادهای خصوصی را مشاهده کنند. آنها میتوانند هر رویدادی را تغییر دهند. آنها همچنین میتوانند تنظیمات اشتراکگذاری را تغییر دهند. این گزینه فقط زمانی در دسترس است که منبع با افراد خاصی به اشتراک گذاشته شده باشد.
- پذیرش خودکار دعوتنامهها — میتوانید به کاربران اجازه دهید منابعی را رزرو کنند که با در دسترس بودن آنها تداخل نداشته باشد. این تنظیم همچنین از رزرو منابع توسط کاربران غیرمجاز جلوگیری میکند. یا میتوانید به کاربران اجازه دهید منابع را صرف نظر از در دسترس بودن یا مجوزها رزرو کنند.
کنترل نحوه پاسخ منابع به دعوتنامهها
- با حساب کاربری مدیر خود وارد شوید و تقویم گوگل را باز کنید.
از فهرست تقویمهای من ، به منبع مورد نظر اشاره کنید و روی «بیشتر» کلیک کنید.
تنظیمات و اشتراکگذاریمستلزم داشتن امتیاز تقویم است.
برای پذیرش خودکار دعوتها ، یکی از گزینهها را انتخاب کنید:
پذیرش خودکار دعوتنامههایی که تداخل ندارند — منبع، دعوتنامههای مربوط به هر رویداد جدیدی را میپذیرد، اگر رویداد دیگری را همزمان برنامهریزی نکرده باشد. اگر منبعی برای بیشتر مجموعهها، اما نه برای همه آنها، در دسترس باشد، منبع کل مجموعه را میپذیرد و تاریخهایی را که در دسترس نیست، رد میکند. برای هر رویداد رد شده، یک ایمیل به برگزارکننده رویداد ارسال میشود. اگر منبع تداخلهای زیادی داشته باشد، کل مجموعه را رد میکند و یک ایمیل ارسال میکند. منبع همچنین رزرو کاربرانی را که مجوزهای لازم برای دسترسی به منبع را ندارند، رد میکند.
توجه: این منبع فقط در صورتی دعوتنامههای مربوط به یک رویداد تکرارشونده را میپذیرد که تعداد نمونههای دارای تداخل بیش از پنج مورد و بیش از یک سوم کل رویدادها نباشد.
اضافه کردن خودکار همه دعوتنامهها به این تقویم — همه دعوتنامهها در تقویم منبع نمایش داده میشوند، حتی اگر برخی از آنها برای رویدادهایی باشند که همزمان برگزار میشوند. برای اطمینان از اینکه منبع در زمان نیاز در دسترس است، از قبل در دسترس بودن آن را بررسی کنید. یک خط خورده روی تقویم نشان میدهد که منبع از قبل رزرو شده است. اگر این تنظیم را فعال کنید، کاربرانی که مجوزهای لازم را ندارند، ممکن است بتوانند منابع را برنامهریزی و استفاده کنند. با این حال، آنها هنوز نمیتوانند در آنها مشترک شوند یا جزئیات را مشاهده کنند.