在 Google 日曆中追蹤會議室和資源的使用情形

會議室數據分析資訊主頁可讓您對 Google 日曆會議室和資源的使用情形一目瞭然。會議室深入分析資訊主頁會提供各種指標,可用於分析貴機構的空間使用情形。您可在規劃時參照這項資訊,就能節省時間並降低成本。

資訊主頁提供的洞察資料

這個資訊主頁有助於解答下列問題:

  • 哪些會議室的使用率最高?
  • 有無使用不足或過度使用的會議室?
  • 最常使用可容納多少人的會議室?
  • 哪些設備會影響會議室的使用情況?
  • 最適合安排整修及維護會議室環境的時段為何?

事前準備

  • 為會議室資訊採用結構化格式:會議室深入分析資訊主頁只會顯示結構化資源的指標。

    詳情請參閱「使用 Google 日曆結構化資源」。

  • 將會議室類別設為「會議空間」:必須完成這項設定,會議室深入分析資訊主頁才能顯示指標。

  • 設定個別會議室的時區:必須更新為當地時區,資訊主頁才能正確顯示資料。

  • 在有 Meet 設備的會議室中開啟入座率偵測功能。
    詳情請參閱「開啟入座率偵測功能」。

設定時區

更新資源時區的方法有 2 種:使用 API 大量更新,或在 Google 日曆中逐一更新。

使用 API 大量更新

詳情請參閱 Calendar API。

在 Google 日曆中個別設定

你必須以超級管理員的身分登入才能執行這項工作。

  1. 使用管理員帳戶登入,然後開啟 Google 日曆。
  2. 將滑鼠游標移至左側欄中的 [其他日曆]。
  3. 依序按一下「新增」圖示 接下來「瀏覽資源」。
  4. 找到要新增的資源,然後點選旁邊的向下箭頭 並勾選方塊。資源現在會顯示在「我的日曆的設定」清單中。
  5. 在「我的日曆的設定」中,按一下資源開啟設定選項。
  6. 在「日曆設定」的「時區」下方,按一下向下箭頭 ,然後從清單中選取正確的時區。

前往資訊主頁

您必須具備會議室深入分析權限,才能查看資訊主頁。

  1. 在 Google 管理控制台中,依序點選「選單」圖示 接下來「目錄」接下來「建築物與資源」接下來「會議室深入分析資料」。

    必須具備「日曆」管理員權限。

詳情請參閱「追蹤 Meet 設備會議室和裝置的使用情形」一文。

變更資訊主頁範圍和時間範圍

您可以在資訊主頁上設定篩選條件,查看特定房間、建築物、樓層、容量或功能。您也能調整顯示的時間範圍,例如只要設定週間篩選器,系統就會排除週六和週日,只顯示週一到週五的資料。

篩選器和日期範圍控制項會顯示在資訊主頁頂端。日期範圍位於最右側,資訊主頁篩選器則位於左側。

如要設定篩選器,請按一下「新增篩選器」圖示 ,選取所需選項,然後按一下「套用」。即可查看變更結果。

如要設定日期範圍,請按一下現有日期範圍開啟控制項。選定新的日期範圍後,按一下 [套用] 即可更新報表。

注意:

  • 如要查看個別圖表的重要資訊,請將游標懸停在頂端角落的「關於這張圖表」圖示 上。
  • 會議室使用情形資料至少需要 24 小時才會顯示在資訊主頁中。
  • 如果您使用過去的日期預訂資源,資訊主頁將不會記錄這筆預訂資料。舉例來說,假設今天是 2021 年 12 月 27 日,而您預訂 2021 年 12 月 26 日的資源,資訊主頁會忽略這筆預訂資料。

下載資訊主頁資料以進行分析

管理員可能會想以試算表或表格的格式來檢視資訊主頁資料,以便進一步分析資料。如要下載會議室的預訂和入住率,請按一下洞察資訊主頁最右上方的「下載」圖示 。

系統會將資訊主頁資料匯出為 CSV 檔案。顯示您在資訊主頁選取的篩選器和日期範圍所設定的目前檢視畫面。下載資料前,請務必設定要研究的資源和時間範圍選項。

Google Meet 設備和入座率偵測功能

如果貴機構使用 Google Meet 設備,且裝置支援入座率偵測功能,您可以在會議室深入分析資訊主頁中查看其他圖表,協助您制定空間規劃決策。詳情請參閱「追蹤 Meet 設備會議室和裝置的使用情形」。